Perché utilizzare un software di gestione progetti? | #10 Iniziare con la gestione dei progetti

L’implementazione di ogni progetto richiede l’uso di software? Presumibilmente no. Tuttavia, vale la pena eseguire calcoli complicati nella propria memoria con una calcolatrice a portata di mano, quando il tempo e l’accuratezza del risultato sono importanti? Vale la pena presentarsi a una riunione con un raccoglitore pieno di appunti quando i partecipanti vogliono leggere una presentazione interessante e concisa?

Software di gestione progetti – indice:

  1. Introduzione
  2. Risparmiare tempo
  3. Monitorare lo stato del progetto
  4. Rendere le informazioni disponibili
  5. Garantire la continuità del progetto
  6. Riepilogo

Perché utilizzare il software di gestione progetti? Introduzione

Nessuno ha probabilmente bisogno di essere convinto a utilizzare il software di gestione progetti. Soprattutto se stiamo parlando di progetti grandi e complessi che semplicemente non possono essere gestiti su carta. Tuttavia, vale la pena chiarire quali sono i benefici dell’utilizzo del software di gestione progetti. Innanzitutto, considera se nella nostra pratica di gestione progetti abbiamo tutte queste aree sotto controllo. In secondo luogo, possiamo scegliere il software più adatto alle specifiche dei nostri progetti e al lavoro di squadra.

Vorremmo evidenziare quattro aree il cui miglioramento è cruciale per gli utenti del software di gestione progetti. Queste sono:

  • risparmiare tempo
  • monitorare lo stato del progetto
  • garantire la disponibilità delle informazioni
  • garantire la continuità del progetto

Le esamineremo una per una di seguito, seguite da una discussione sulle funzionalità del software degne di nota, oltre a uno sguardo ad alcune delle soluzioni più popolari disponibili sul mercato.

Risparmiare tempo

I benefici in termini di risparmio di tempo del software risiedono principalmente nel miglioramento dell’organizzazione del progetto. Questo perché significa una pianificazione semplice e una flessibile delineazione del quadro del progetto. Preparare un documento di progetto o un diagramma di Gantt è molto più semplice e pratico quando viene fatto subito nel programma che utilizzeremo successivamente per gestire il progetto.

Infatti, invece di utilizzare strumenti esterni, i piani possono essere integrati man mano che il progetto avanza con compiti dettagliati pubblicati su tavole Kanban o nel backlog del progetto. Questo fornirà una misurazione completamente realistica del tempo speso su compiti specifici da parte di membri concreti del team di progetto.

Tuttavia, quando si tratta di gestione del tempo del progetto, la scelta del software stesso e se è già familiare al team è di notevole importanza. Dopotutto, i programmi di gestione progetti variano significativamente in complessità, e la curva di apprendimento può diventare difficile da navigare. Mentre Firmbee è un ambiente trasparente che contiene tutti gli strumenti necessari per gestire un progetto, Jira è uno strumento colossale e molto complesso che consente l’automazione dei compiti e integrazioni con programmi esterni.

Monitorare lo stato del progetto

La seconda area di focus per il software di gestione progetti è il monitoraggio in tempo reale dello stato del progetto. Ogni programma include strumenti analitici per visualizzare le statistiche. Mostrano, tra le altre cose:

  • lo stato attuale dell’implementazione dei compiti – quanti compiti sono stati completati e a che ora, chi ha completato quali compiti,
  • confrontare i risultati reali con le assunzioni – ad esempio, utilizzando un grafico che confronta il tempo medio di un compito con il suo corso reale,
  • lo stato dell’implementazione del budget, così come
  • strumenti predittivi per valutare se le cose stanno andando nella giusta direzione.

Rendere le informazioni disponibili

Un’altra questione che il software aiuta a risolvere è la disponibilità in tempo reale delle informazioni sul progetto per il team e gli stakeholder. I principali vantaggi del software di gestione progetti sono la possibilità di accedere in qualsiasi momento, così come la differenziazione dei permessi – ad esempio, per modificare i compiti o visualizzare le statistiche delle prestazioni dei singoli membri del team. Ad esempio, a un cliente può essere fornita la possibilità di visualizzare i compiti completati in una data settimana, ma non l’autorità di modificare l’elenco dei compiti da completare nei giorni successivi.

In una parola, la terza area importante è facilitare il mantenimento del giusto ordine nel progetto, così come la trasparenza della comunicazione. Ultimo ma non meno importante, l’uso di un documento di progetto collaborativo, modificato al volo, aiuta a costruire un senso di appartenenza al team e responsabilità per il completamento dei compiti assegnati che contribuiscono all’obiettivo del progetto.

Garantire la continuità del progetto

Un vantaggio importante ma spesso trascurato dell’utilizzo del software di gestione progetti è che mantiene la continuità in caso di cambiamenti di personale. Questi possono riguardare sia il Project Manager che altri membri del team. Grazie alla disponibilità di dati storici del progetto e strumenti analitici, una nuova persona può farsi un’idea della situazione relativamente facilmente e essere rapidamente introdotta a nuovi compiti. Senza rivedere la documentazione completa del progetto, può anche scoprire, tra le altre cose, cosa è già stato fatto, quali compiti stanno causando difficoltà al team e se il progetto viene implementato secondo il programma e il budget.

Riepilogo

Il software di gestione progetti riduce il tempo necessario per completare i progetti. Dalla pianificazione alla delega dei compiti, fino al controllo del loro completamento da parte dei membri del team, che non deve essere registrato ogni volta dal Project Manager. Tutti questi passaggi vengono eseguiti in modo più efficiente. Quindi vale la pena investire tempo nell’apprendimento del programma giusto.

Facilita anche il monitoraggio della situazione attuale e garantisce che tutti gli stakeholder abbiano accesso alle informazioni relative al progetto che li riguardano in qualsiasi momento. Dobbiamo aggiungere a questo la notevole comodità di avere tutti i dati raccolti in un unico posto, dove è facile gestirli. Queste funzionalità rendono anche più facile garantire la continuità del progetto, anche in caso di cambiamenti radicali di personale.

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Caroline Becker

Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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