Esternalizzazione del controllo o dipartimento di controllo interno

Outsourcing del controllo

Il controllo è strettamente connesso con la gestione aziendale in generale. Costituendo il sistema di base del funzionamento dell’azienda, è responsabile della pianificazione, della definizione di obiettivi individuali, dell’esecuzione di compiti correlati, del controllo, della motivazione, del coordinamento, spesso anche di attività aziendali apparentemente non collegate.

Intraprendere attività di controllo ben ponderate in un’azienda ha senza dubbio un impatto positivo sul suo sviluppo o sull’organizzazione del lavoro quotidiano. Tuttavia, va ricordato che si tratta di un processo altamente complesso, che non può essere ridotto a una semplice rendicontazione o alla fornitura momentanea delle informazioni più necessarie in un dato momento. L’aspetto più essenziale diventa il focus sull’approfondimento della decentralizzazione organizzativa di una determinata azienda, che alla fine supporterà l’ottimizzazione di un sistema informativo multidimensionale responsabile del controllo delle assunzioni inizialmente definite.

L’outsourcing del controllo stesso si basa sulla cooperazione con un’azienda esterna o esperti specializzati in questo campo per snellire le attività chiave di controllo. Prendere tali misure è inteso a ridurre significativamente i costi di controllo e garantire il risparmio di tempo che tradizionalmente dovrebbe essere speso per implementare attività in quest’area.

Di conseguenza, con l’assistenza di tale outsourcing, l’azienda ha la possibilità di sfruttare al massimo e in modo efficace i servizi di controllo, che svolgono anche un ruolo estremamente importante nel contesto della pianificazione dello sviluppo dell’azienda e della previsione della sua situazione economica. Il controllo, adeguatamente adattato al profilo dell’azienda, facilita inoltre la rapida risoluzione delle emergenze, aumentando il comfort delle persone che svolgono le loro mansioni in varie posizioni.

Sviluppare budget periodici razionali e piani finanziari o di investimento sono altre comodità associate al potenziale di outsourcing. Inoltre, in caso di irregolarità, strutture di controllo avanzate consentono ai proprietari di risolvere efficacemente i problemi, minimizzando il rischio di incorrere in perdite significative.

È necessario un dipartimento di controllo?

Per molti imprenditori, l’outsourcing di un servizio così chiave e strategicamente importante come il controllo solleva ansie. Temendo di perdere il controllo reale sull’attività, sono scettici riguardo all’idea di affidare a entità esterne la conoscenza dei processi fondamentali, dei segreti commerciali, delle finanze o delle operazioni generali. Le aziende sono giustificate nell’evitare il controllo esterno, ed è sempre meglio sviluppare un dipartimento di controllo interno?

Analizzando il tema dell’organizzazione del lavoro di controllo nelle aziende, alcuni imprenditori si confrontano con il mito che il controllo non possa essere separato da un’organizzazione esterna. Questo tipo di visione distorta è solitamente motivato da idee sbagliate sulla perdita del controllo gestionale, sulla fuga di informazioni riservate o sul fatto che il controllo è troppo su misura per una determinata impresa per essere possibile esternamente.

Pertanto, quando si verifica la legittimità di un dipartimento di controllo interno, le aziende dovrebbero essere consapevoli che l’outsourcing di quest’area non significa separare i processi decisionali. L’outsourcing si concentra sul supporto delle attività principali, facendo affidamento su infrastrutture IT esterne, che allo stesso tempo non esclude l’implementazione del controllo internamente nel modello SaaS.

Anche con l’aiuto di assistenza esterna, tutte le decisioni vengono comunque prese all’interno dell’entità sulla base dei dati forniti. Le società di consulenza specializzate svolgono servizi su base riservata, il che consente di mantenere anche dati finanziari sensibili sotto stretto controllo. Pertanto, allontanandosi dall’organizzazione del proprio dipartimento di controllo, le aziende non hanno motivo di temere fughe di informazioni.

Outsourcing del controllo vs. dipartimento di controllo interno – sintesi

Per molti imprenditori, specialmente quelli responsabili della gestione di piccole e medie imprese in rapida crescita, sta diventando sempre più un’alternativa allettante optare per consulenti esterni nel processo di pianificazione. Prendere tali misure porta all’esclusione delle persone nelle aree aziendali chiave dall’implementazione di procedure di pianificazione o controllo, il che snellisce il lavoro dell’intera organizzazione, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su compiti chiave.

Di conseguenza, le aziende che implementano l’outsourcing del controllo possono notare una riduzione evidente della necessità di risorse combinata con una minimizzazione dei costi stessi. Non dover cercare specialisti aiuta a scalare l’attività, aumentando i ricavi più rapidamente rispetto ai costi associati.

Le aziende non devono più preoccuparsi di organizzare processi di reclutamento spesso problematici. Invece di assumere nuovi dipendenti, è meglio assumere già specialisti esterni adeguatamente formati, il che riduce significativamente il rischio di assumere una persona incompetente. In questo modo, gli imprenditori risparmiano anche tempo, che non deve più essere speso per amministrare le risorse umane o gestire e controllare direttamente processi estesi.

Un altro vantaggio del controllo esterno è che non c’è bisogno di sviluppare infrastrutture IT, come server, software o attrezzature di rete. Un’azienda esterna che si concentra esclusivamente sui servizi di controllo applica software moderni, che le consente di svolgere attività in quest’area seguendo i più recenti requisiti legali. Strutture IT estese snelliscono il flusso di informazioni, supportando il processo decisionale stesso, anche di fronte a crisi.

Tuttavia, l’approccio all’outsourcing del controllo appare un po’ diverso per le aziende relativamente grandi, che utilizzano i dati della contabilità più nel contesto del pagamento tempestivo dei crediti piuttosto che nell’analisi regolare dei loro budget o della situazione finanziaria complessiva. Separare l’unità di controllo consente loro di rafforzare la disciplina dei costi, così come di collegare con precisione compiti, risorse e responsabilità, stabilizzando i risultati dell’intera unità.

Le organizzazioni per lo più non si preoccupano di report ciclici, che consentirebbero loro di monitorare le tendenze nei cambiamenti della loro attività, ottimizzare le operazioni o controllare meglio la liquidità. Allo stesso tempo, spesso motivate da credenze stereotipate, la mancanza di fiducia nei controllori esterni diventa il fattore motivante finale per gli imprenditori per continuare a gestire il proprio dipartimento di controllo.

Se ti piace il nostro contenuto, unisciti alla nostra comunità di api operose su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.