Cos’è il sistema 5S? In che modo questo metodo può cambiare l’atmosfera sul posto di lavoro?

Il sistema 5S consente di mantenere ordine e organizzare gli spazi di lavoro per una maggiore efficienza. È utilizzato principalmente nelle strutture di produzione, dove i dipendenti utilizzano molti strumenti. Il metodo è molto universale e può essere utilizzato con successo da diverse industrie e settori, anche negli uffici e nei fornitori di servizi. L’obiettivo principale del metodo snello 5S è la prevenzione degli sprechi. Gli sprechi significano cose diverse in diversi luoghi di lavoro, ma l’effetto della riduzione degli sprechi dovrebbe essere lo stesso. Il metodo del sistema 5S aumenta l’efficacia dei dipendenti e porta a risultati lavorativi migliori. Il metodo 5S è direttamente collegato al Lean Management ed è percepito come uno dei metodi chiave utilizzati per una corretta organizzazione dell’ambiente di lavoro.

Cosa significa l’abbreviazione 5S?

Il sistema 5S è stato utilizzato in Giappone per decenni, ma ha guadagnato popolarità all’inizio degli anni ’80 del XX secolo. È stato diffuso da Takashi Osada. Il nome del sistema deriva dalle cinque attività che creano un ambiente di lavoro efficiente quando vengono eseguite consecutivamente. Il nome iniziale del sistema è stato coniato in giapponese e successivamente tradotto in inglese. Esso comprende i seguenti elementi:

Seiri – selezionare
Seiton – ordinare
Seiso – pulire
Seiketsu – standardizzare
Shitsuke – sostenere

È molto importante eseguire tutti i passaggi del sistema in un certo ordine. Ogni fase è direttamente collegata alla successiva e crea un certo tipo di processo. Durante la selezione, prepariamo lo spazio per ordinare gli strumenti, rimuoviamo tutti gli strumenti che non sono necessari. Il passo successivo è la pulizia – pulire lo spazio di lavoro scelto. Dopo tutti e tre i passaggi, c’è un momento di standardizzazione dei processi per mostrare a tutti come eseguire tutti i passaggi. Il passo successivo, la sostenibilità, significa che l’intera procedura deve essere ripetibile.

Selezionare

La prima fase è la rimozione di tutti gli elementi non necessari dalla postazione di lavoro. Il fattore principale nella selezione è l’utilità dell’oggetto. In alcuni casi, in questa fase, deve essere creato uno spazio aggiuntivo per lo stoccaggio temporaneo di strumenti che non sono classificati e potrebbero essere utili. Tali strumenti devono essere contrassegnati con un’etichetta speciale e conservati per un certo periodo. Se dopo un tempo prestabilito quegli oggetti non verranno utilizzati, devono essere rimossi dall’area di lavoro. Solo gli strumenti utili e necessari devono essere mantenuti sul posto di lavoro.

Cosa fare con gli strumenti classificati come inutili?

Alcuni degli strumenti che durante la selezione sono classificati come non necessari devono essere rimossi dal posto di lavoro, ma non devono essere gettati via. Alcuni degli oggetti dovrebbero essere conservati in una diversa localizzazione, mentre l’identificazione del posto giusto per quegli oggetti può essere difficile. Il modo migliore per affrontare questo problema è il metodo delle 5 etichette rosse. Un’etichetta deve essere attaccata all’oggetto con le informazioni sul luogo in cui è stato trovato. Tutti gli oggetti con le etichette rosse attaccate dovrebbero essere conservati in una posizione prestabilita che servirà come area di attesa.

Cosa fare con gli oggetti lasciati nell’area di attesa?

L’approccio popolare prescrive di lasciare l’oggetto con l’etichetta rossa per 30 giorni nell’area di attesa. Dopo tale periodo, se l’oggetto rimane inutilizzato, possiamo presumere che non sia necessario in questa posizione di lavoro primaria e sia espandibile. A questo punto, è necessario considerare se ci potrebbe essere bisogno dell’oggetto in futuro; se la risposta è sì, l’oggetto dovrebbe essere conservato e mantenuto in magazzino. Altrimenti, dovrebbe essere venduto, riciclato o gettato via. Gli oggetti non essenziali non dovrebbero essere conservati “solo nel caso” perché ciò porta al caos.

Qual è il vantaggio della selezione?

Il principale vantaggio della selezione è l’eliminazione dei problemi legati all’accumulo eccessivo di oggetti non necessari sul posto di lavoro. I problemi sembrano non essere essenziali, ma sono la principale causa di spreco di tempo e risorse nelle aziende. Un’eccessiva quantità di strumenti mantenuti nello spazio di lavoro rende più difficile trovare gli strumenti necessari, allunga il tempo necessario per il compito e aumenta i costi per l’azienda.

Ordinare

Questo passo riguarda la ricerca del posto giusto per ogni oggetto lasciato nell’area di lavoro. La cosa più importante è rendere ogni strumento disponibile in una quantità necessaria per un dato momento. Tutti gli elementi necessari dovrebbero essere accessibili a portata di mano. Le posizioni degli oggetti dovrebbero essere ben e visibilmente contrassegnate. Grazie a questo, anche la persona che normalmente non lavora in quest’area specifica sarà in grado di pulire facilmente lo spazio. La chiarezza dovrebbe essere la regola principale nell’organizzazione dell’allocazione dei posti degli strumenti.

Per raggiungere la massima chiarezza vengono utilizzati diversi tipi di marcature visive. Queste marcature consentono un’identificazione rapida del luogo in cui l’oggetto è conservato. A seconda del tipo di azienda, queste possono essere etichette, campi, colori o simboli. Più semplice è il sistema, meglio è. Nelle strutture di produzione, le tabelle delle sfumature sono utilizzate frequentemente. Questo metodo richiede di rendere visibili le tracce degli strumenti su una tabella speciale. Grazie a questo metodo, riporre le cose non richiede molto tempo e può essere fatto in modo riflessivo.

Quali sono i vantaggi di ordinare le cose?

Ordinare gli oggetti aiuta a eliminare rapidamente gli sprechi nell’azienda. Ci sono molti tipi di sprechi, come:

Movimenti non necessari necessari durante la ricerca degli strumenti
Mancanza di salute e sicurezza causata dal caos nello spazio di lavoro
Errore e sbagli

Pulire

Dopo aver liberato lo spazio da elementi non necessari e aver trovato le giuste posizioni per conservarli, è tempo di pulire lo spazio. Nel terzo passo, miriamo a stabilire uno standard per la pulizia del nuovo spazio di lavoro. A questo punto, è necessario assegnare l’area di pulizia al dato spazio di lavoro. La pulizia dell’area di lavoro diventerà parte dei doveri quotidiani del dipendente in una determinata posizione. D’ora in poi, la pulizia dell’area di lavoro sarà eseguita direttamente da questo dipendente assegnato.

La fase di pulizia consente di verificare se tutti i passaggi precedenti sono stati eseguiti correttamente. Nell’approccio 5S, pulire significa mantenere la pulizia, non pulire da zero. I problemi di pulizia dovrebbero essere analizzati per valutare quali potrebbero essere le cause – il dipendente o una cattiva attuazione dell’approccio 5S.

Perché ogni dipendente dovrebbe pulire personalmente il proprio posto di lavoro?

Assegnare l’area di pulizia a ciascun dipendente ha un significato più profondo. La pulizia quotidiana del posto di lavoro ci consente di conoscerlo meglio. È possibile scoprire problemi con le attrezzature e gli strumenti durante la pulizia. Questo offre la speranza di una riparazione più rapida.

Per incoraggiare i dipendenti a prendersi cura della propria postazione di lavoro, possiamo fornire loro nuovi strumenti. Ci prendiamo cura delle cose nuove con maggiore entusiasmo; inoltre, questo passo aiuta a generare un senso di appartenenza al luogo.

Standardizzare

La standardizzazione collega tutti i passaggi del metodo 5S in un processo coerente. Durante il passo di standardizzazione, l’intera attività deve essere descritta in dettaglio e adattata a determinati standard. Istruzioni chiare e trasparenti devono essere create in questo passaggio; tali istruzioni dovrebbero aiutare a eseguire tutti i compiti con grande dettaglio. L’istruzione dovrebbe contenere anche l’ambito dei doveri di ciascun dipendente. Grazie a istruzioni ben scritte, il dipendente dovrebbe essere in grado di prendere in carico la postazione di lavoro e farsi strada.

Sostenere

Attraversare tutti i passaggi dà molta soddisfazione ai dipendenti. Gli effetti sono chiaramente e rapidamente visibili poiché il luogo è pulito e ordinato. Sen

Caroline Becker

Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

View all posts →