Come pianificare la gestione del cambiamento in un’azienda?

Che cos’è il change management in un’azienda?

Il change management è un processo che implica la pianificazione e l’implementazione di nuovi metodi operativi all’interno di un’impresa. Questo approccio presuppone che il cambiamento non sia limitato a singole posizioni o dipartimenti, ma debba interessare l’intera struttura organizzativa.

L’obiettivo di questa strategia è organizzare e affrontare le varie sfide che molte aziende devono affrontare.

Change management in un’azienda – quando implementarlo?

Possiamo distinguere diverse premesse in cui vale la pena avviare il processo di cambiamento, o quando è inevitabile e cruciale per la sopravvivenza dell’azienda. Queste saranno, ad esempio:

• Ristrutturazione o fusione dell’azienda;
• Trasformazioni e sviluppi tecnologici che cambieranno il funzionamento dell’intero settore;
• Disponibilità a migliorare l’efficienza;
• Alto turnover dei dipendenti;
• Implementazione di una nuova strategia di sviluppo;
• Introdurre un nuovo stile di gestione – agile o lean management;
• Cambiare la struttura organizzativa.

Il modello di change management di Kotter

Il modello di cambiamento di Kotter consiste in 6 fasi ed è utilizzato dai leader per implementare con successo il cambiamento organizzativo. Queste sono presentate come segue:

1. Creare un senso di urgenza

Il primo passo è creare consapevolezza della necessità di cambiamento. Tutti i membri del team devono comprendere che il cambiamento è necessario per il miglioramento continuo dell’azienda. Questo è un aspetto chiave che determina la futura sostenibilità dei cambiamenti apportati. Per fare ciò, è necessario identificare problemi e opportunità. Il modo migliore per farlo è coinvolgere i dipendenti e incoraggiarli a discutere la questione. Spiega le ragioni per cui il cambiamento è necessario in questo momento per l’azienda. Puoi anche coinvolgere persone esterne legate al tuo settore per ottenere una prospettiva più ampia.

2. Redigere un team o designare individui responsabili del processo di change management

L’implementazione di questo passo dipende dalle dimensioni e dalle risorse della tua organizzazione. Tuttavia, come regola generale, è consigliabile delegare tale compito a una persona fidata con cui vedi un’attitudine a guidare l’intero processo. Questa persona dovrebbe essere esperta e familiare con il funzionamento dell’intera organizzazione, e avere capacità di leadership e comunicazione.

3. Formulare una visione e una strategia per il cambiamento

La visione è una parte importante dello sviluppo della strategia perché facilita la comprensione degli obiettivi strategici di un’azienda. Inoltre, la visione dovrebbe essere visibile in tutti gli aspetti dell’azienda. In questo modo, puoi costruire impegno da parte del tuo team, oltre a influenzare positivamente la comunicazione esterna e il valore del marchio. Per illustrare meglio i futuri cambiamenti e miglioramenti, puoi utilizzare diagrammi di flusso dei processi.

4. Rimuovere ostacoli e aumentare la motivazione

All’inizio, è necessario sapere quali vincoli (colli di bottiglia) l’azienda sta affrontando. Quali processi aziendali generano perdite e riducono l’efficienza del team? Cerca di trovare soluzioni per rimuoverli o minimizzare i loro effetti negativi. Inoltre, ricorda di coinvolgere e premiare i dipendenti stessi per il supporto al cambiamento. Monitora i progressi, ad esempio con KPI.

5. Concentrarsi su obiettivi a breve termine e celebrare piccoli successi

Stabilisci obiettivi raggiungibili – questo è particolarmente essenziale nelle prime fasi dell’implementazione del cambiamento, quando il team potrebbe tendere a dubitare e scoraggiarsi rapidamente. Puoi utilizzare il principio SMART per stabilire obiettivi strategici.

6. Mantenere il livello raggiunto

Spesso, la vera sfida è implementare cambiamenti affinché diventino parte dell’apprendimento e dello sviluppo continuo in vari ambiti dell’azienda. Pertanto, analizza sistematicamente i tuoi successi e gli aspetti che vale la pena migliorare. Incoraggia i dipendenti a condividere le loro idee – sono loro ad avere una conoscenza ampia e pratica dei processi aziendali. Possono individuare carenze dove chi occupa posizioni più elevate non le vede. Puoi anche optare per il benchmarking e prendere ispirazione dalle esperienze di altre aziende.

Vantaggi e svantaggi del change management

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi associati all’implementazione di una strategia di change management in un’azienda? Scopriamolo!

VANTAGGI

• Una migliore comprensione delle operazioni aziendali e della cultura organizzativa da parte della direzione e dei dipendenti;
• È un buon punto di partenza per nuove soluzioni innovative;
• Aumenta la motivazione dei membri del team nel loro lavoro quotidiano;
• Consente di eliminare processi inefficienti;
• Aumenta la capacità dell’organizzazione di adattarsi al cambiamento;
• Consente all’azienda di crescere ampiamente e adattarsi ai cambiamenti dinamici del mercato;
• Garantisce coerenza nelle operazioni dell’azienda.

FALLIMENTI

• Il processo intero può incepparsi (tuttavia, tieni presente che eventuali cambiamenti significativi nel modo in cui organizzi non dovrebbero essere bruschi e avventati);
• Se non prendi in considerazione le opinioni dei tuoi dipendenti, potrebbero sentirsi riluttanti e resistere al cambiamento. In questo modo, stai impedendo a te stesso di implementare con successo la tua nuova strategia;
• Implementare cambiamenti può anche comportare formazione per i dipendenti, il che genera costi aggiuntivi.
• Le tecniche scelte potrebbero non essere adattate alle specifiche operazioni dell’azienda. Di conseguenza, lo sforzo e il lavoro investiti nel processo si riveleranno inefficaci.

Riepilogo

Gestire il cambiamento in un’azienda è fondamentale per uno sviluppo e un’adattamento di successo a un ambiente aziendale in evoluzione. Richiede un approccio strategico, comunicazione efficace, coinvolgimento dei dipendenti e monitoraggio efficace dei progressi. È un processo per garantire un’adattamento fluido e raggiungere risultati desiderati nelle attuali condizioni di mercato altamente volatili.

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