Le competenze più utili per un project manager | #26 Iniziare con la gestione dei progetti

Il lavoro di un Project Manager (PM) richiede pianificazione e organizzazione, ma soprattutto, flessibilità e vigilanza. È la capacità di vedere i primi segnali di un cambiamento imminente e di tenere traccia di molte circostanze in cambiamento simultaneamente che può rendere gli sforzi del PM un successo.

Competenze più utili per un project manager – indice:

1. Introduzione
2. Competenze universali nel lavoro del Project Manager
3. Competenze specializzate del Project Manager
4. Miti sul ruolo del Project Manager
5. Riepilogo

Introduzione

Il set ottimale di competenze del Project Manager consiste in competenze universali, chiamate anche competenze trasferibili, e competenze specializzate. La loro proporzione varia a seconda dell’argomento e delle dimensioni del progetto in fase di attuazione. Tuttavia, una cosa rimane costante. I Project Manager utilizzano ogni giorno un’ampia gamma di competenze. Questo perché il loro lavoro è molto diversificato e consente loro di affrontare sfide diverse ogni giorno. Un giorno si tratta di organizzare e condurre una riunione con gli stakeholder, mentre l’altro di elaborare un budget dettagliato per la prossima pietra miliare. Quindi, quali competenze sono più favorevoli?

Competenze universali nel lavoro del Project Manager

Per esaminare le competenze universali che tornano utili nella gestione dei progetti, immagina di organizzare un trasloco. Per farlo in modo efficace dobbiamo dimostrare la nostra capacità di:

• pianificazione – imballare tutto nell’ordine giusto e far coincidere la data di uscita da un appartamento con il trasloco in un nuovo luogo,
• organizzazione – fare accordi con i traslocatori, il team di trasporto e etichettare correttamente tutte le scatole e i pacchi,
• gestione dei costi – vedere già nella fase di pensiero sul trasloco se saremo in grado di permetterci la nostra proprietà dei sogni, quanto costerà traslocare e arredare il nuovo posto,
• cooperazione con gli altri – le competenze interpersonali nel caso di un trasloco saranno particolarmente utili nella fase di convincere amici e familiari ad aiutare, e la facilità di comunicazione renderà sicuramente il processo di trasloco più semplice e piacevole.

La lista sopra è la base più fondamentale, che il Project Manager sviluppa eseguendo compiti quotidiani e aggiungendo competenze dettagliate ad essa. Ad esempio, per la pianificazione – familiarità con il software utilizzato per suddividere i compiti e le pietre miliari in un progetto che sta iniziando. E per collaborare con gli altri – delegare compiti e moderare continuamente il flusso di lavoro del team.

Competenze specializzate del Project Manager

Nel lavoro del PM, oltre a pianificazione universale, organizzazione, gestione e collaborazione, diverse competenze specializzate saranno utili. Queste includono:

• presa di decisioni,
• reporting,
• flessibilità, e
• riconoscere e rispondere ai cambiamenti.

La capacità di prendere decisioni e assumersi la responsabilità per esse è strettamente legata ai momenti più importanti del ciclo di vita del progetto, così come alla posizione di leadership che il Project Manager occupa all’interno del team.

Il reporting, d’altra parte, è una combinazione di comunicazione efficiente, organizzazione dei compiti e collaborazione con gli altri. Un PM esperto sa come preparare informazioni destinate agli stakeholder, cosa includere in esse, così come come e con quale frequenza comunicare con loro.

La flessibilità aiuta a creare uno stile di comunicazione che si adatta agli stakeholder di un progetto. Permetterà anche al Project Manager di adattare i modi di fare le cose al team con cui sta lavorando. Ad esempio, abbinare la frequenza delle riunioni e la profondità della discussione dei compiti completati al livello di esperienza del team. Tuttavia, la competenza che può determinare il successo o il fallimento del PM è la flessibilità nell’esecuzione dei compiti – inclusi quelli ripetitivi. Significa tenere conto delle circostanze attuali e essere in grado di andare oltre lo schema per raggiungere i risultati attesi.

Questa competenza è strettamente legata all’ultima – la difficile da allenare sensibilità ai cambiamenti nell’ambiente. Rispondere ai cambiamenti si applica a quasi tutte le aree di un progetto. Un esempio è l’aggiustamento del budget ai prezzi in cambiamento – questo significa poi individuare tendenze e sfruttarle, così come notare le aspettative dei clienti e le capacità finanziarie.

Miti sul ruolo del Project Manager

Ci sono diversi miti associati al ruolo del PM. Basta guardare la sua immagine stereotipata non così piacevole. Per molti, è l’immagine di un giovane presuntuoso che ha iniziato la sua carriera molto presto. Comprende perfettamente ogni dettaglio del progetto, o almeno ne è convinto, e sottolinea senza pietà gli errori dei suoi colleghi.

Esaminiamo più da vicino questo ritratto caricaturale e prestiamo attenzione a tre miti sottostanti.

Mito 1. Il Project Manager ha molta esperienza nell’organizzazione in cui gestisce il progetto.

Mito 2. Il Project Manager è perfettamente a conoscenza di tutte le questioni coinvolte nel progetto.

Mito 3. Il Project Manager controlla e migliora i compiti eseguiti da tutti i membri del team.

Il Mito 1 è legato alla convinzione che solo una persona con molta anzianità possa gestire efficacemente i progetti. Tuttavia, in molti casi, anche un dipendente novizio che ha sviluppato competenze trasferibili funzionali nella gestione dei progetti può svolgere bene il ruolo di Project Manager ausiliario. Questo vale anche per le persone che hanno acquisito esperienza in altre organizzazioni, purché conoscano gli strumenti giusti e metodi necessari per inserirsi come PM.

Il Mito 2 combina la nozione che il PM deve conoscere a memoria tutti i dettagli di un progetto e ha una conoscenza esperta ben consolidata dell’area del progetto. Tuttavia, i dettagli del progetto sono memorizzati da software, in una forma ben ordinata. Il compito del Project Manager è creare e mantenere questo ordine e utilizzare le informazioni. La conoscenza esperta, d’altra parte, è detenuta dai membri del team. Il PM avrà bisogno di una conoscenza approfondita per impostare il quadro generale su come il progetto dovrebbe procedere e per porre le domande giuste.

Il Mito 3 fa parte dello stereotipo in cui il PM migliora ogni dettaglio dei compiti assegnati al team. Il micromanagement è uno degli errori di lavorare con un team. Tuttavia, non fa parte delle responsabilità del PM!

Riepilogo

Le competenze universali, o agilità, sono utili nel lavoro di un Project Manager:

• pianificazione
• organizzazione
• gestione dei costi, così come
• lavorare con le persone.

Tuttavia, le competenze del project manager non sono meno importanti, vale a dire la presa di decisioni efficiente, le competenze di reporting, così come la flessibilità e la risposta efficace ai cambiamenti.

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