Come preparare un piano di contingenza per un progetto di successo? | #21 Iniziare con la gestione dei progetti

Come preparare un piano di emergenza? È meglio adottare un approccio passo dopo passo quando lo si redige. In questo modo, quando arriva la crisi, puoi tranquillamente prendere la cartella descritta come “Piano B”.

Piano di emergenza del progetto – indice:

1. Introduzione
2. Quando è opportuno cambiare il piano di attuazione del progetto?
3. Piano B: per opportunità e minacce
4. Come preparare un piano di emergenza?
5. Riepilogo

Introduzione

Un piano di emergenza per un progetto viene creato sulla base di un’analisi delle aree di rischio. Il suo scopo è minimizzare le perdite quando le cose non vanno secondo i piani e anche sfruttare le opportunità impreviste che si presentano lungo il cammino. In altre parole, il piano di emergenza serve a ottimizzare il modo di rispondere ai rischi.

Può includere idee per rispondere a un’emergenza o quando si presentano opportunità di crescita inaspettate. Ad esempio, può includere idee per ottenere finanziamenti aggiuntivi se il budget viene superato o se emerge un investitore promettente. Un piano di emergenza può anche indicare l’opzione di riassegnare responsabilità all’interno del team in caso di assenza improvvisa di uno specialista chiave o la possibilità di assumere una persona aggiuntiva. La preparazione di un piano di emergenza consente anche di definire le condizioni che definiscono la situazione di mercato in cui l’intero progetto dovrebbe essere fermato immediatamente. Ma quando dovrebbe essere presa una decisione per attuare un Piano B? E come creare un piano di emergenza per prepararsi agli scenari più probabili?

Quando è una buona idea cambiare il piano di attuazione del progetto?

I rischi accompagnano l’attuazione di qualsiasi progetto. Dovrebbero essere valutati nella fase di avvio e poi monitorati per tutta la sua durata. Secondo il PMBOK, è più efficace rispondere in modo proattivo ai cambiamenti, cioè adattare il corso d’azione alle condizioni prima che i rischi raggiungano un punto critico e accettare rischi di un certo livello e astenersi dall’evitarli a tutti i costi.

L’attuazione di un piano di emergenza dovrebbe dipendere da diversi fattori. Prima di tutto, la risposta dovrebbe essere:

• adeguata al livello di minaccia – cioè, non interrompiamo il progetto perché il Project Manager ha un raffreddore,
• realistica – cioè, tenendo conto del contesto dell’emergere della minaccia, ad esempio, se il prezzo della materia prima sta aumentando rapidamente in tutto il paese, non ci prendiamo il tempo per cercare un fornitore più economico,
• presa consapevolmente da una persona che ne assumerà la responsabilità in anticipo, dopo aver considerato varie opzioni di risposta.

Molto spesso, un piano di emergenza consente di riportare rapidamente la situazione sotto controllo. Con un modo ben progettato per rispondere a eventi imprevisti, il progetto può tornare sulla normale traiettoria di attuazione. Tuttavia, a volte l’attuazione di un piano di emergenza comporta la ristrutturazione di aree importanti del progetto.

Piano B: per opportunità e minacce

Quali tipi di rischi dovrebbero ricevere particolare attenzione? Il piano di attuazione di un progetto vale la pena cambiarlo in due casi: quando aiuta a evitare un disastro o a ottenere risultati significativamente migliori. Cambiare il piano quando i rischi aumentano è solitamente accompagnato da problemi come:

• ritardi nell’attuazione del progetto,
• superamento del budget,
• problemi e guasti tecnici,
• problemi di team,
• perdita di fiducia degli stakeholder.

Al contrario, le opportunità che spingono a passare al Piano B includono, ma non si limitano a:

• nuove opportunità tecnologiche,
• avanzi di budget,
• efficienza del lavoro del team superiore alle aspettative,
• un improvviso aumento della domanda per i prodotti o servizi mirati dal progetto.

Come preparare un piano di emergenza?

Dobbiamo elaborare un piano di emergenza in parallelo con il piano di progetto che intendiamo attuare. Analizzando i traguardi necessari per raggiungere il goal del progetto, è più facile immaginare le possibilità e i rischi che possono accompagnare azioni specifiche.

Un buon piano di emergenza tiene conto dei rischi con la massima probabilità di occorrenza. Questo perché è impossibile prepararsi per tutte le situazioni, ed è inefficiente creare piani d’azione nel caso di un attacco da parte di una civiltà aliena.

Tuttavia, un Project Manager esperto può anticipare le aree di rischio più probabili. Ad esempio, in un progetto per costruire software per un cliente, un rischio importante riguarderà il cambiamento dei requisiti. Ed è per tale circostanza che dovremmo avere un piano pronto. Ad esempio, dobbiamo presumere in anticipo e scrivere nel contratto criteri di accettazione ben definiti e condizioni che il prodotto finito deve soddisfare, insieme a metodologie agili adottate con questo tipo di progetto in mente.

Sebbene ogni progetto richieda un trattamento individuale, è utile tenere a mente alcuni principi per preparare un piano di emergenza:

1. Anticipare il rischio. Non può essere evitato, quindi è meglio affrontarlo di petto.
2. Preparare un piano d’azione dettagliato per gli scenari più probabili. Uno schizzo generale non aiuterà in una crisi.
3. Utilizzare la minaccia come opportunità di cambiamento. Forse renderà il progetto più riuscito di quanto previsto.
4. Non cercare di spiegare tutto al team. La maggior parte dei membri del team non ha un piano per l’intero progetto nella propria testa, quindi potrebbero non essere nemmeno a conoscenza della sua attuazione. Dì loro solo ciò che riguarda direttamente il loro lavoro.
5. Aiutare il team a superare il cambiamento. Se i cambiamenti riguardano il modo in cui il progetto viene attuato o come il team lavora insieme, presta particolare attenzione a se tutti sono a conoscenza del nuovo modo di fare le cose.

Riepilogo

Un piano di emergenza è un modo per affrontare proattivamente i rischi in un progetto. Consente di ridurre le perdite da emergenze, come ritardi nelle consegne o la perdita di un cliente. Consente anche di sfruttare le opportunità imminenti che offrono la possibilità di raggiungere il goal del progetto più rapidamente o meglio.

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