Come aumentare la tua produttività con il metodo Kanban?

Originario dell’industria manifatturiera, il metodo Kanban (implementato da Toyota e inizialmente utilizzato solo per la gestione dei processi) è stato adottato da aziende in altri settori ed è ora spesso utilizzato come strumento per aiutare a gestire il lavoro. Il suo scopo è garantire che ogni membro del team di progetto raggiunga la massima produttività, mentre si occupa di un flusso di lavoro fluido e anticipa l’insorgere di colli di bottiglia. Come funziona questo metodo e perché ha un’influenza positiva sulla produttività dei dipendenti?

Il metodo Kanban – indice dei contenuti:

1. Il metodo Kanban
2. Come aumenta la produttività il Kanban?
3. Riepilogo

Il metodo Kanban

Il metodo Kanban si basa su tre principi principali: visualizzazione (la parola giapponese kanban significa una bacheca visiva), lavoro su un’unica attività (ridurre il lavoro in corso) e gestione del flusso di lavoro per migliorare il processo.

Come parte del primo principio, vengono utilizzate speciali bacheche Kanban, che sono banalmente semplici da realizzare e utilizzare, e sono suddivise in tre sezioni: da fare (riguardante il backlog), in corso (coprendo le attività attualmente in corso) e fatto (coprendo le cose già fatte). Ogni attività sulla bacheca assegnata a un dipendente specifico dovrebbe passare attraverso queste tre colonne per garantire il controllo sul flusso di lavoro, la consapevolezza di cosa la persona sta affrontando in un determinato momento e la capacità di rilevare colli di bottiglia (ad es. ritardi) che potrebbero influenzare negativamente le operazioni aziendali.

Il metodo Kanban presuppone anche che si debba limitare il numero di attività in corso, poiché il multitasking non porta (contrariamente a quanto si crede spesso) ai risultati attesi. Si basa anche su un’osservazione costante per migliorare il processo e aumentare l’efficienza (individuando blocchi o colli di bottiglia che potrebbero compromettere il raggiungimento dei risultati prefissati).

Come aumenta la produttività il Kanban?

Imparare e comprendere gli elementi sopra elencati è essenziale per rispondere alla domanda su come il metodo Kanban migliori la produttività.

Iniziamo con il primo principio riguardante la visualizzazione delle attività. Secondo una ricerca condotta da scienziati del MIT nel 2014, il cervello umano elabora le informazioni presentate in forma visiva (immagine) 60.000 volte più velocemente rispetto a quelle scritte (testo). Inoltre, secondo uno studio della Social Science Research Network, il 65% delle persone nel mondo sono apprenditori visivi, il che significa che assorbono le informazioni più facilmente guardandole piuttosto che sentendole. Pertanto, visualizzare le attività aumenta la produttività, poiché ti rende consapevole di quante mansioni ci sono da svolgere e ti motiva a completare un’attività dopo l’altra.

Il secondo principio riguarda la limitazione del lavoro in corso. Secondo John Little, un scienziato del MIT, lavoriamo più lentamente se cerchiamo di completare più attività contemporaneamente – e siamo più produttivi quando ci concentriamo sul completamento di un compito, per poi passare al successivo. Si ritiene che ogni dipendente dovrebbe avere un massimo di tre attività – quando si supera questo limite, possono sorgere problemi di prestazioni o colli di bottiglia. Nel mondo degli affari, il multitasking è considerato un’illusione, come confermato da numerosi studi, tra cui quelli condotti da ricercatori della Kansas State University.

L’essenza del terzo principio può essere trovata in uno studio olandese che ha dimostrato che l’osservazione da sola può essere una forza trainante per cambiare il comportamento umano. Lo studio, condotto su famiglie, ha rilevato che le famiglie con contatori elettrici altamente visibili utilizzavano il 30% in meno di elettricità rispetto ai loro vicini i cui contatori erano fuori vista. I ricercatori affermano che queste famiglie ricevevano un feedback visivo sulla base del quale apportavano modifiche al loro comportamento – le bacheche Kanban funzionano allo stesso modo. Aiutano a visualizzare il flusso di lavoro e migliorare i processi.

Riepilogo

Come puoi vedere, i risultati ottenuti da Toyota e la ricerca sul comportamento umano menzionata sopra mostrano che l’uso delle bacheche Kanban aiuta ad aumentare l’efficienza. Il metodo Kanban ha avuto successo per i membri del team provenienti da diverse aree aziendali.

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