Eventi aziendali e attività di team building virtuali. Come pianificarli e realizzarli?

Tuttavia, il periodo dei lockdown ci ha mostrato che anche vari tipi di eventi – come feste di integrazione, conferenze o corsi di formazione – possono essere svolti online. Sotto molti aspetti, la pianificazione di un evento del genere è simile al lavoro su un evento in presenza, ma richiede di considerare alcuni fattori aggiuntivi. Di seguito descriviamo 4 passaggi principali che è necessario seguire per realizzare eventi di integrazione in questa forma.

Definizione dell’obiettivo, del gruppo target e del budget per eventi di integrazione

Costruire relazioni tra i dipendenti, celebrare il successo dell’azienda, stabilire nuovi contatti commerciali? Prima di intraprendere qualsiasi azione nell’ambito dell’organizzazione, è fondamentale definire quale obiettivo ci poniamo, il che condizionerà principalmente chi parteciperà (età, interessi, posizioni). Infatti, è necessario approcciare in modo diverso la pianificazione di un evento per i dipendenti (di solito sotto forma di festa di integrazione) rispetto a quando vogliamo incontrare clienti, fornitori o partner commerciali.

Successivamente, è utile riflettere sul budget a disposizione. Anche se gli eventi aziendali online, virtuali non sono così costosi come quelli tradizionali, possono comunque richiedere alcune spese (ad esempio, per la piattaforma, premi per i partecipanti, compensi per gli ospiti – a seconda delle attrazioni pianificate).

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Scelta dello strumento appropriato

Dopo aver definito le questioni sopra, puoi passare al passaggio successivo, che consiste nella scelta della piattaforma giusta per svolgere l’evento di integrazione o un altro evento. Questo richiede di analizzare quali sono le opzioni disponibili (tra cui Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting o piattaforme dedicate all’organizzazione di eventi virtuali come Hopin o Remo). Successivamente, è necessario decidere se utilizzare uno strumento che funge quotidianamente da comunicatore per i dipendenti o se optare per una nuova soluzione.

È utile scegliere una soluzione che garantisca alta qualità dell’immagine e del suono, oltre a consentire interazione tra i partecipanti, ma soprattutto che sia preparata a gestire un carico maggiore (ad esempio, 100 o più persone contemporaneamente).

Elaborazione del programma dell’evento di integrazione

Il passo successivo da compiere è elaborare un piano dell’evento che sia attraente per i partecipanti. A seconda del tipo di evento che decidi (festa di integrazione, incontro di networking con partner, ecc.), è utile scegliere attrazioni appropriate come ad esempio:

• relazioni e workshop che permettano di ampliare le conoscenze e rafforzare le competenze,
• giochi e attività che rappresentano un ottimo modo per costruire relazioni durante il divertimento,
• concorsi e quiz con la possibilità di testare le proprie conoscenze e abilità (meglio se a tempo con un elemento di competizione tra i partecipanti e con premi assegnati alla fine per aumentare il coinvolgimento),
• workshop creativi (in tal caso, ricorda però che dovrai fornire ai partecipanti l’attrezzatura necessaria a casa).

Svolgimento dell’evento

Prima della festa virtuale di integrazione o di un altro evento aziendale, assicurati che come organizzatore tu abbia l’infrastruttura tecnica adeguata, compresa una connessione internet stabile e attrezzature informatiche (cuffie, altoparlante, webcam funzionante, ecc.). Organizza anche prove tecniche per evitare potenziali problemi. Il giorno dell’evento, ricorda di accogliere i partecipanti all’inizio e di presentare loro l’obiettivo dell’incontro, utilizzare diverse forme di attività e fare pause regolari (puoi fornire loro bevande e snack pagati dall’azienda). La chiave per un evento virtuale di successo è il coinvolgimento dei partecipanti, il perseguimento degli obiettivi e la flessibilità nell’adattarsi alle circostanze in cambiamento – cerca di mantenere questo per tutto l’evento.

Eventi di integrazione e altri eventi aziendali online – riepilogo

Con una corretta organizzazione, una festa di integrazione o un altro evento aziendale in forma online possono essere altrettanto attraenti ed efficaci quanto quelli in presenza, anche se senza dubbio richiedono un approccio diverso, soprattutto in termini di spingersi verso vette di creatività nella pianificazione delle attrazioni. Tuttavia, comportano un minor carico di lavoro, e quindi la necessità di coinvolgere le risorse in misura minore.

Tuttavia, indipendentemente dal fatto che tu stia pianificando un evento online o offline, puoi semplificare l’esecuzione di tutti i compiti utilizzando il software di gestione progetti Firmbee. Proprio in esso, con l’aiuto di bacheche kanban, dividerai tutti i task, creerai liste di cose da fare, stabilirai priorità, per poi controllare l’esecuzione (e il budget) e scambiare informazioni con altre persone, avendo tutto ciò che è importante in un unico posto.

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