Obiettivo del progetto. Cos’è e come definirlo bene? | #15 Iniziare con la gestione dei progetti

Il obiettivo del progetto, o ciò che vogliamo raggiungere eseguendo il progetto, deve essere chiaro a tutti i soggetti coinvolti. Per il team, il Project Manager, i clienti, i beneficiari e anche la direzione dell’organizzazione. È la base per coordinare le attività, impostare obiettivi individuali e allocare compiti. È dalla distanza del suo raggiungimento che si misura lo stato del progetto. Quindi, come definire bene l’obiettivo del progetto?

Obiettivo del progetto – indice:

1. Introduzione
2. Qual è l’obiettivo del progetto?
3. Gli errori più comuni nella formulazione dell’obiettivo del progetto
4. Come definire l’obiettivo del progetto?
5. Riepilogo

Introduzione

L’obiettivo del progetto include molti obiettivi e traguardi più piccoli. Lo sovrasta tutti nel rispondere alla domanda “Cosa facciamo?”. Quindi, cosa dovrebbe essere incluso in una formulazione adeguata di un obiettivo di progetto per supportare al meglio un avvio fluido dell’implementazione?

Qual è l’obiettivo del progetto?

Nella settima edizione del PMBOK, l’obiettivo del progetto è definito come:

“Qualcosa verso cui sono dirette le azioni, una posizione strategica, un obiettivo da raggiungere, un risultato da elaborare, un prodotto prodotto o un servizio fornito.”

Pertanto, l’obiettivo del progetto non deve essere materiale. Sebbene il risultato di molti progetti includa la produzione di un articolo, contenuto o software, può anche includere un servizio o un cambiamento nel cliente o nell’organizzazione stessa. Un obiettivo di progetto è, ad esempio:

• Implementazione del processo presso il cliente A entro la fine di dicembre di quest’anno
• Raggiungere zero emissioni di gas serra entro il 2025
• Lancio del prodotto B sul mercato europeo entro la fine di gennaio 2023
• Organizzazione di un evento C per 1.000 persone il prossimo maggio
• Ottimizzare le spese e ridurre i costi del 30% nel dipartimento D della Società E
• Ridurre il numero di reclami del 10% nel prossimo trimestre.

L’obiettivo perseguito è quindi strettamente legato alla visione del progetto, che indica il motivo per cui si persegue l’obiettivo rispondendo alle domande “perché?” e “a cosa serve?”.

Gli errori più comuni nella formulazione dell’obiettivo del progetto

Uno dei più comuni errori che sorgono nella formulazione di un obiettivo di progetto è assumere che tutti i soggetti coinvolti “sappiano cosa fare”. E di conseguenza, non c’è bisogno di formulare un obiettivo di progetto o creare documenti correlati. Sfortunatamente, anche se questo è vero nella prima settimana di implementazione del progetto, l’obiettivo diventa rapidamente sfocato e l’ambito del progetto si espande e cambia. Pertanto, l’implementazione spontanea del progetto raramente produce i risultati attesi.

Per questo motivo, il raggiungimento di un obiettivo di progetto aziendale è solitamente determinato non solo dai documenti di progetto ma anche dai KPI, Indicatori Chiave di Prestazione. Questi di solito riguardano la realizzazione del budget del progetto, la qualità dell’esecuzione e il tempo impiegato per completare il progetto. È con questi che gli errori che si verificano più frequentemente nella formulazione dell’obiettivo del progetto sono correlati. Questo perché riguardano il fatto che il risultato previsto non è misurabile in nessuno degli aspetti chiave. Non è specificato in esso, ad esempio:

• Quanto tempo ci si aspetta che duri il progetto?
• Quali caratteristiche deve avere il prodotto affinché il progetto sia considerato completo?
• Qual è il limite invalicabile del budget allocato per la sua implementazione?

Per prevenire che si verifichino tali problemi, vale la pena utilizzare tecniche collaudate per definire correttamente lo scopo del progetto.

Leggi anche: Tipi di progetti

Come definire l’obiettivo del progetto?

Una delle tecniche più comunemente applicate per formulare un obiettivo di progetto è SMART, che sta per:

• S-Specifico (Specifico) – l’obiettivo dovrebbe essere il più specifico possibile, ma deve coprire tutte le sfere di attività incluse nel progetto
• M-Misurabile – budget, tempo di implementazione, numero di persone coinvolte e la possibilità di impostare misure oggettive per determinare se il progetto è stato completato sono chiavi per un obiettivo di progetto ben definito
• A-Raggiungibile (Achievable) – a causa di circostanze imprevedibili, può sempre accadere che l’obiettivo non possa essere raggiunto, ma al momento della sua impostazione, dovrebbe essere percepito come raggiungibile da tutti gli stakeholder e dal team di progetto
• R-Reale (Rilevante) – un obiettivo di progetto è realistico se è raggiungibile con le risorse disponibili per l’organizzazione, piuttosto che richiedere, ad esempio, cento specialisti difficili da trovare e assumere
• T-Temporale – il progetto dovrebbe avere una durata chiaramente definita e il raggiungimento del risultato previsto.

Per vedere se il tuo obiettivo di progetto soddisfa i requisiti SMART, prova a rispondere alle seguenti domande:

• Cosa succederà quando l’obiettivo sarà raggiunto?
• Questo obiettivo ti ispira e ti motiva?
• Secondo le tue conoscenze ed esperienze, questo obiettivo è raggiungibile?
• I progressi verso questo obiettivo possono essere monitorati e come?
• Quando apparirà il risultato atteso?

Riepilogo

Un obiettivo di progetto è una risposta articolata e specifica alla domanda “Cosa stiamo facendo?”. Sebbene i risultati possano variare notevolmente a seconda del tipo di progetto in fase di implementazione, ogni obiettivo dovrebbe soddisfare i criteri SMART descritti sopra. Con un quadro di implementazione, è possibile pianificare e anche determinare se il progetto viene eseguito come previsto.

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