Consigli principali sulla gestione del tempo

La costante mancanza di tempo e il sovraccarico di lavoro sono veri sia per i liberi professionisti che per le aziende. Questo influisce non solo sulla produttività e sulla motivazione, ma anche sulla salute. Fortunatamente, ci sono alcune vie d’uscita. Nell’articolo di oggi, scoprirai cosa diminuisce la produttività in qualsiasi azienda. Imparerai anche alcuni metodi efficaci di gestione del tempo e ti aggiornerai su strumenti e app utili per il flusso di lavoro.

Consigli principali sulla gestione del tempo – indice:

1. Cosa disorganizza il lavoro?
2. Tecniche di gestione del tempo
3. Beneficiare degli strumenti di gestione del lavoro e dei compiti

Cosa disorganizza il lavoro?

Oggigiorno, sempre più tempo viene trascorso al lavoro. Gli straordinari e l’accumulo di ordini sono diventati la nuova norma. Polacchi e greci sono tra i più occupati al mondo – secondo l’OCSE, trascorrono quasi 2 mila ore all’anno al lavoro, molto più dei tedeschi che lavorano seicento ore in meno all’anno. Sfortunatamente, lavorare duramente non implica produttività. È dimostrato dal fatto che i polacchi hanno ottenuto punteggi inferiori del 70% rispetto ai tedeschi nei test di efficienza lavorativa.

Cosa disorganizza il lavoro? Prima di tutto, 9 piccole cose che occupano tempo e paralizzano qualsiasi azienda:

1. Inviare email infinite – se hai appena inviato una terza email in risposta, non inviarne un’altra. Meglio ancora, chiama la persona o incontrala di persona,
2. Notifiche audio di nuove email – è una buona idea rispondere regolarmente, ma non tutte meritano la distrazione dal lavoro,
3. Utilizzare l’opzione “rispondi a tutti”,
4. Scrivere rapporti che non servono a prendere decisioni e migliorare l’azienda,
5. Produrre rapporti che nessuno leggerà,
6. Trasferire decisioni ai supervisori,
7. Organizzare riunioni infinite,
8. Rimandare le priorità,
9. Pianificare riunioni più lunghe di 45 minuti – quel tempo è sufficiente. Troppo spesso viene arrotondato inutilmente all’ora intera.

Questa è la conclusione di uno studio di Matt Krzysiak condotto nella sua azienda quando ha assunto la presidenza del National Motor Club. Aggiungi a questo lavoro amministrativo inutile, occuparsi di cose che non fanno parte della nostra descrizione del lavoro, fare telefonate personali, leggere il giornale e sbrigare commissioni.

La modalità home office non facilita con tutto il trambusto domestico. Socializzare, mangiare e bere caffè, visitare amici e rimandare compiti a “un momento”. Ti suona familiare? Puoi affrontare questi problemi sviluppando semplici abitudini e impostando un programma di lavoro amichevole.

Tecniche di gestione del tempo

1. Metodo Pomodoro

Una delle tecniche più conosciute che può aiutare è il metodo Pomodoro, derivato dal classico timer da cucina a forma di pomodoro. Il metodo prevede di scrivere su un pezzo di carta tutte le attività che devi completare, sceglierne una, impostare il timer per 25 minuti e lavorare su quel compito per tutto il tempo. Devi essere completamente concentrato senza la distrazione di Facebook o messaggi di testo.

Se dopo 25 minuti il compito non è ancora completato, fai una pausa di 5 minuti e poi torna a lavorarci, impostando il timer per altri 25 minuti.

Tuttavia, dopo 2 ore di lavoro (4 Pomodoro) il cervello avrà bisogno di una pausa, quindi fai una pausa di 30 minuti, fai una passeggiata, preparati una tazza di tè o guarda qualche serie TV. Questo è un metodo semplice ed efficace per migliorare la gestione del tempo. È popolare in tutto il mondo.

2. Tecnica 5S

Un’altra tecnica consigliata è il 5S, che aiuta a organizzare il posto di lavoro e aumentare la produttività. Riduce anche i costi operativi dell’azienda e migliora la qualità dei beni e dei servizi prodotti.

Il 5S è popolare da decenni tra le aziende giapponesi e consiste in cinque principi:

• selezione – rimuovere tutti gli oggetti non necessari dalla casella di posta,
• separazione – assegnare un posto per gli oggetti necessari; devono essere facili da trovare e riporre dopo l’uso, quindi organizzarli con scatole degli attrezzi, firme o etichette colorate (catalogazione dei messaggi),
• pulizia – pulire il proprio spazio di lavoro quotidianamente, eliminando la fonte di contaminazione (cancellare SPAM e disiscriversi da newsletter non necessarie),
• standardizzazione – stabilire orari di lavoro standard (impostare orari specifici in cui rispondere alle email),
• autodisciplina – abituarsi a seguire i 4 passaggi sopra indicati.

3. Scrum

Hai una lavagna e della carta colorata a portata di mano? Incontra Scrum, un metodo di gestione del tempo per organizzare il lavoro spesso utilizzato da startup e sviluppatori. Scrum è un metodo in cui progetti e compiti sono scritti su pezzi di carta e appuntati su colonne su una lavagna. Le colonne denotano gli elementi successivi del processo (ad es., “pianificato”, “in corso”, “testato”, “urgente da completare”, “fatto”).

Nella prima colonna, crei una coda di compiti che sono prioritari. Poi, accanto a ciascun compito, scrivi quante ore sono previste per essi (utilizzando diversi colori di schede, puoi dividerli in categorie). Le schede vengono quindi appuntate da sinistra a destra man mano che il lavoro progredisce verso la sezione “fatto”.

Scrum ti consente di monitorare i progressi del progetto, riconoscere nuove sfide, controllare le scadenze e osservare quanti compiti rimangono. Questo è molto pratico sia per organizzare il tempo che per gestire il cliente.

4. Metodo del sistema quadrato

Il metodo del sistema quadrato si basa sulla priorizzazione dei compiti assegnati. Secondo questa tecnica, un foglio di carta è diviso in quattro quadranti uguali. Ogni quadrante corrisponde a quattro categorie di compiti:

• compiti urgenti – importanti (1) e non importanti (2) – sono scritti nei quadranti superiori,
• compiti non urgenti – importanti (3) e non importanti (4) – sono messi nei quadranti inferiori.

I compiti urgenti e non urgenti sono quelli che devono essere affrontati il prima possibile, ma senza rispettare una data specifica (ad es., fare una telefonata). I compiti urgenti e importanti sono scadenze che devono essere rispettate rapidamente (ad es., pagare una quota di abbonamento).

Grazie a questo sistema sappiamo quali compiti fare per primi e quali possono aspettare. Questo è un complemento perfetto alla lista delle attività pianificate da svolgere ogni giorno. Questa combinazione consente una gestione del tempo ancora più efficace.

5. 80/20

Un’altra tecnica è completare i compiti secondo il Principio di Pareto (noto anche come 80/20). Quasi un secolo fa, Vilfredo Pareto osservò che l’80% dei beni è nelle mani solo del 20% della popolazione. È stato presto scoperto che queste proporzioni si applicano in vari ambiti della vita. Esempi: l’80% delle entrate è generato dal 20% dei clienti, il 20% dei servizi delle aziende genera l’80% delle entrate, l’80% del tempo indossiamo il 20% dei vestiti che abbiamo nell’armadio, e così via.

Secondo questo metodo, completare il 20% dei compiti è sufficiente per ottenere l’80% dei risultati. Il trucco è discernere quali siano esattamente quei compiti e “setacciare il grano dalla paglia”. Naturalmente, questo principio non è infallibile – le proporzioni possono variare 90/10, 70/30, 97/3, ecc.

Il Principio di Pareto è un metodo di gestione del tempo che ti aiuta a concentrarti sulle questioni chiave mantenendo il tuo programma e evitando di girarci intorno.

6. Un minuto o due

L’ultima e più semplice tecnica è la regola dei 2 minuti di David Allen. È ottima per il lavoro e le attività quotidiane. Secondo questo principio, se un’azione richiede non più di 2 minuti per essere completata, dovrebbe essere fatta immediatamente. Se la rimandi, potrebbe diventare un grande peso in futuro. Questo metodo è il più facile da implementare di tutti, eppure fornisce i migliori risultati in poco tempo.

Inoltre, aumenta il livello di soddisfazione. Completare diversi compiti in un giorno, anche piccoli, è gratificante e rinforza il completamento di quelli successivi.

Inoltre, ecco due linee guida pratiche da seguire:

• Non aspettare un periodo di tempo libero più lungo – rimandare tutto di solito non è la migliore idea; durante le vacanze vogliamo riposare, e a volte si presentano situazioni impreviste,
• Pianifica solo il 60% del tempo – spesso sovrastimiamo le nostre capacità; quando pianifichi un elenco di compiti, elenca le priorità, cerca di prevedere eventi imprevisti e cancella i mangiatori di tempo.

Beneficiare degli strumenti di gestione del lavoro e dei compiti

Oltre a utilizzare tecniche di gestione del tempo, è anche una buona idea approfittare di tutti gli strumenti di gestione del lavoro creati per ottimizzare i nostri processi quotidiani.

Google Docs

È uno strumento gratuito di Google per creare, condividere e modificare file (file di testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli), sia offline che online. Funziona sul tuo telefono, tablet o computer. Inoltre, lo strumento è compatibile con i file Word – quindi non devi acquistare software – ed è integrato con Google Drive (15 GB).

Office Online

La versione gratuita di Microsoft Office è un seguito di un potente strumento di gestione online che consente di creare, salvare e condividere documenti, fogli di calcolo, presentazioni e quaderni. Office Online include Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), casella di posta Outlook.com, calendario e contatti.

Dropbox

Dropbox è un sistema sicuro per condividere e memorizzare file, eseguire backup e sincronizzare file tra computer. Ti consente di caricare, visualizzare e scaricare dati sia tramite un browser normale che tramite un’applicazione dedicata installata sul tuo computer.

ColorNote

L’app Android semplice – ColorNote ti consente di modificare rapidamente e facilmente note, promemoria, email, messaggi, liste della spesa e compiti. Questa app ti consente di organizzare le tue note per colore, bloccare le password e creare backup.

App per la gestione del tempo

Nella frenesia della vita moderna, può essere incredibilmente difficile tenere traccia di tutto ciò che devi completare. Un’efficace app per il monitoraggio del tempo non solo ti aiuterà a prendere maggiore controllo della tua giornata, ma renderà anche il tuo team più produttivo e migliorerà la sua responsabilità.

E quali sono i tuoi modi per gestire il tempo con successo? Conosci altri suggerimenti, regole o applicazioni interessanti sulla gestione del tempo? Sentiti libero di visualizzare e condividere commenti.