Diagramma di Gantt nella pianificazione della gestione del progetto | #41 Iniziare con la gestione del progetto

Il diagramma di Gantt è uno degli strumenti più popolari nella pianificazione della gestione dei progetti. Sebbene sia stato ideato nel XIX secolo dall’ingegnere polacco Karol Adamiecki, è associato quasi esclusivamente a Henry Gantt, un ingegnere americano e consulente di gestione dei progetti. Ha contribuito a rendere popolare questo strumento semplice ma altamente efficace.

Diagramma di Gantt nella pianificazione della gestione dei progetti – indice:

1. Introduzione
2. A cosa serve un diagramma di Gantt?
3. Cosa ricordare quando si crea un diagramma di Gantt?
4. Strumenti
5. Coerenza
6. Semplicità
7. Riepilogo

Introduzione

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre che contiene informazioni sul programma del progetto. Le singole attività sono sull’asse verticale, mentre le loro date di completamento programmate sono sull’asse orizzontale. Le barre orizzontali indicano la durata delle attività collegando le loro date di inizio e fine. Questo strumento consente al Project Manager e ai membri del team di visualizzare rapidamente il programma delle attività, le dipendenze tra di esse e fornisce un quadro chiaro dello stato di avanzamento del progetto.

A cosa serve un diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt consente di visualizzare facilmente le seguenti informazioni sul progetto:

• elenco delle attività che compongono il progetto,
• date di inizio e fine di ciascuna attività,
• dipendenze tra le attività,
• programma,
• avanzamento di ciascuna attività,
• persone responsabili dell’esecuzione di ciascuna attività.

Un’altra applicazione frequente del diagramma di Gantt è identificare il Percorso Critico di un progetto. È la serie di attività più lunga possibile in un progetto, in cui ciascuna attività dipende dalla precedente e non può essere rinviata senza influenzare la scadenza finale del progetto. Il diagramma consente di analizzare facilmente visivamente tutte le interrelazioni tra le attività e determinare quali sono necessarie per completare il progetto in tempo.

Cosa ricordare quando si crea un diagramma di Gantt?

Quando si crea un diagramma di Gantt per un nuovo progetto, è necessario prestare attenzione a tre aspetti:

• Scegliere lo strumento giusto – che utilizzeremo durante tutto il progetto,
• Etichettatura coerente delle attività – fornendo uno schema di denominazione ripetitivo e colori facilmente distinguibili,
• Ridurre il livello di complessità del diagramma.

1. Strumenti

Per creare facilmente e poi utilizzare liberamente un diagramma di Gantt, scegliere lo strumento giusto è cruciale. Trovare l’accessorio più adatto alle nostre esigenze richiede di tenere conto dei seguenti fattori:

• dimensione del progetto,
• numero di membri del team,
• complessità del progetto, e
• frequenza degli aggiornamenti.

Più complesso è il progetto, più potente deve essere lo strumento di cui abbiamo bisogno. Per progetti piccoli, strumenti online semplici come Canva, online Gantt o termagant saranno sufficienti. Per progetti più complessi, vale la pena utilizzare software di gestione dei progetti (come Firmbee) o un foglio di calcolo, dove possiamo raccogliere tutti i dati sul progetto in corso in un unico documento.

Se il progetto è molto sofisticato e contiene molte attività con intricate interdipendenze, dovresti considerare di adottare un approccio diverso alla visualizzazione. In questo caso, è meglio adottare strumenti come un diagramma PERT (Program Evaluation and Review Technique).

2. Coerenza

Fin dall’inizio, è una buona idea applicare in modo coerente il colore per contrassegnare le attività che compongono interi più grandi. “Codifica a colori” aiuterà a identificare attività specifiche, fasi del progetto o evidenziare attività chiave. Questo può anche attirare l’attenzione sui momenti più difficili del progetto, come scadenze brevi per attività correlate. Questo aiuta a identificare rapidamente le aree che necessitano di attenzione e mantenere il progetto in carreggiata.

3. Semplicità

Quando si includono troppi dettagli, i diagrammi di Gantt possono rapidamente diventare opprimenti e complicati per il pubblico. Quindi vale la pena considerare quali attività devono essere incluse per non perdere di vista la visione complessiva del progetto. Le altre possono essere scritte nel documento, ma rimosse dal diagramma, rendendo il diagramma risultante semplice e focalizzato su ciò che è più importante.

Preferibilmente, evidenzia le attività chiave, i punti critici e le scadenze, e assicurati che tutti i coinvolti comprendano il diagramma e il suo scopo. Se necessario, correggi il diagramma e spiega le abbreviazioni e le designazioni utilizzate ai membri del team fino a quando non vengono risolti tutti i dubbi.

Riepilogo

Il diagramma di Gantt è uno degli strumenti più popolari nella gestione dei progetti. Aiuta a presentare visivamente informazioni sulla programmazione delle attività e sul progresso del progetto. Utilizzare un diagramma di Gantt può aumentare l’efficienza della programmazione e migliorare la collaborazione dei team remoti e la delega efficiente delle attività. Fornisce anche una rappresentazione visiva del progetto, che facilita al Project Manager e ai membri del team orientarsi mentre perseguono l’obiettivo del progetto.

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