Stimare il tempo necessario per svolgere un’attività specifica è uno degli elementi essenziali per una migliore organizzazione delle nostre vite – sia al lavoro che a casa (ad esempio, per le faccende domestiche). Molte persone hanno riserve su questa tecnica, poiché credono che nella maggior parte dei casi sia semplicemente impossibile stimare con precisione il tempo necessario a causa della dipendenza da troppi fattori esterni. Tuttavia, ci sono modi in cui possiamo svolgere meglio questo processo, che può essere cruciale, ad esempio, quando si crea un programma di progetto. Ve li presentiamo di seguito.
Per stimare correttamente il tempo di lavoro, non è sufficiente semplicemente scrivere un elenco di compiti e specificare il numero di ore necessarie per completarli. È importante indicare per ogni compito un elenco completo delle attività che verranno svolte come parte del suo completamento.
Successivamente, noterai quali attività sarai in grado di svolgere da solo, quando dovrai consultarti con altre persone (e adattarti ai loro orari o attendere la loro approvazione) e quale attività richiederà di dedicare più tempo (ad esempio, compiti creativi). Pertanto, quando crei una timeline di progetto, devi tenere conto delle scadenze tue e degli altri.
È sempre utile imparare dagli errori – sia propri che altrui – quindi come passo successivo, chiediti se hai svolto attività simili in passato e quanto tempo ti ci è voluto, e poi trai delle conclusioni. Se non ti sei occupato di un compito del genere, chiedi ai membri del tuo team – potrebbe esserci qualcuno nel tuo team che ha già svolto questo tipo di attività e sarà in grado di darti un’indicazione su quanto tempo dovrebbe richiedere per completarlo. Ricorda, è sempre meglio chiedere piuttosto che pentirsi di non aver seguito il consiglio.
Quando prepari la timeline del progetto, è una buona idea organizzare un incontro di tutti i membri del team e fare stime insieme. Un mix di diverse competenze ed esperienze ti permetterà sicuramente di ottenere risultati migliori.
Hai stimato il tempo necessario per completare tutti i passaggi di un singolo compito? Ottimo – ora estendi quel tempo di, ad esempio, il 10-20% (a seconda del tipo di compito) per lasciare spazio all’imprevisto (soprattutto se, dopo il primo passo, sai già che dipenderai da altre persone).
Malattie, vacanze programmate e non programmate, ritardi nelle consegne, consultazioni o test sono solo esempi di base di situazioni che possono influenzare le nostre attività, prolungandone significativamente l’esecuzione. Tuttavia, sono una parte invariabile del business, quindi devi essere preparato ad affrontarle, anticipando il tempo necessario. Se non succede nulla, completerai semplicemente il compito prima del previsto – e tutti saranno felici di questo.
L’ultimo passo menzionato è importante perché ti consente di controllare completamente la situazione, riducendo così il rischio di colli di bottiglia e incapacità di rispondere a essi. È per questo motivo che, una volta che hai fatto una stima del tempo necessario per un dato compito, dovresti confrontare regolarmente il programma effettivo con le previsioni che hai preparato in anticipo.
In questo modo, potresti scoprire le ragioni per cui le stime non corrispondono alla realtà e trarre conclusioni che utilizzerai per il tuo prossimo compito. Puoi monitorare i progressi di un progetto, ad esempio, utilizzando applicazioni speciali progettate per misurare il tempo, o utilizzando software di gestione progetti – come Firmbee.
Una stima appropriata del tempo necessario per compiti specifici è essenziale per massimizzare la produttività di ciascun singolo dipendente, ma anche per garantire che il progetto venga completato secondo il programma concordato. L’uso dei metodi sopra descritti, insieme al monitoraggio costante delle attività in corso (tracciamento del rispetto degli obiettivi, verifica di colli di bottiglia e apportare modifiche se necessario), è il requisito per il successo del progetto.
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Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.
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