Che cos’è un registro degli stakeholder? | #40 Iniziare con la gestione dei progetti

La progettazione e l’implementazione di un progetto è un processo complesso che richiede al Project Manager di gestire molti aspetti del progetto. Una di queste preoccupazioni è l’identificazione e la gestione degli stakeholder, ovvero le persone che lavorano per il successo del progetto e altre che potrebbero esserne influenzate. Un elenco di questo tipo è il registro degli stakeholder e oggi lo definiremo e mostreremo alcuni utili suggerimenti per redigerne uno valido.

Che cos’è un registro degli stakeholder? – indice dei contenuti:

1. Introduzione
2. Perché creare un registro degli stakeholder?
3. Chi includere nel registro degli stakeholder?
4. Come preparare un registro degli stakeholder?
5. Riepilogo

Introduzione

Oggigiorno, sempre più progetti vengono implementati in un ambiente internazionale. Questo non solo fa aumentare il numero di stakeholder, ma rende anche il loro gruppo più diversificato. Pertanto, affinché un progetto abbia successo, il Project Manager deve identificare le esigenze degli stakeholder individuali e di gruppo e imparare a gestirli secondo le loro necessità.

Perché creare un registro degli stakeholder?

Il registro degli stakeholder ha diversi scopi importanti. Innanzitutto, consente di identificare tutti gli stakeholder del progetto che possono influenzare il corso e i risultati del progetto. In secondo luogo, permette di determinare il grado di coinvolgimento e influenza di ciascun stakeholder sul progetto. In terzo luogo, i suoi dati possono aiutarti a sviluppare una strategia di gestione degli stakeholder che affronti efficacemente le loro esigenze e interessi.

Chi includere nel registro degli stakeholder?

Il registro degli stakeholder dovrebbe includere informazioni su qualsiasi persona, gruppo o organizzazione che possa influenzare il progetto in qualsiasi modo. Questi includono:

• membri del team di progetto,
• gestione dell’organizzazione,
• La comunità locale, se il progetto viene implementato in uno spazio pubblico o lo influenza,
• investitori,
• clienti,
• fornitori,
• partner commerciali,
• rappresentanti del governo locale, se è necessario coinvolgerli o ottenere permessi per le attività,
• rappresentanti di ONG che possono utilizzare i risultati sviluppati nel progetto a beneficio della comunità,
• dipendenti non coinvolti che potrebbero essere influenzati dal progetto, ad esempio a causa di riorganizzazioni lavorative.

Come preparare un registro degli stakeholder?

Il Project Manager dovrebbe innanzitutto identificare gli stakeholder del progetto e raccogliere dati concentrandosi principalmente su di essi:

• esigenze,
• aspettative,
• affari,
• livello di impegno nel progetto, e
• impatto sul progetto.

Il Project Manager dovrebbe quindi valutare e classificare gli stakeholder tenendo conto del loro ruolo nel progetto. Ad esempio, il team di progetto sarà più importante rispetto ai dipendenti che non sono direttamente coinvolti nei compiti. È anche opportuno notare i potenziali rischi e opportunità che accompagnano il loro coinvolgimento nel progetto.

Dopo aver raccolto e valutato i dati, il Project Manager passa a un passaggio critico: redigere un documento di registro degli stakeholder. Dovrebbe contenere informazioni aggiornate su ciascun stakeholder individuale o di gruppo. Ha bisogno di un aggiornamento costante su base continuativa man mano che il progetto avanza e la situazione cambia.

Il passaggio finale è sviluppare una strategia di gestione degli stakeholder. Il Project Manager dovrebbe determinare quanto segue:

• Come e con quale frequenza comunicherà con gli stakeholder?
• Quali azioni intraprenderà per soddisfare le loro esigenze?
• Come minimizzerà i rischi e sfrutterà le opportunità?

Riepilogo

Il registro degli stakeholder è uno strumento indispensabile per la gestione dei progetti. Consente al Project Manager di riconoscere gli stakeholder del progetto, valutare la loro influenza e importanza e, allo stesso tempo, soddisfare le loro esigenze e aspettative. La preparazione del registro degli stakeholder dovrebbe rimanere una priorità chiave durante i primi passi del progetto dopo la carta del progetto per evitare problemi nelle fasi successive del progetto.

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