Strategie per incontri d’affari efficaci

Cosa può aiutare a risolvere questo problema? Innanzitutto, analizzare attentamente se un argomento può essere discusso in modo diverso, via email o come nota scritta. In secondo luogo, cercare modi per garantire che, con la necessità di vederci faccia a faccia di persona o online, il tempo venga speso nel modo più efficiente possibile. Ecco le migliori strategie per riunioni aziendali efficaci.

Riunioni aziendali efficaci – sono necessarie?

Questa domanda dovrebbe senza dubbio ricevere una risposta affermativa – anche se, attualmente, le aziende funzionano bene con l’aiuto di vari tipi di messaggistica istantanea. Perché? Perché nessuno scambio di email (che di solito sono ponderate, abbreviate, prive di emozione, ecc.) fornirà il tipo di risultati che una discussione – una sessione di brainstorming in cui le opinioni, i pensieri e le idee di persone diverse con background diversi si scontrano.

Le riunioni aziendali diventano particolarmente indispensabili quando ci preoccupiamo di prendere una decisione importante per il team o l’azienda, risolvere un problema serio, discutere una strategia che influisce sulle operazioni a lungo termine dell’azienda o generare nuove idee (ad es. per campagne di marketing del marchio). Nessuna azienda, indipendentemente dal settore in cui opera, può quindi fare a meno di discussioni dal vivo o online in gruppi più piccoli o più grandi.

Una riunione aziendale efficace – perché è così difficile organizzarne una?

Si possono elencare diverse ragioni dietro il fatto che le chiamate aziendali richiedano troppo tempo, non riescano a fornire i risultati attesi e facciano sentire i partecipanti come se il loro tempo fosse stato sprecato. Partendo dalla tradizionale puntualità, alla mancanza di un piano definito (“saltando” da un argomento all’altro) e di un obiettivo (il risultato che vogliamo raggiungere, che porta a deliberazioni inutili), fino alla moderazione inadeguata della discussione da parte dell’organizzatore.

Queste ragioni più comuni portano al fatto che c’è bisogno di organizzare un’altra opportunità per parlare dello stesso argomento, perché la prima volta si è rivelata insufficientemente efficace, il che influisce sul lavoro (tasso di prestazione di altri compiti) di ciascun partecipante.

Riunioni aziendali efficaci – strategie da implementare

Quindi, cosa puoi fare per garantire che nessun partecipante dica “Questa questione avrebbe potuto essere discussa via email”? Ecco le 5 cose principali di cui dovresti occuparti se sei impegnato a tenere solo riunioni aziendali efficaci.

1. Definire l’obiettivo

Prima di organizzare una discussione, è necessario definire chiaramente il suo scopo, perché, senza questo elemento, la discussione potrebbe rivelarsi caotica e quindi – improduttiva. Definire lo scopo permetterà a tutti i partecipanti di concentrarsi sulle questioni rilevanti e guidare la discussione nella giusta direzione. Pertanto, all’inizio indica se l’obiettivo è prendere una decisione specifica, risolvere un problema o forse sviluppare nuove idee.

2. Preparare l’agenda

L’agenda è l’elemento più cruciale – subito dopo l’obiettivo – delle riunioni aziendali efficaci. Un piano definito punto per punto a cui i partecipanti aderiscono, insieme a coloro che sono responsabili di parlare dell’argomento in questione, porterà ai risultati attesi (perché ogni partecipante sa cosa aspettarsi). Assicurati di inviare l’agenda ai partecipanti alcuni giorni prima, in modo che tutti abbiano tempo per familiarizzare con essa e prepararsi adeguatamente per discutere i punti.

3. Controllare il tempo

Superare il tempo stabilito per i singoli punti (o anche la mancanza di una chiara struttura temporale, cioè, una quantità specifica di tempo che può essere spesa su un particolare punto) può portare a una discussione prolungata, risultando in una perdita di concentrazione e interesse tra i partecipanti. Una gestione del tempo inefficace aumenta i livelli di affaticamento, riducendo significativamente l’efficienza e il coinvolgimento, motivo per cui è così importante attenersi al programma in ogni momento.

4. Limitare il numero di questioni da discutere

Ricorda anche che cercare di discutere troppi argomenti in una sola riunione può portare a una discussione affrettata e superficiale e a un’incapacità di esplorare ciascun argomento in profondità. È meglio concentrarsi su alcuni dei punti più rilevanti e dare loro l’adeguata attenzione, ma discutere questioni correlate all’argomento ma di minore importanza, come un’email.

5. Garantire la partecipazione attiva

Per garantire una riunione aziendale pienamente efficace, incoraggia i partecipanti a partecipare attivamente alla discussione. Fai domande, ascolta le loro opinioni e invitali a condividere idee, assicurandoti che rimangano concentrati sugli argomenti in questione. Eliminare distrazioni inutili (come ricevere telefonate durante la discussione) ti aiuterà particolarmente a farlo.

Riunioni aziendali efficaci – sintesi

Nessun dipendente o partner ama sentirsi come se avesse sprecato il proprio tempo lavorativo partecipando a una riunione che non è riuscita a concordare su questioni importanti. Poi si insinua l’amarezza poiché si sarebbe potuto concentrarsi su altri compiti durante quel tempo.

Per questo motivo, ogni organizzatore di discussioni – sia interne con i dipendenti che con partner esterni – dovrebbe prepararsi di conseguenza, utilizzando, ad esempio, le strategie descritte sopra, specialmente nell’area della definizione dell’obiettivo e della creazione di un’agenda dettagliata. La combinazione di tutti questi suggerimenti garantirà che tutti si sentano come se stessero partecipando a una riunione aziendale efficace.

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