Come iniziare a lavorare con un Assistente Virtuale? Consigli utili

Ogni imprenditore che desidera sviluppare la propria attività nel tempo raggiunge una fase in cui ha bisogno di supporto. Tuttavia, non immediatamente il numero di compiti è sufficientemente grande da giustificare l’assunzione di un lavoratore a contratto. In tali casi, la soluzione ideale è utilizzare i servizi di un assistente virtuale. Oggi ci concentreremo sugli Assistenti Virtuali, il loro ruolo nell’azienda, le loro competenze e i modi per trovarli. Se non hai mai lavorato con uno, questo articolo ti aiuterà sicuramente a selezionare il lavoratore remoto ideale.

Assistente Virtuale – indice dei contenuti:

1. Chi è un assistente virtuale?
2. Cosa fa un assistente virtuale?
3. Come trovare un assistente virtuale?
4. Come verificare le competenze di un assistente virtuale?
5. Qual è il modo migliore di lavorare con un assistente virtuale?
6. Riepilogo

Chi è un assistente virtuale?

Un assistente virtuale è un lavoratore remoto che svolge compiti assegnati da qualsiasi parte del mondo utilizzando un computer e Internet. È una persona che sostituisce un lavoratore d’ufficio standard. Questa persona può occuparsi di questioni strettamente legate alla gestione di un’azienda dal back office, ad esempio, emettere fatture, contattare i grossisti o prendersi cura del sito web, ma non solo. Il catalogo dei servizi offerti dagli assistenti virtuali è in continua crescita e questa professione sta diventando sempre più popolare.

Cosa fa un assistente virtuale?

La varietà di competenze degli assistenti virtuali, e di conseguenza il catalogo dei servizi che offrono, è estremamente diversificata. Tuttavia, ognuno di loro ha una specializzazione in cui si sente più a suo agio. A volte è molto ampia e si riferisce all’intero catalogo di compiti, oppure riguarda una particolare abilità. Ecco perché quando cerchi un assistente virtuale, il passo chiave è specificare i compiti che desideri svolgere.

Molti assistenti virtuali iniziano con semplici lavori d’ufficio, ma col tempo intraprendono ulteriori formazioni e ampliano le loro competenze. Alla fine, il cliente ottiene un dipendente che svolge un’intera gamma di compiti. È più conveniente quando una persona è responsabile dell’intero progetto. Sia in termini di coerenza che di controllo dei risultati.

Per comodità di riferimento, di seguito è riportato un elenco di compiti esemplificativi che un VA può svolgere:

Compiti amministrativi tipici

Questi sono compiti che svolge anche un assistente d’ufficio tradizionale. Possono includere la gestione del calendario, la pianificazione di appuntamenti o la gestione delle email. Gli assistenti virtuali che si occupano di questioni amministrative possono anche essere responsabili per emettere fatture o effettuare ordini presso i produttori. Un tale assistente preparerà anche per te modelli di documenti o condurrà il reclutamento iniziale di un dipendente. In una parola – ti supporteranno in tutte le questioni amministrative e d’ufficio legate alla gestione della tua attività.

Supporto per attività online

Questa categoria può includere molto. Un assistente virtuale che si specializza in questioni tecniche può essere responsabile per creare una landing page per un nuovo corso online o impostare un negozio online. Alcuni assistenti si specializzano in programmi specifici come editing o montaggio video.

Attività di promozione e marketing

Questo catalogo comprende tutte le attività che mirano a sviluppare un marchio. Ciò include la creazione di materiali promozionali, ovvero contenuti, grafiche o video, ma anche supporto completo per i social media o il sito web. Un assistente virtuale può anche specializzarsi nella creazione di campagne pubblicitarie su una determinata piattaforma o nella creazione di contenuti.

Naturalmente, l’elenco sopra non è completo e non include tutti i compiti che puoi delegare a un assistente. Questa suddivisione non significa nemmeno che una persona non possa gestire i social media e controllare le email contemporaneamente. Spesso, scoprirai che un assistente virtuale sostituirà dipendenti in diversi reparti. Questa flessibilità è uno dei maggiori vantaggi di questa professione e il motivo per cui sempre più imprenditori lavorano con un assistente virtuale.

Sebbene un assistente virtuale sia esclusivamente associato al lavoro remoto, non è sempre così. In alcuni casi, i datori di lavoro cercano qualcuno che possa anche aiutare con compiti in loco, come visitare l’ufficio o inviare documenti all’ufficio postale.

Come trovare un assistente virtuale?

Questa professione sta diventando sempre più popolare, ma ancora pochi imprenditori conoscono la possibilità di cooperazione remota. Anche se hanno sentito qualcosa al riguardo, non hanno idea di dove e come trovarli. Ci sono diversi modi per iniziare la cooperazione.

Siti web

Molti assistenti virtuali hanno i loro biglietti da visita digitali sotto forma di siti web. Su di essi, mostrano i loro portafogli, competenze e feedback dai clienti con cui hanno lavorato. Tuttavia, vale la pena ricordare che i siti meglio classificati appaiono sempre nei primi risultati di ricerca.

Social media

Poiché si tratta di un lavoro remoto, il reclutamento avviene anche a distanza. Unirsi a uno dei gruppi di Facebook è uno dei metodi più efficaci. Tutto ciò che devi fare è aggiungere un post con un’offerta di lavoro e una descrizione dei compiti, e in risposta riceverai sicuramente alcune offerte interessanti. Tali gruppi riuniscono assistenti virtuali, quindi puoi essere certo che la tua offerta arriverà direttamente a persone competenti. Puoi anche aggiungere un annuncio in uno dei gruppi aziendali legati al profilo della tua attività. Grazie a questo hai maggiori possibilità di trovare una persona che abbia esperienza o interessi legati al tuo settore.

Agenzie di Assistenti Virtuali

Alcune agenzie lavorano con assistenti virtuali. Questa soluzione ha i suoi vantaggi e svantaggi. Il maggiore vantaggio è che la persona responsabile si occupa di selezionare il miglior dipendente. Spetta solo a te fornire un elenco di compiti specifici che desideri esternalizzare. La persona responsabile dell’agenzia sa esattamente con chi sta lavorando e a chi vale la pena assegnare un determinato tipo di compito. Inoltre, tutti gli assistenti hanno superato un processo di reclutamento, quindi hanno dovuto dimostrare le loro competenze.

In questi casi, stai firmando un contratto con un’agenzia e non con un assistente specifico, il che è anche un vantaggio in alcune situazioni. Prima di tutto, la tua responsabilità non sarà quella di controllare il lavoro. Ciò che conta per te è il risultato, e il resto è gestito dall’agenzia. Tuttavia, il principale svantaggio è il prezzo, che è più alto rispetto alla cooperazione diretta. Tuttavia, se il budget non è un problema per te, procedi pure.

Siti web per freelance

Una forma sempre più popolare di ricerca di vari tipi di specialisti è aggiungere annunci su siti che associano freelance come Upwork. Basta aggiungere un’offerta e descrivere una posizione specifica, e dopo un po’ riceverai una serie di risposte da tutto il mondo.

Le raccomandazioni sono anche un buon modo per trovare supporto virtuale. È una buona idea chiedere a amici che lavorano in settori simili o gestiscono le proprie attività se hanno utilizzato questo tipo di soluzione. Gli assistenti virtuali lavorano spesso con diversi imprenditori contemporaneamente, e assumere su raccomandazione è uno dei migliori modi per trovare il dipendente perfetto.

Come verificare le competenze di un assistente virtuale?

Una forma ben nota di verifica iniziale delle competenze è preparare un questionario di reclutamento. Questo è un buon modo per selezionare i migliori candidati già nella fase iniziale e allo stesso tempo un metodo molto migliore per conoscere il candidato.

Domande ben selezionate riveleranno molto più di un CV o di una lettera di presentazione. Un’aggiunta interessante al questionario di reclutamento può essere rappresentata da domande situazionali, in cui puoi descrivere situazioni esemplificative in cui l’azienda si è trovata con una richiesta di risolvere un problema. Tali risposte ci permettono di valutare se una persona pensa in schemi simili e quali valori la guidano. A volte il questionario è accompagnato anche da un breve compito di reclutamento, che consiste nel preparare grafiche in un programma specifico o scrivere un breve testo.

Oltre alla verifica di base delle competenze, tali sondaggi hanno un altro vantaggio. Ci vuole un po’ di volontà e impegno per rispondere, quindi hai maggior fiducia che la persona che invia la propria offerta sia interessata a lavorare con te e sia sicura delle proprie competenze.

Dopo un’analisi iniziale delle offerte inviate, devi selezionare alcuni dei migliori candidati. Un colloquio video condotto online con ciascuno di loro ti aiuterà a fare la scelta finale. Ci sono molte piattaforme che servono a questo scopo, come Google Meet o Zoom.

Qual è il modo migliore di lavorare con un assistente virtuale?

C’è una sola risposta: dipende.

Per quanto riguarda il tipo di contratto stesso, è più spesso B2B, poiché gli assistenti virtuali gestiscono le proprie attività o lavorano con incubatori d’impresa o altri tipi di aziende che consentono di fatturare per il loro lavoro. In alcuni casi, tuttavia, gli imprenditori preferiscono firmare un contratto di diritto civile standard. Vale anche la pena ricordare documenti aggiuntivi che dovrebbero essere firmati se la cooperazione lo richiede, come un accordo di riservatezza.

La cooperazione con un assistente virtuale può essere a lungo termine o può riguardare un compito specifico da svolgere, ad esempio condurre ricerche per un particolare ordine o inserire prodotti su un sito web.

Per quanto riguarda la fatturazione, la situazione non è più così semplice. Ci sono diverse opzioni disponibili. Alcuni assistenti virtuali hanno pacchetti orari che un imprenditore può acquistare. Il pacchetto può includere 10 o addirittura 40 ore di lavoro. Nella maggior parte dei casi, è valido per 30 giorni e l’imprenditore deve decidere la dimensione del pacchetto all’inizio del mese.

Questo metodo funziona meglio quando l’ambito di cooperazione con un assistente virtuale è ampio ma irregolare, ad esempio, un imprenditore ha bisogno di supporto nel servizio clienti, ma la comunità è così piccola che è un compito per solo un’ora al giorno, e i compiti di un assistente virtuale includono anche la creazione di post sui social media. Grazie a questo, può liberamente allocare il suo tempo a compiti particolari e il cliente paga solo per le ore effettivamente lavorate.

Nel caso in cui la cooperazione si basi su un compito specifico, una forma di regolamento migliore può essere un pagamento per il lavoro creato. All’inizio della cooperazione, concorderai l’importo finale, ad esempio, per la preparazione di un catalogo pubblicitario o la realizzazione di un ebook. In questo caso, non è importante quanto tempo il tuo assistente impiegherà a prepararlo. Ciò che conta è l’effetto – il prodotto finito.

Riepilogo

Lavorare con un assistente virtuale è un’opportunità per trovare un dipendente senza dover fare un impegno a lungo termine. È ottimo per le aziende in crescita o per le aziende che hanno bisogno di supporto solo stagionalmente. L’aspetto finanziario è anche un enorme vantaggio. L’imprenditore sostiene costi solo quando ne ha bisogno. Paga per il lavoro effettivo, non per stare in ufficio o per una pausa caffè.

I vantaggi dell’assistenza virtuale includono anche versatilità. Da un lato, un imprenditore può chiedere supporto in cose semplici che richiedono molto tempo ogni giorno e guadagnare spazio per il lavoro creativo e lo sviluppo. Dall’altro, può contare su aiuto per questioni che vanno oltre le sue competenze, come il supporto tecnico per i programmi. Dopotutto, un imprenditore non deve sapere tutto.

Questo è tutto ciò che devi sapere sul lavoro con un assistente virtuale. Leggi anche: 11 motivi per assumere un assistente virtuale nella tua attività

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