5 passaggi vitali per disciplinare un dipendente

Quali sono i principali passaggi per disciplinare un dipendente? I manager devono disciplinare i propri dipendenti di tanto in tanto e non c’è modo di evitarlo: problemi di prestazioni e questioni comportamentali si verificano ogni giorno sul posto di lavoro. I dipartimenti delle Risorse Umane dell’azienda dovrebbero avere procedure disciplinari in atto e utilizzarle per tutti i casi di comportamento inaccettabile. Leggi l’articolo per scoprire di più sul processo di disciplina.

Passaggi per disciplinare un dipendente – indice dei contenuti:

1. Motivi per disciplinare un dipendente
2. Prima di disciplinare un dipendente
3. Passaggi per disciplinare un dipendente
4. Riepilogo

Motivi per disciplinare un dipendente

Nel posto di lavoro ci sono diversi motivi per disciplinare i dipendenti e la maggior parte di essi è legata a questioni comportamentali o indicatori di prestazione. È importante che tutti i dipendenti comprendano cosa ci si aspetta da loro specificamente: devono sapere con certezza quale tipo di comportamento non sarà accettato. Non importa quanto bene siano scritte le tue politiche, ci saranno motivi per disciplinare i tuoi dipendenti. I motivi più noti per farlo includono:

• frode, furto, appropriazione indebita
• possesso o uso di droga
• uso di alcol
• assenza ingiustificata
• basse prestazioni
• maneggiamento improprio della proprietà
• uso improprio di internet
• bullismo, molestie sessuali, discriminazione

Ci sono metodi di disciplinare un dipendente, ma nella situazione delle infrazioni più gravi e delle violazioni enormi, la risoluzione del contratto potrebbe essere l’unica opzione in questione.

Prima di disciplinare un dipendente

Alcune delle azioni inaccettabili avvengono tra i dipendenti: ciò significa che il loro manager potrebbe non avere mai l’opportunità di osservare personalmente un comportamento inappropriato. In tali situazioni, di solito uno dei dipendenti presenta una denuncia contro un altro, sia in forma verbale che scritta.

Ci sono passaggi che ogni manager deve seguire quando riceve una denuncia da uno dei dipendenti. L’azienda dovrebbe avere procedure per presentare una denuncia, in cui dovrebbe essere descritta la forma della denuncia stessa, così come i metodi per affrontarle. Ogni denuncia ricevuta dal manager deve essere trattata allo stesso modo, altrimenti l’azienda potrebbe affrontare azioni legali per discriminazione. I passaggi che ogni manager deve seguire quando si occupa di una denuncia sono:

Revisione della denuncia presentata – secondo le procedure che l’azienda dovrebbe avere, il manager che ha ricevuto una denuncia deve esaminarla attentamente. Di solito è richiesta una riunione tra lo specialista delle Risorse Umane e il dipendente per discutere il problema in modo più dettagliato. Questo aiuta quando sono coinvolte più di una persona: potrebbero dover testimoniare in tribunale in futuro.

Indagine – ogni denuncia deve essere indagata in dettaglio. Non tutte le accuse devono essere vere. Il manager deve parlare con altri membri dell’azienda e trovare testimoni del comportamento inaccettabile. Il manager deve raccogliere tutta la documentazione pertinente, come: moduli di denuncia, e-mail, note, rapporti, testimonianze così come: note relative a avvertimenti verbali, avvertimenti scritti, note delle riunioni con i dipendenti e avvisi di cessazione del rapporto di lavoro. Tutti i documenti pertinenti devono essere tenuti ben organizzati in un file.

Parlare con il dipendente riguardo alle accuse – il dipendente il cui comportamento è oggetto di indagine ha il diritto di presentare il proprio punto di vista e rispondere alla denuncia. A questo punto è possibile la mediazione tra i due dipendenti (se solo la situazione lo consente). Se c’è una soluzione per il problema, la questione dovrebbe essere risolta in questa fase.

Decisione – dopo l’audizione di entrambe le parti, è tempo di prendere una decisione. Potrebbe essere necessario avviare procedure disciplinari o imporre sanzioni. Ricorda che tutte le tue azioni dovrebbero essere rivelate solo agli individui coinvolti, la procedura disciplinare è una questione riservata di cui non tutti in ufficio dovrebbero essere a conoscenza. Tieni il file aggiornato e aggiungi i documenti relativi alla tua decisione al file.

Fase di appello – il dipendente ha il diritto di appellarsi alla tua decisione. La forma scritta dell’appello del dipendente deve essere poi esaminata dal dipartimento delle Risorse Umane. In alcuni casi, la punizione può essere revocata o leggermente modificata. La decisione dipende da molti fattori, ma in tutti i casi deve essere comunicata per iscritto.

Passaggi per disciplinare un dipendente

Avvertimento verbale – il primo passo per disciplinare un dipendente è l’avvertimento verbale. Può essere delicato e tattico, ma può anche essere più diretto e severo, a seconda della situazione e del rapporto tra il dipendente e il manager. Gli avvertimenti verbali dovrebbero essere utilizzati ogni volta che il dipendente mostra un comportamento negativo.

Avvertimento scritto – quando gli avvertimenti verbali non funzionano, di solito è richiesta una forma scritta. Tali documenti devono essere redatti con attenzione, poiché potrebbero esserci implicazioni legali in caso di ulteriori procedimenti o cause legali. Tutti i documenti devono essere firmati dal manager, da un testimone e dal dipendente. Una copia del documento deve essere fornita al dipendente, mentre l’intero set di documenti deve essere conservato in ufficio per riferimento futuro. Nell’avvertimento scritto deve essere chiaramente indicato cosa deve fare il dipendente per correggere il proprio comportamento e quale sarà il risultato se il dipendente non cambierà nulla.

Avvertimento finale – dopo aver emesso diversi avvertimenti verbali (di solito ce ne sono più di uno) e l’avvertimento scritto, è tempo di un avvertimento finale. L’avvertimento finale deve essere consegnato in forma scritta e generalmente è molto simile nella forma agli altri avvertimenti scritti. Tutti i casi di cattivo comportamento devono essere descritti di nuovo in dettaglio, insieme ai metodi di miglioramento. Nell’avvertimento finale deve essere chiarito che la cessazione del rapporto di lavoro è possibile se non ci sono cambiamenti nel comportamento del dipendente.

Prova – la maggior parte dei datori di lavoro di solito termina il rapporto di lavoro dopo l’avvertimento finale, non ci può essere modo di cambiare l’approccio del dipendente e il comportamento inaccettabile persiste. Ma ci sono ancora manager che potrebbero voler offrire ai propri dipendenti un’altra, ultima possibilità di cambiare. Il processo è chiamato prova e potrebbe includere misure disciplinari come: riduzione dello stipendio, richiesta di formazione o supervisione ravvicinata. Tutti gli elementi possono essere applicati simultaneamente.

Cessazione – l’ultimo passo per disciplinare un dipendente è la cessazione del rapporto di lavoro. Tutta la documentazione raccolta durante il processo di disciplina (avvertimenti scritti, documenti relativi alla prova) dovrebbe essere discussa di nuovo con il dipendente affinché comprenda chiaramente il motivo della cessazione.

Riepilogo

I manager devono disciplinare i propri dipendenti di tanto in tanto e non c’è modo di evitarlo: problemi di prestazioni e questioni comportamentali si verificano ogni giorno sul posto di lavoro. I dipartimenti delle Risorse Umane dell’azienda dovrebbero avere procedure disciplinari in atto e utilizzarle per tutti i casi di comportamento inaccettabile.

Ci sono diversi passaggi per disciplinare un dipendente, che includono: avvertimenti verbali e scritti, avvertimento finale, prova e cessazione del contratto. Tali passaggi fanno parte di un unico processo disciplinare e devono essere applicati in modo ordinato. Ogni avvertimento deve essere ben documentato per riferimento futuro in caso di procedimenti legali. Una procedura disciplinare ben organizzata e ben condotta è la migliore protezione che il datore di lavoro ha contro battaglie legali relative a cause di cessazione illecita.

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