Un progetto dovrebbe sempre concludersi con la consegna di un prodotto di valore o la realizzazione di un obiettivo aziendale. Tuttavia, possiamo definire le aree di attività del progetto? Chi è coinvolto nel progetto e attraverso quali fasi progredisce o cicla se consideriamo l’intera durata del progetto?
Il PMBOK 2021 individua ben otto aree la cui interazione è cruciale per la totalità di qualsiasi progetto. Queste sono:
Le aree sopra menzionate si intrecciano e sono interconnesse. Durante il ciclo di vita del progetto, l’importanza attribuita a ciascuna cambia anche. Tuttavia, nessuna è esclusa o definitivamente chiusa prima della fine del progetto. Questa affermazione sembra ovvia se si pensa all’importanza della partecipazione del team di progetto per ciascuna fase del progetto. Tuttavia, vale la pena tenerlo a mente quando si riflette sulle fasi di un progetto. Dopotutto, la pianificazione non è completata prima di passare alla fase di esecuzione. Essa avviene ciclicamente man mano che il lavoro viene dettagliato e i dettagli della sua esecuzione vengono concordati con gli stakeholder.
Ora, diamo un’occhiata alle aree del progetto da una prospettiva più ampia. Quali sono le questioni e i problemi da risolvere in ciascuna di esse?
La dimensione temporale di un progetto è principalmente legata alla sua pianificazione, esecuzione e consegna. Tuttavia, come queste fasi siano interconnesse, quante volte e in quali cicli si susseguono è strettamente legato al metodo di implementazione del progetto, che determina il suo ciclo di vita.
Nel PMBOK, una fase di progetto è definita come un insieme di attività logicamente correlate che portano a uno o più deliverable. Un ciclo di vita del progetto è semplicemente una serie di fasi che portano dalla visione al completamento del progetto.
Ad esempio, nel metodo a cascata (Waterfall), le fasi del progetto si susseguono in sequenza e solo una volta. Se, d’altra parte, il progetto viene implementato in una delle metodologie agili, esse si susseguono più volte, prendendo ogni volta il risultato consegnato nell’iterazione precedente come punto di partenza.
Ad esempio, supponiamo che l’obiettivo del progetto sia sviluppare un’applicazione mobile personalizzata per monitorare l’attività fisica degli anziani. Nel primo approccio alla pianificazione, definiamo il quadro generale del progetto e scegliamo una metodologia agile. Innanzitutto, dobbiamo definire l’ambito del progetto. In altre parole, scoprire:
Tuttavia, nel primo approccio alla pianificazione, scriviamo in dettaglio solo i compiti destinati a essere completati nella sequenza immediata. Cioè, di solito quelli legati alla pianificazione stessa, ma che si concludono con un risultato specifico – ad esempio, la creazione di un team. Solo nel secondo e nei successivi turni, già con la partecipazione del team di progetto, ci addentreremo nei compiti legati alla divisione del lavoro e all’implementazione dei compiti appartenenti al progetto.
Le persone cruciali per il progetto sono gli stakeholder e il team di progetto. Gli stakeholder possono denotare organizzazioni, gruppi e individui, tra cui:
Così, la parola “stakeholder” descrive tutti coloro che sono o possono essere influenzati dall’implementazione del progetto.
Un team di progetto, d’altra parte, è composto da specialisti che svolgono compiti assegnati congiuntamente che portano alla realizzazione dell’obiettivo del progetto. Nell’esempio con l’applicazione mobile, ci sarebbero almeno quattro ruoli da coprire nel team:
La persona responsabile del team e del progetto è il Project Manager, chiamato anche Project Lead. Spetta a lui gestire sia la dimensione interpersonale che quella formale della gestione del progetto.
Il lato formale della gestione del progetto, di cui sono responsabili i Project Manager, include:
Queste sono aree chiave dal punto di vista aziendale. Infatti, la scelta di un metodo di gestione su misura per i compiti da svolgere è un fattore importante che può determinare il successo o il fallimento dell’intero progetto. La pianificazione continuamente aggiornata, il monitoraggio del progetto e l’analisi dei rischi sono essenziali non solo per i benefici della gestione del progetto basata sulla conoscenza, che consente di apprendere consapevolmente dai propri errori. Sono anche cruciali a causa delle – spesso formalmente richieste – esigenze degli stakeholder per un accesso continuo ai documenti che mostrano lo stato attuale del progetto.
Ogni progetto è composto da otto aree di azione, che includono questioni riguardanti: il quadro temporale per l’implementazione del progetto, le persone che ne sono influenzate in modi diversi e il quadro di governance formale. Tutte queste aree sono rilevanti per l’intero progetto e si influenzano a vicenda supportando o ostacolando l’obiettivo.
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Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.
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