Nell’era della crescente digitalizzazione del lavoro e del graduale allontanamento dall’occupazione tradizionale, le aziende si affidano sempre di più a liberi professionisti o appaltatori indipendenti. Per facilitare questa cooperazione, il Freelance Management System (FMS) è apparso sul mercato e oggi vorremmo concentrarci sull’introduzione di questa soluzione e mostrare i suoi elementi chiave.
Negli ultimi anni, la domanda di persone con conoscenze o competenze specifiche che possono assistere l’azienda “dall’esterno” è aumentata significativamente. I loro servizi si sono rivelati indispensabili per le aziende che gestiscono progetti sofisticati. Con l’aumento della domanda di tali dipendenti, è necessario sviluppare una strategia o un sistema appropriato per gestirli.
I sistemi per la gestione dei dipendenti tradizionali insieme alla misurazione della loro produttività e efficienza sotto forma di fogli di calcolo o altri programmi non integrati sicuramente non gestiranno i liberi professionisti. Pertanto, applicare metodi tradizionali agli appaltatori indipendenti limita gravemente il loro lavoro e, allo stesso tempo, la loro produttività. Per questo motivo, sempre più organizzazioni stanno cercando un adeguato sistema di gestione dei liberi professionisti. Quindi, che cos’è il Freelance Management System (FMS)?
Il Freelance Management System è una soluzione basata su cloud per aiutare le aziende a gestire le loro risorse freelance, cioè i liberi professionisti. Alternativamente, è anche chiamata piattaforma o programma di gestione dei liberi professionisti.Il giusto FMS può assistere le organizzazioni rimuovendo eventuali inefficienze e allo stesso tempo memorizzando tutti i dati rilevanti. Senza di esso, gestire i liberi professionisti è difficile e molto dispendioso in termini di tempo. I sistemi FMS sono quindi ideali per azioni come l’implementazione e l’organizzazione degli appaltatori, l’applicazione della conformità al lavoro con le leggi locali, il monitoraggio e la segnalazione dei costi e la previsione delle spese.
Gli elementi comuni a tutti i sistemi di gestione dei liberi professionisti sono Acquisizione e implementazione, Gestione del database dei liberi professionisti, Organizzazione del team e Pagamenti. Senza ulteriori indugi, vediamo cosa comprendono questi elementi.
Il primo passo per assumere un libero professionista è trovarne uno. Questo implica trovare la persona giusta necessaria per il nostro progetto. All’interno del FMS, il processo di assunzione analizza le opzioni di corrispondenza in base alle competenze del libero professionista e alle aspettative dell’azienda. La qualità di questo database di liberi professionisti determina quanto rapidamente troviamo il candidato giusto.
Una volta trovato il reclutato, inizia la seconda fase chiamata implementazione. Essa consiste nel fornire al nuovo arrivato una formazione su questioni tecniche come la firma dei contratti, la creazione di fatture, l’impostazione dei pagamenti, il contatto con il responsabile del progetto, ecc. Inoltre, l’azienda fornisce gli strumenti con cui opera per consentire all’esterno una rapida sistemazione.
La ricerca e l’implementazione di liberi professionisti è un processo impegnativo. Tuttavia, non è necessario ripeterlo ogni volta che si avvia un nuovo progetto. La flessibilità e la selezione di liberi professionisti con competenze specifiche richieste in un dato momento è un vantaggio significativo rispetto all’occupazione tradizionale. Questo è il motivo per cui organizzare il giusto database di liberi professionisti è un aspetto molto importante di qualsiasi FMS.
Con funzionalità integrate per la gestione di un database di lavoratori freelance, un FMS ben scelto dovrebbe consentire alle aziende di cercare rapidamente dipendenti in base, tra le altre cose, alla loro disponibilità attuale, alla tariffa con cui sono disposti a lavorare e ad altri fattori rilevanti per l’organizzazione.
Ogni FMS dovrebbe includere la facoltà di valutare il lavoro di tali liberi professionisti, così come la possibilità per altri membri del team di fornire feedback a quella persona al termine dei contratti. Tale feedback si rivela davvero prezioso per le aziende che utilizzano lavoratori freelance, poiché proviene da persone direttamente coinvolte nel progetto.
Lavorare con dipendenti tradizionali a tempo pieno differisce significativamente dal lavorare con liberi professionisti. Poiché le aziende cercano di assumere liberi professionisti per maggiore flessibilità ed esperienza, devono aspettarsi che i liberi professionisti lavorino secondo i propri orari e da remoto. I FMS affrontano le sfide del lavoro remoto attraverso funzionalità come interviste tramite webcam, chat di gruppo e integrazioni con strumenti utilizzati da altri contemporaneamente. Inoltre, attraverso questa integrazione, aspetti come budget e programmi disponibili diventano aggiornati in tempo reale.
I buoni sistemi FMS offrono strumenti trasparenti riguardo al monitoraggio dei pagamenti. Rendono aspetti come la visibilità dei pagamenti o lo stato disponibili per entrambe le parti. Questo evita confusione quando si paga denaro per il lavoro svolto, così come disaccordi associati a stati di pagamento organizzati in modo errato. I sistemi FMS offrono strumenti come fatturazione, approvazione e programmazione di pagamenti futuri. Con un database delle transazioni passate, è facile organizzare le spese e ottimizzarle di conseguenza.
Utilizzare il giusto sistema per gestire i lavoratori freelance supporta il massimo utilizzo delle loro capacità, risparmiando tempo e creando un ambiente più conveniente e flessibile per lavorare insieme.
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