Grandi e piccoli, interni ed esterni, produzione e ricerca… Possiamo categorizzare i progetti aziendali per dimensione, durata, costo, principi, obiettivi e persino le industrie a cui si riferiscono. Ma perché le differenze tra i tipi di progetti sono importanti per le aziende?
È importante per i project manager rispondere alla domanda su quali tipi di progetti stanno implementando? Potrebbe sembrare insignificante rispetto alla gestione e implementazione efficace del progetto.
Tuttavia, la conoscenza della classificazione dei progetti diventa cruciale quando si sceglie il metodo di implementazione e la priorità dei progetti nell’organizzazione o dei compiti nel progetto stesso. Inoltre, influisce significativamente sulla composizione del team di progetto. Pertanto, sulla base delle conoscenze disponibili e delle buone pratiche, esamineremo i tipi di progetti più comuni per prepararci bene alla loro avvio e implementazione.
L’ambito di un progetto può inizialmente apparire radicalmente diverso per la persona che commissiona il progetto e per lo sviluppatore del progetto. Ecco perché è così essenziale determinare in dettaglio quali compiti e budget includere nell’elenco. Soprattutto, nel caso in cui un soggetto esterno gestisca il progetto, in particolare un nuovo cliente, l’ambito del progetto è, quindi, un concetto chiave che appare spesso in accordi e contratti. Dipende principalmente dallo scopo dietro il progetto.
Definire l’ambito di un progetto è quindi cruciale da una prospettiva aziendale principalmente perché consente di controllare i compiti nel progetto. Il compito principale del Project Manager consiste nel prevenire l’espansione incontrollata del progetto (scope creep) o perdere di vista lo scopo dietro i compiti.
In base alla durata del progetto, possono essere suddivisi in:
Definire la durata di un progetto è particolarmente importante quando si stabilisce contrattualmente una scadenza per la consegna di un prodotto finito a un cliente, o si organizza un evento in una data pianificata con largo anticipo. Definire fin dall’inizio quale intervallo di tempo il progetto comprende consente di gestire efficacemente il tempo, monitorare il budget e gestire i rischi nel progetto.
Pur essendo il progetto in sé un’iniziativa unica, possiamo anche parlare di progetti una tantum e ciclici. Un esempio dei primi è la modernizzazione di un ufficio e l’equipaggiamento con illuminazione a risparmio energetico, mentre i secondi sono la campagna annuale di piantumazione di alberi su terreni di proprietà dell’azienda. Nel caso di progetti ciclici, è molto importante avere una documentazione dettagliata del progetto, inclusi, ad esempio, i dettagli di contatto dei subappaltatori o un confronto dei costi di consegna. Questo perché saranno molto probabilmente utili per il prossimo ciclo di implementazione.
La complessità di un progetto è uno dei fattori chiave che determinano il suo metodo di implementazione. Questo perché i progetti semplici, i cui risultati sono simili a servizi precedentemente eseguiti o prodotti commercializzati, non richiedono una gestione estesa. Se il team è composto da professionisti, metodi come Kanban o Scrumban funzionano meglio per loro.
Fonte: bacheca kanban da uno strumento di gestione progetti gratuito: www.firmbee.com
I progetti con un alto grado di complessità, d’altra parte, richiedono una riflessione più lunga sulla scelta del metodo di gestione. Il Project Manager deve, prima di tutto, determinare la risposta alla domanda: sarà possibile comunicare con il cliente in modo sufficiente per gestire il progetto in una metodologia agile? I soggetti interessati saranno disposti a partecipare alle fasi successive del progetto, o preferirebbero fare affidamento sul classico modello a cascata e su un programma di progetto predeterminato?
Il criterio di finanziamento è un altro modo per distinguere i diversi tipi di progetti. Pertanto, ci saranno progetti finanziati da fondi:
Tra le risorse esterne, vale la pena menzionare fonti di finanziamento pubbliche e private. In generale, i progetti finanziati internamente richiedono solitamente molta meno documentazione, poiché il budget del progetto non deve essere preparato e contabilizzato secondo i criteri formali dei soggetti esterni.
I temi del progetto sono un importante tipo di classificazione soprattutto a causa della specializzazione professionale dei Project Manager. Per illustrare quanto possano essere diversi questi temi, diamo un’occhiata a un elenco di esempi:
Classificare i tipi di progetti può aiutarti a scegliere il miglior metodo di gestione, scrivere il miglior contratto e persino decidere quanto dettagliata sarà necessaria la documentazione del progetto. Definire chiaramente la collaborazione tra i soggetti interessati, l’ambito del progetto e le fonti di finanziamento fin dall’inizio della pianificazione può avere un impatto significativo sul successo e sull’efficienza quotidiana dell’implementazione del progetto.
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Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.
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