Che cos’è l’HRIS? Informazioni essenziali

Che cos’è l’HRIS? Le nuove tecnologie sono sempre più utilizzate a tutti i livelli organizzativi di un’azienda. Supportano l’implementazione e il corretto funzionamento dei processi, migliorando così l’efficienza aziendale. Gli standard consolidati si evolvono con l’ambiente e le condizioni in cambiamento, mantenendo così un alto livello di competitività in un mercato dinamico. Questo si riferisce anche alla gestione delle risorse umane e ai sistemi HR che supportano le politiche del personale. Uno di questi sistemi è l’HRIS, utilizzato per controllare l’implementazione dei piani e degli obiettivi HR e supportare il lavoro del dipartimento HR. Continua a leggere.

Che cos’è l’HRIS? – indice:

1. Che cos’è l’HRIS?
2. Due pilastri dell’HRIS
3. Funzioni dell’HRIS
4. Riepilogo

Che cos’è l’HRIS

HRIS (Human Resources Information System) è uno strumento che raccoglie e elabora informazioni sui dipendenti e procedure del personale. È uno strumento che consente gestione, controllo e analisi. Il sistema organizza compiti e processi del personale e mantiene registri e file che consentono la generazione di vari tipi di report.

Le informazioni vengono trasferite in due modi, dall’organizzazione ai dipendenti e viceversa. Il sistema riduce significativamente la burocrazia eliminando i processi HR manuali e basati su carta. L’HRIS ha funzioni per supportare il reclutamento e l’acquisizione di dipendenti preziosi, la gestione degli stipendi e la registrazione del tempo (assenze brevi, permessi, viaggi di lavoro).

Due pilastri dell’HRIS

L’HRIS si basa su due elementi essenziali che formano il pilastro e la base della gestione delle risorse umane di un’organizzazione, garantendo così un miglioramento dell’efficienza complessiva. Questi sono: struttura organizzativa e gestione dei dati dei dipendenti.

In termini di struttura organizzativa, l’HRIS include ruoli, funzioni e gerarchia di reporting. Il sistema determina le responsabilità e garantisce funzionalità e coerenza operativa. La risorsa più preziosa di qualsiasi organizzazione è il capitale umano.

Con processi automatizzati che supportano un reclutamento, una selezione e un’adattamento efficienti, è possibile attrarre personale professionale e qualificato. Assegnare i dipendenti alle posizioni giuste e nella giusta struttura rende possibile raggiungere gli obiettivi strategici pianificati.

Il secondo elemento del sistema HRIS è la gestione dei dati dei dipendenti. A questo livello, l’HRIS è simile a un sistema CRM, che si occupa della gestione delle relazioni con i clienti. In questo caso, tuttavia, si riferisce alla relazione datore di lavoro-dipendente.

L’HRIS è una sorta di base di conoscenza sui dipendenti, raccoglie tutte le informazioni necessarie in termini di dati sensibili come dati personali, indirizzo di casa, data di assunzione, storia lavorativa, stipendio, premi e sanzioni ricevute. Le informazioni raccolte sono il punto di partenza per lo sviluppo professionale individuale dei dipendenti e la pianificazione del percorso di carriera.

Aiuta a adattare la formazione alle reali esigenze, migliorando così le prestazioni. Inoltre, l’automazione dei processi consente la standardizzazione della documentazione, della reportistica e dell’uso delle funzioni di self-service da parte dei dipendenti.

Funzioni dell’HRIS

L’HRIS è composto dai due pilastri precedentemente menzionati. Tuttavia, all’interno di ciascuno di essi, possiamo utilizzare diverse funzionalità e strumenti. La scelta ottimale delle funzioni dipende dalle dimensioni dell’organizzazione e dalle sue esigenze HR. Quando si sceglie un sistema, ci sono due fattori chiave da considerare:

• Tutti gli aspetti della gestione delle risorse umane dovrebbero essere riflessi nel sistema scelto. Deve esserci una soluzione completa e complementare per il reclutamento, l’inserimento dei dipendenti, la formazione, lo sviluppo e l’accesso alle informazioni HR.
• Il sistema dovrebbe garantire coerenza tra i dipartimenti HR e finanza. Combinare i moduli HR e finanza riduce significativamente i costi del lavoro. Fornisce un quadro chiaro delle prestazioni raggiunte in relazione allo stipendio. Il funzionamento e l’uso del sistema saranno più facili se i suddetti moduli sono collegati su un’unica piattaforma e basati su una sola tecnologia.

Riepilogo

Il progresso tecnologico e lo sviluppo della digitalizzazione hanno avuto un enorme impatto sulle organizzazioni moderne. Le nuove soluzioni IT mirano a semplificare le operazioni aziendali e raggiungere obiettivi strategici. L’automazione dei processi di gestione HR cambia il modo in cui le persone lavorano, riduce i costi e facilita il controllo.

Questo comporta molti vantaggi, ma porta anche rischi in termini di relazioni interpersonali, specialmente la disumanizzazione sul posto di lavoro. Operare solo sulla base di un sistema computerizzato può portare a un trattamento soggettivo dei dipendenti, senza dare loro l’opportunità di esprimere i propri sentimenti, il che a sua volta può causare situazioni stressanti. Ecco perché è così importante implementare correttamente il sistema HRIS, considerando la fase di adattamento e convincendo i dipendenti dei vantaggi dell’automazione del lavoro.

Se ti piace il nostro contenuto, unisciti alla nostra comunità di api operose su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.