Un’azienda senza ufficio. Come lavorare da remoto e gestire il tuo team in modo efficace

Ti sei mai chiesto come lavorare da remoto? Non tutte le aziende hanno bisogno di un ufficio, anche se hanno dipendenti. Il lavoro remoto è una soluzione sempre più popolare. Questa forma di impiego ha i suoi pro e contro, sia per i dipendenti che per il datore di lavoro. Stai considerando questa opzione? Controlla cosa ricordare e cosa tenere d’occhio quando decidi di gestire un’azienda con poche persone senza un ufficio.

Come lavorare da remoto – indice:

1. Un’azienda senza sede legale? Questioni legali
2. Assumi le persone giuste
3. Assicurati una buona comunicazione
4. Determina le ore sovrapposte
5. Mappa i progetti

Assumere lavoratori remoti elimina i costi di affitto dei locali, comprese le spese per le utenze o l’assunzione di una società di pulizie. I soldi risparmiati possono essere spesi per lo sviluppo dell’azienda o per gli stipendi. Scegliendo questa forma di cooperazione, l’imprenditore può anche permettersi di assumere specialisti da qualsiasi parte del mondo, senza essere limitato a una città particolare e senza la necessità di portarli in azienda.

Un’azienda senza sede legale? Questioni legali

Ogni azienda deve avere una sede legale – l’indirizzo presso il quale l’azienda venderà, produrrà o fornirà servizi deve essere comunicato alle autorità. Se un imprenditore non vuole affittare un ufficio, può fornire il proprio indirizzo di residenza come principale luogo di attività.

È anche utile sapere che il lavoro remoto, noto anche come e-work o telelavoro, è una forma di impiego regolata dal diritto del lavoro. Secondo il Codice del Lavoro (Sezione II Rapporto di Lavoro, Capitolo II b – impiego di dipendenti in forma di telelavoro) tale lavoro:

1. Può essere svolto regolarmente al di fuori del luogo di lavoro, utilizzando mezzi di comunicazione elettronica ai sensi delle disposizioni sulla fornitura di servizi elettronici (telelavoro).
2. Un telelavoratore è un dipendente che svolge lavoro nelle condizioni specificate nel § 1 e comunica i risultati del lavoro al datore di lavoro, in particolare tramite comunicazione elettronica.

Quindi, in sintesi, il telelavoro riguarda la fornitura di lavoro al di fuori del luogo di lavoro e l’invio dei suoi risultati al datore di lavoro tramite, ad esempio, e-mail.

L’impiego di dipendenti in forma di telelavoro può avvenire sia sulla base di un contratto di lavoro che di un contratto di diritto civile, cioè contratto per lavoro specifico, contratto di commissione o contratto di agenzia.

Assumi le persone giuste

Il lavoro remoto non è per tutti. Oltre alle conoscenze richieste, un lavoratore remoto dovrebbe essere in grado di gestire il proprio tempo e essere indipendente. Cerca persone che non necessitano di essere gestite. Le capacità comunicative e la chiara formulazione di pensieri e istruzioni sono anche importanti, poiché la comunicazione remota ha le sue limitazioni.

Ricorda che anche se sei in contatto con gli altri solo di tanto in tanto, vale la pena cercare persone con cui questo contatto sarà un piacere. Lavorare con uno specialista estremamente talentuoso, ma difficile nella cooperazione, può anche rivelarsi un fallimento. Naturalmente, non si tratta di concentrarsi sul carattere dei dipendenti invece che sulla loro competenza. Tuttavia, cerca compromessi. “Il 90% della cultura di un’azienda è creata dalle persone che assumi,” crede Sean Byrnes, un business angel e CEO di Flurry.

Assicurati una buona comunicazione

Un grande ostacolo nel lavoro remoto – specialmente all’inizio – può essere la mancanza di controllo sui dipendenti. Discutere i compiti attuali e controllare il loro lavoro via Internet è più difficile, anche nonostante varie soluzioni tecnologiche.

Devi assicurarti che i tuoi dipendenti sappiano esattamente cosa ti aspetti da loro, cosa devono fare e cosa sta accadendo attualmente. Tutti dovrebbero conoscere il proprio ruolo nel team e a chi possono rivolgersi se hanno un problema. Il feedback è altrettanto importante. Oltre a delegare compiti, i buoni leader sanno anche ascoltare, fare domande e fornire indicazioni. Una buona idea è introdurre nel programma aziendale brevi riunioni regolari con i dipendenti, ad esempio tramite Skype o Google Hangouts. Durante le quali il team potrà parlare di cosa sta lavorando, cosa deve ancora essere fatto e se ci sono problemi.

Inoltre, organizza di tanto in tanto un incontro informale. Il lavoro remoto rende anche difficile costruire e mantenere relazioni con i colleghi, e questo può avere un impatto sul morale del team. Favorisci buone relazioni con i dipendenti e fornisci loro un luogo dove possono parlare tra di loro, non solo di questioni lavorative. Questo faciliterà la loro conoscenza reciproca e la possibilità di diventare amici. Se pensi che una videoconferenza del genere non funzionerà, prova a creare un canale tematico su Slack, una chat di gruppo su Skype o anche un gruppo su Facebook.

Determina le ore sovrapposte

Il lavoro remoto è associato a orari di lavoro flessibili. Alcuni dipendenti preferiscono lavorare al mattino e altri alla sera, grazie ai quali sono più efficienti. Tuttavia, tale disposizione può ostacolare il lavoro dell’intero team – è più difficile lavorare quando le risposte a e-mail e altri messaggi arrivano con diverse ore di ritardo. Inoltre, se lavori da solo quando vuoi, in realtà lavorerai sempre. E questo significa che sarai disponibile per le chiamate dal lunedì alla domenica, sia alle sette del mattino che alle dieci di sera.

Quindi pensa se imporre due o tre ore al giorno o alla settimana per te e i tuoi dipendenti, durante le quali tutti dovrebbero essere online.

Mappa i progetti

È molto più facile sedersi a lavorare o monitorare i progressi del tuo team quando sai esattamente cosa deve essere fatto. Quando lavori da remoto, è una buona idea pianificare e suddividere tutti i progetti importanti su una lavagna o una timeline.

Un metodo spesso utilizzato da startup e sviluppatori per organizzare il lavoro è Scrum. Scrum è un metodo in cui i progetti e i compiti sono scritti su pezzi di carta, e poi appuntati nelle colonne appropriate su una lavagna – le colonne rappresentano i successivi elementi del processo (ad esempio “programmato”, “in corso”, “in fase di test”, “urgente da completare”, “fatto”). Nella prima colonna si forma una coda di compiti, che vengono prioritizzati e per i quali si stimano quante ore sono necessarie (utilizzando diversi colori di schede puoi suddividerli in categorie). Poi le schede vengono spostate una ad una da sinistra a destra man mano che il lavoro procede verso la sezione “fatto”.

Grazie a questo puoi seguire lo sviluppo del progetto in tempo reale, stimare quali sono i problemi più grandi. Il lavoro sta procedendo secondo il programma e quanti compiti devono ancora essere completati? Questo facilita il controllo del lavoro del team – i lavoratori remoti sono solitamente valutati in base ai risultati ottenuti, e non per il tempo trascorso al computer.

Forse sei un project manager? Se sì, assicurati di leggere il nostro articolo sui problemi legati al lavoro remoto e come superarli.

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