Termini di pagamento della fattura

In qualità di proprietario di un’azienda, puoi determinare tu stesso le condizioni di pagamento. Tuttavia, ci sono alcune regole che devi seguire quando le imposti. Se dimentichi di includere una condizione di pagamento nella tua fattura, il destinatario di tale documento dovrà pagarla entro un periodo legale, a seconda del paese in cui gestisci la tua attività. Pertanto, è meglio specificarlo. Quali sono le condizioni di pagamento più comuni? Ci sono delle limitazioni? Puoi scoprire di più su questo nel seguente articolo.

Condizioni di pagamento della fattura – indice:

1. Condizioni di pagamento comuni
2. Perché è una buona idea stabilire una condizione di pagamento all’inizio della cooperazione?
3. Perché le grandi aziende hanno bisogno di condizioni di pagamento più lunghe?
4. Perché le lunghe condizioni di pagamento influenzano la tua attività?
5. Come incoraggiare i tuoi appaltatori a pagare rapidamente le loro fatture?

Condizioni di pagamento comuni

Sebbene tu abbia molta flessibilità nell’impostare le condizioni di pagamento per le tue fatture, vale la pena controllare come fanno gli altri. Quali sono i periodi di pagamento più comuni nella pratica? Ecco i più popolari:

• 7 giorni,
• 14 giorni,
• 30 giorni,
• 60 giorni,
• 90 giorni.

In alcuni paesi, il periodo di pagamento legale è di 30 giorni. Questo è il caso, ad esempio, negli Stati Uniti, dove le fatture emesse dai liberi professionisti devono essere pagate entro 30 giorni. Allo stesso modo, nel Regno Unito, il periodo di pagamento predefinito è di 30 giorni dalla ricezione di una fattura, dalla consegna di beni o dalla fornitura di servizi.

D’altra parte, in alcuni paesi europei, un periodo di pagamento raccomandato per transazioni asimmetriche, cioè transazioni in cui le parti differiscono in dimensioni, è di 60 giorni. L’eccezione sono le transazioni con enti pubblici, che devono pagare la fattura entro 30 giorni. Tuttavia, nulla ostacola l’impostazione di un periodo di pagamento più breve, ad esempio 21 o 14 giorni. Quando dovresti informare il tuo appaltatore riguardo alla condizione di pagamento scelta?

Perché è una buona idea stabilire una condizione di pagamento all’inizio della cooperazione?

Devi ricordare che questioni come le date di pagamento devono essere determinate al momento della firma di un contratto o dell’accettazione di un ordine. Perché? Se non hai stabilito una data di pagamento prima di prendere un ordine, il tuo appaltatore si aspetterà di ricevere una fattura con un periodo di pagamento legale. Se gli invii una fattura con un periodo più breve, avrà il diritto di essere sorpreso. Questo non rifletterà bene su di te, soprattutto perché pagare la fattura dopo la scadenza può comportare interessi.

Pertanto, è meglio essere chiari quando accetti un ordine. Sarà sufficiente se, nella corrispondenza via email collegata all’istituzione dei dettagli dell’ordine, menzioni che intendi emettere una fattura con, ad esempio, una scadenza di pagamento di 14 giorni. In tal caso, il tuo appaltatore sarà consapevole di ricevere un documento da te, che dovrà pagare entro il periodo indicato. In questo modo, darai l’impressione di essere un professionista che si prende cura di tutti i dettagli della transazione.

Perché le grandi aziende hanno bisogno di condizioni di pagamento più lunghe?

Se lavori come libero professionista o gestisci una piccola impresa, probabilmente non ricevi molte fatture. Il percorso dalla ricezione di una fattura al suo pagamento è piuttosto breve, soprattutto quando utilizzi un software di contabilità che facilita il controllo dei costi. Puoi facilmente verificare se hai effettuato ordini per beni e servizi elencati nella fattura. Poi basta effettuare un bonifico in banca e il gioco è fatto.

Appare completamente diverso nelle grandi organizzazioni. Lì, una fattura deve passare attraverso due o più dipartimenti prima di essere finalmente pagata. Perché succede questo? Le fatture vanno all’ufficio del segretario o al dipartimento amministrativo, dove vengono accettate e registrate. Poi, vengono inoltrate al dipartimento contabile, ma questo non significa un pagamento immediato. A seconda delle procedure adottate in una determinata azienda, potrebbe essere necessario verificare chi ha ordinato beni o servizi, se l’importo è coerente con l’ordine firmato e se il periodo di pagamento o altri dati indicati sulla fattura sono corretti. Tali compiti possono essere svolti da persone completamente diverse.

Successivamente, la fattura viene presentata per il pagamento. Va notato che la firma della persona autorizzata ad approvare il pagamento è ancora necessaria per elaborare il bonifico. Questo richiede tempo, quindi dovresti tenerne conto quando collabori con grandi aziende. Tuttavia, quando determini il termine di pagamento ottimale per entrambe le parti, ricorda che andare agli estremi può essere sfavorevole. Devi anche tenere a mente le tue esigenze.

Perché le lunghe condizioni di pagamento influenzano la tua attività?

Stabilendo un termine di pagamento molto lungo, accrediti il tuo appaltatore. Mentre aspetti il pagamento, il tuo cliente può già beneficiare dei beni o dei servizi che hai fornito. Se ti avessero pagato immediatamente, saresti in grado di spendere i soldi e trarne vantaggio. Questo è particolarmente importante se hai problemi di liquidità. In tal caso, è meglio per te concordare condizioni di pagamento più brevi.

Se fatturi a qualcuno con un termine di pagamento molto lungo, come 90 giorni, e in quel momento ti rimangono pochi soldi, potresti dover richiedere un prestito in banca. Questo comporterà costi aggiuntivi che avresti potuto evitare se gli avessi fatturato con un periodo di pagamento più breve. Se qualcuno ti convince che un termine di pagamento più lungo non dovrebbe essere problematico, puoi sempre provare a ribaltare la situazione. Come farlo? Puoi offrire un pagamento anticipato per i tuoi servizi in cambio di un piccolo sconto. Questa può essere una soluzione molto migliore che richiedere un prestito costoso.

Come incoraggiare i tuoi appaltatori a pagare rapidamente le loro fatture?

Se il termine di pagamento è calcolato dalla data di ricezione della fattura da parte dell’appaltatore, allora una fattura inviata elettronicamente aiuterà a ottenere un pagamento più veloce. In questo caso non devi aspettare che un postino la consegni al tuo cliente. Inoltre, se il destinatario dei tuoi beni o servizi utilizza un sistema CRM, una fattura elettronica può semplificare il loro lavoro, grazie al quale puoi aspettarti un pagamento più veloce.

C’è qualcos’altro che puoi fare per accelerare il processo? Ad esempio, puoi offrire uno sconto per un pagamento più veloce. Ovviamente, devi calcolare l’importo dello sconto in modo da non perdere su di esso. Inoltre, puoi avvisare il tuo appaltatore che se non paga la fattura in tempo, aggiungerai interessi per il ritardo. In ogni caso, stabilisci una scadenza di pagamento reciprocamente vantaggiosa e poi monitora se il tuo cliente l’ha rispettata. Con la nostra app di fatturazione gratuita puoi impostare promemoria per i pagamenti in arrivo e con un solo clic controllare l’importo dovuto e le scadenze.

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