Tutto avviene attraverso il parlare, condividere e trovare soluzioni, piuttosto che, come nel caso degli esercizi sul campo, fare o recitare. In una tale forma, la cosa cruciale è imparare e vedere se le disposizioni teoriche si traducono in emergenze reali. Da questo articolo, imparerai quale valore possono portare gli esercizi da tavolo a un’organizzazione, quando vale la pena condurli e come gestirli correttamente.
Un esercizio da tavolo è un incontro volto a progettare procedure da seguire e misure da adottare durante un’emergenza. A seconda del tipo di organizzazione, può comportare la definizione di modi per rispondere a un attacco informatico, a un disastro naturale come un terremoto o a un attacco terroristico improvviso. Potrebbe anche avere uno scopo più informale, come capire come gestire la perdita di membri essenziali del team o l’improvvisa apparizione di un concorrente sul mercato.
Indipendentemente dal grado di emergenza, gli esercizi da tavolo hanno una cosa in comune: uno scenario predefinito con misure specifiche da adottare e la loro progressione. Senza lo scenario, condurre un TXT non ha senso. Questo perché lo scopo principale di questi esercizi è verificare se le disposizioni teoriche operative nell’organizzazione si riflettono nella realtà e se è necessario apportare modifiche. Quindi, se la tua organizzazione non ha un piano d’azione definito in caso di emergenza, il primo passo dovrebbe essere scrivere uno scenario del genere.
Gli esercizi si svolgono in un ambiente rilassato per consentire a tutti i membri del team di definire liberamente i propri ruoli nella risposta a situazioni particolari e discutere questioni problematiche senza paura o vergogna. Qui non si tratta di competizione e di testare se i dipendenti possono agire sotto pressione, ma di imparare e lavorare come una squadra.
Condurre un esercizio da tavolo non richiede tanto tempo quanto un esercizio sul campo, ma richiede comunque di dedicare tempo e convocare i singoli membri del team. Dovrai impegnare alcune risorse, ma ciò che otterrai in cambio sono molti benefici non solo per l’organizzazione, ma anche per i membri del team.
La pianificazione di un esercizio da tavolo dovrebbe iniziare con la definizione dell’obiettivo che si desidera raggiungere dopo che è stato svolto e come si prevede di applicare i risultati ottenuti. Per alcuni, la questione chiave riguarderà l’educazione di quei membri del team che hanno perso l’opportunità di analizzare le varie disposizioni nei piani in precedenza. Altri vi troveranno un’opportunità per valutare se i principi teorici si riflettono nella realtà. Qualunque sia il tuo principale incentivo per condurre tali esercizi, è certo che porteranno molti più benefici di quanto tu possa pianificare.
Sebbene l’esercizio da tavolo sia statico e si svolga sotto forma di una conversazione informale di gruppo, ci sono comunque alcune regole da seguire. Devi designare le persone che parteciperanno all’esercizio e assegnare loro ruoli specifici. Altre persone possono osservare e seguire lo scenario, ma per evitare il caos non dovrebbero prendere parte attiva durante l’esercizio stesso. Gli osservatori possono anche esprimere i loro punti di vista, che possono rivelarsi utili durante la valutazione e la documentazione dell’esercizio, quindi è opportuno stabilire un momento per fare domande e formulare suggerimenti subito dopo il TXT.
Un elemento vitale dell’intera iniziativa è la nomina del giusto leader/facilitatore. Puoi decidere di scegliere qualcuno dal tuo team o assumere un professionista per questo compito. In ogni caso, dovrebbe essere qualcuno che non solo conosce molto bene lo scenario e le regole dell’azienda e i compiti dei singoli membri del team, ma ha anche le specifiche qualità interpersonali per condurre l’esercizio in modo appropriato.
Il facilitatore dovrebbe sapere e decidere con attenzione quando seguire e quando guidare il gruppo. L’asset chiave che dovrebbe avere è la capacità di fornire condizioni confortevoli per una discussione creativa e di presiedere il dibattito per mantenerlo focalizzato. Un leader di esercizi da tavolo affermato sentirà il gruppo e manterrà un buon equilibrio tra rilassatezza e regole rigide.
Lo scenario dovrebbe rispondere alla minaccia potenziale che è più reale per l’organizzazione. Molto dipende dal tipo di attività, ma anche dalla posizione della sede. Un tale piano d’azione può affrontare l’insorgere di un uragano o di un altro elemento, ma può anche specificare i prossimi passi per affrontare un massiccio attacco informatico.
Indipendentemente da quale sia il tuo obiettivo, lo scenario dovrebbe definire e descrivere in dettaglio una situazione abbastanza realistica. Deve includere domande per i singoli per metterli nella giusta mentalità e verificare che stiano prendendo le decisioni giuste. Questo perché ogni membro del team deve sapere a chi contattare in caso di crisi, quali azioni sono essenziali e quali risorse rimanenti dare priorità e proteggere. Devono familiarizzare con lo scenario generale prima dell’incontro programmato in modo da potersi preparare adeguatamente.
Lo scenario deve includere un copione specifico, tuttavia, vale la pena puntare su una certa flessibilità qui. Forse nel corso della discussione, ulteriori punti cambieranno e l’approccio dei membri del team darà una nuova luce all’intera situazione. In tal caso, è meglio che il leader non interrompa la discussione, la lasci fluire e si allontani leggermente dal copione originale per forgiare uno migliore e aggiornato.
Gli esercizi fanno comprendere ai membri del team i loro ruoli e testano se conoscono le varie disposizioni per rispondere correttamente in caso di emergenza. Tuttavia, il vero valore dell’esercizio da tavolo deriva dall’analisi di questa discussione e risiede nell’opportunità di apportare miglioramenti e migliorare le soluzioni già esistenti. Per questo motivo, è altrettanto importante analizzare l’intero evento dopo che l’esercizio è già stato svolto e redigere un rapporto basato su di esso. Queste informazioni possono migliorare il piano di emergenza e verificare le lacune in esso.
Naturalmente, ogni approccio alla gestione del rischio e alla preparazione alle emergenze ha i suoi pro e contro. I risultati che forniscono sono influenzati da diverse variabili emergenti, ambienti, circostanze e persone. Lo stesso vale per l’esercizio da tavolo. Indubbiamente, questo esercizio ti consente di testare le linee guida esistenti e valutare l’ambiente e le persone. Ti consente anche di conoscere le proposte di altri membri del team.
È anche una grande opportunità di apprendimento e di domande che non richiede molte risorse e non è troppo laboriosa. Inoltre, tali esercizi possono anche svolgersi a distanza, quindi funzioneranno bene per le organizzazioni con diverse sedi in tutto il mondo.
Tuttavia, ciò non significa che questo metodo sia una soluzione ideale, ha anche i suoi svantaggi. Innanzitutto, un’atmosfera rilassata e un discorso teorico non rifletteranno mai l’evento reale, durante il quale anche i dipendenti ben preparati possono fallire, poiché si aggiungono stress e la necessità di agire in fretta. Durante un esercizio da tavolo, puoi verificare che tutti conoscano il proprio ruolo, ma non sempre riuscirai a rilevare tutti i difetti nel piano. Alcuni di essi emergeranno solo durante situazioni reali, non durante discussioni teoriche.
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Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.
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