Come creare un budget di progetto? | #42 Iniziare con la gestione dei progetti

Secondo un rapporto del Project Management Institute, nel 2021 il 62% dei progetti è stato completato entro il budget originale. Il miglior performer in questa classifica è stata la Cina con il 66%, mentre l’Europa è arrivata ultima con il 57%. Budget di progetto mal creati sono responsabili di una buona parte dei fallimenti in questo senso. Quindi, come si stimano i costi in un progetto per aumentare la probabilità del suo successo?

Budget di progetto – indice:

1. Introduzione
2. Che cos’è e cosa comprende il budget di progetto?
3. Come stimare il costo del progetto?
4. Strumenti e metodi per la stima del budget di progetto
5. Riepilogo

Introduzione

Un’esecuzione impropria del progetto comporta una perdita di 19 milioni di dollari per ogni miliardo di investimento (PMI 2019), e solo il 34% delle organizzazioni di solito o sempre termina i progetti entro il budget (Wellington 2021). Per scoprire come far parte di questo gruppo, diamo un’occhiata più da vicino a cosa sia un budget di progetto e ai modi e strumenti per prepararlo.

Che cos’è e cosa comprende un budget di progetto?

Il budget di progetto è l’importo approssimativo approvato che l’organizzazione intende spendere per il progetto. Si basa sulle spese stimate del progetto e figura nel budget dell’intera organizzazione.

Il Project Manager dovrebbe includere nel budget di progetto tutti i costi relativi al progetto, come:

• Costi diretti – spese necessarie per svolgere compiti che portano direttamente al raggiungimento dell’obiettivo del progetto, cioè costi di materiali, manodopera e attrezzature, forniture e strumenti,
• Costi indiretti – costi che non possono essere attribuiti direttamente al progetto, ma che vengono sostenuti in relazione alla sua attuazione, come costi amministrativi o, ad esempio, costi di gestione del progetto.
• Spese in conto capitale – costi associati all’acquisizione di cosiddetti beni a lungo termine, come edifici, attrezzature o macchinari.
• Costi operativi – costi ricorrenti associati all’operatività e alla manutenzione del progetto, come utenze, assicurazioni insieme alla manutenzione,
• Riserve di contingenza – fondi accantonati per coprire eventi imprevisti o cambiamenti nell’ambito del progetto.

Come stimare il budget di progetto?

Il costo previsto dei lavori programmati è definito come il Costo Budgetizzato del Lavoro Programmato (BCWS) o Valore Pianificato (PV). Entrambi gli indicatori denotano la somma dei fondi necessari per completare il lavoro programmato entro un determinato periodo.

Per stimare il budget di progetto, il Project Manager dovrebbe svolgere diverse attività per ottenere le quotazioni più precise. Innanzitutto, il Project Manager dovrebbe conoscere tutti i requisiti del progetto, come l’ambito di lavoro, le scadenze e le risorse necessarie per completare il progetto.

Il passo successivo riguarda l’indagine sui prezzi di mercato per le risorse e i servizi da incorporare nel progetto, cioè il prezzo dei materiali, i servizi dei fornitori insieme agli stipendi per il team di progetto.

Dopo aver ottenuto i requisiti e i dati sui prezzi, il Project Manager può iniziare il processo di prima stima dettagliata del budget. Una volta completato, tuttavia, dovrebbe immediatamente rivedere il budget con il team di progetto. Questo garantirà che tutti i costi siano stati inclusi e che il budget sia il più realistico possibile.

Inoltre, il budget di progetto necessita di una revisione e aggiornamento regolari per mantenerlo in carreggiata e all’interno del budget.

Strumenti e metodi per stimare il budget di progetto

Quando si stima un budget di progetto, uno strumento indispensabile è il noto e popolare Microsoft Excel. Il suo principale vantaggio è la sua accessibilità e facilità d’uso, così come la capacità di eseguire molti calcoli e analisi. Lo svantaggio, tuttavia, è che Excel non ha una funzione per aggiornare automaticamente il budget in tempo reale.

Tuttavia, funzionerà bene per stimare il budget prima dell’implementazione. Per una revisione continua delle spese, raccomandiamo strumenti di supporto per progetti come Firmbee. Il sistema consente ai membri del team di monitorare in tempo reale le entrate e le spese associate a un determinato progetto.

Per creare un budget accurato, puoi utilizzare i seguenti metodi:

1. Stima dal basso verso l’alto. Questo metodo prevede di stimare il costo di ciascuna attività del progetto e sommare i loro costi per determinare il costo totale del progetto. È dispendioso in termini di tempo e richiede una conoscenza dettagliata delle attività del progetto. Tuttavia, fornisce un alto livello di accuratezza e aiuta a identificare tutti i costi necessari.
2. Stima parametrica. Questo metodo prevede l’uso di dati statistici per stimare il costo delle attività del progetto. È molto più veloce della stima dal basso verso l’alto, quindi può essere utile per stimare il budget di grandi progetti, purché l’organizzazione disponga di una fonte di dati affidabili. Nonostante ciò, potrebbe non fornire un livello di accuratezza sufficiente.
3. Valutazione esperta. Il terzo metodo prevede di sfruttare la conoscenza e l’esperienza delle parti interessate del progetto, inclusi il Project Manager e i membri del team, per stimare il costo delle attività del progetto. Può fornire un alto livello di accuratezza, pratico per progetti complessi. Tuttavia, si basa sull’expertise dei singoli stakeholder, quindi potrebbe essere soggettivo e generare conflitti. Inoltre, è difficile tenere conto delle condizioni aziendali in cambiamento, come l’inflazione o le modifiche legislative.

Riepilogo

Creare un budget di progetto accurato richiede tempo e esperienza. Per questo motivo, è una buona idea provare diversi strumenti e sfruttare i metodi di preparazione del budget disponibili, come la stima dal basso verso l’alto, la stima parametrica o la valutazione esperta.

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