Come eseguire automaticamente le attività di routine?

Ogni giorno i dipendenti hanno molti compiti da svolgere. Molti di essi sono ripetitivi, eseguiti quasi automaticamente e finiscono per diventare routine noiose o gravose che diventano una passeggiata. Quindi, come fare per automatizzare i compiti di routine?

Compiti di routine – indice:

1. Gestione del tempo
2. I compiti più comuni – automaticamente
3. Come rispondere automaticamente alle email
4. Social media – post
5. Accesso alle informazioni
6. Ricerca
7. Compiti di routine – riepilogo
8. Compiti di routine – Domande chiave

Gestione del tempo

La questione principale riguarda un approccio sensato alle attività di routine all’interno di misure di gestione del tempo adeguate. Si rivela cruciale pianificare la giornata lavorativa in modo che i compiti vengano svolti nei momenti appropriati. L’automazione (o, in breve, fare certe cose “come consuetudine”) ti permetterà di concentrarti meglio su compiti che richiedono più lavoro e attenzione.

I compiti più comuni – automaticamente

I compiti ricorrenti più comuni sono questioni amministrative. Questi includono, ad esempio, il completamento dell’orario d’ufficio, il controllo delle email o la creazione di brevi post sui social media.

Come rispondere automaticamente alle email

La comunicazione in tempo reale sta sostituendo la scrittura e la risposta quotidiana alle email. Sfortunatamente, scrivere a clienti o partner commerciali con cui il grado di connessione è basso comporta l’impossibilità di utilizzare la messaggistica istantanea. Ma non è del tutto questo il punto. La cosa importante è avere il maggior numero possibile di contatti in ciascuna delle tue app di comunicazione. Le persone con cui trascorri più tempo a parlare, superiori/subordinati diretti, colleghi abituali. È anche una buona idea creare conversazioni di gruppo che includano solo le persone specificamente coinvolte nel progetto. In questo modo, il cuore della questione – cioè, rispondere ai messaggi – diventerà automatico e integrale al resto delle tue attività quotidiane.

Social media – post

Se i tuoi doveri includono la pubblicazione su piattaforme popolari, assicurati che il lavoro sia organizzato. Spesso c’è bisogno di popolare quotidianamente il pannello della tua azienda. Pertanto, se possibile, pianifica alcuni post in anticipo. In questo modo, anche se inizialmente spenderai più tempo, potrai rimandare questa routine quotidiana per alcuni giorni e occuparti di questioni più importanti.

Certo, questo non è sempre possibile. Gli eventi a cui dovresti reagire sui social media sono imprevedibili. Tuttavia, le cose che si ripetono periodicamente, in modo routinario – possono essere facilmente pianificate con largo anticipo.

Accesso alle informazioni

In alcuni settori, i dipendenti sono tenuti a rimanere aggiornati sugli eventi mondiali. La miriade di siti di notizie può essere opprimente. Ecco perché è una buona idea scegliere alcuni siti che offrono informazioni più rilevanti per te e abilitare le notifiche push. Questo ti aiuterà a evitare un eccesso di contenuti non necessari.

Ricerca

Spesso c’è bisogno di fare ricerca. Come sai, puoi spendere ore per questo. Quindi vale la pena ricorrere a un assistente virtuale, come Google Alerts, che ci notificherà di cose importanti, monitorerà vari cambiamenti e ci invierà automaticamente informazioni nella nostra casella di posta elettronica.

Compiti di routine – riepilogo

Certo, gli esempi di semplificazioni e automatismi possono essere moltiplicati. Ricorrere a strumenti utili e concentrarsi su compiti più significativi ci aiuterà sicuramente a raggiungere i nostri obiettivi più rapidamente.

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