5 errori comuni nella fatturazione

Gli errori sono inevitabili. Quando si emettono fatture, tendono a verificarsi di tanto in tanto. Quali sono gli errori di fatturazione più comuni? Come evitare gli errori di fatturazione? Quali conseguenze possono avere? Se vuoi conoscere le risposte a queste domande, leggi il nostro articolo sui 5 errori di fatturazione comuni.

5 errori di fatturazione comuni – indice

1. Numero di fattura errato
2. Dati del contraente errati
3. Nessuna informazione sul metodo di pagamento
4. Descrizione errata di beni o servizi
5. Errori di fatturazione
6. Riepilogo
7. Scopri come emettere fatture con Firmbee

Numero di fattura errato

Ogni fattura deve avere un numero unico. Questo è qualcosa di ovvio, ma in alcune situazioni è facile commettere questi errori di fatturazione. Questo è particolarmente vero se utilizzi programmi come Word o Excel o i loro equivalenti per emettere fatture. A prima vista, potrebbe sembrare che questo renda il tuo lavoro di fatturazione più facile. In tali programmi puoi preparare modelli di fattura pronti, nei quali devi solo cambiare i dati quando emetti documenti successivi. Ma questa soluzione ha un grande svantaggio.

Scrivere sopra file successivi può farti perdere nel numero. E salvare le fatture come pagine successive in un documento Word o fogli successivi in Excel può anche portare a imprecisioni.

Quali sono gli errori di fatturazione più comuni nella numerazione delle fatture? Ci sono due tipi: numeri di fattura duplicati e lacune nella numerazione. Entrambi questi errori di fatturazione possono avere conseguenze sgradevoli quando le autorità fiscali li controllano. Una numerazione che contiene lacune può indicare che non tutte le fatture emesse sono incluse nei calcoli fiscali. Le lacune nella numerazione solleveranno seri dubbi anche se sono accidentali e non intese a ingannare le autorità fiscali.

Il secondo tipo di errore, cioè due o più fatture con lo stesso numero ma contenuto diverso, può anche suggerire che siano state deliberate in quel modo per evitare le tasse. In questo caso potrebbe anche esserci un problema con la registrazione di tali fatture, perché il software contabile potrebbe non consentirti di inserire due o più documenti con lo stesso numero.

Correggere tali disattenzioni potrebbe non essere facile, soprattutto se hai già inviato tali fatture errate ai tuoi clienti e solo in seguito ti sei reso conto di avere la numerazione sbagliata. Non importano molto ai tuoi contraenti, perché non controllano la corretta numerazione delle tue fatture. Pertanto, possono pagare tali fatture senza alcun problema. Ma in caso di un audit fiscale potresti essere penalizzato per questo. Ecco perché è meglio prevenirli, ad esempio, utilizzando un programma o app di fatturazione dove la numerazione sarà assegnata automaticamente. In questo modo eviterai errori di fatturazione e sarai sicuro di non aver emesso fatture con numeri errati.

Dati del contraente errati

Siamo solo umani e gli errori capitano a tutti noi di tanto in tanto. Potrebbe trattarsi di un errore di battitura nel nome dell’azienda a cui hai emesso la fattura o di un errore di ortografia nel nome del tuo cliente. Un errore tipico è anche l’indirizzo errato del contraente. In tal caso, possono verificarsi una varietà di errori: numero di edificio errato, codice postale errato, nome della strada errato o persino una città della sede dell’azienda scritta male. Può anche capitare di scrivere il numero di identificazione fiscale errato del tuo cliente sulla fattura.

Potrebbe sembrare che si tratti solo di piccole cose. Ma a nessuno piace quando il proprio nome o cognome contiene errori di ortografia. Inoltre, possono portare a conseguenze fiscali. Dati errati del contraente possono renderlo incapace di riconoscere tale fattura come un costo della sua attività. In tal caso sarà necessario correggere i dati. Questo prolungherà il tempo che dovrai aspettare per il pagamento di tale fattura, perché il tuo cliente potrebbe trattenere il pagamento fino a quando non riceverà il documento con i dati corretti.

Un altro tipo di errore è emettere una fattura a dati di un destinatario completamente diverso. Questo può accadere soprattutto quando le fatture vengono create manualmente sovrascrivendo i dati in un file. In questo caso, le quantità corrette di beni o servizi venduti sono incluse nella fattura, ma i dati del destinatario rimangono quelli della fattura precedente.

Questa disattenzione può farti inviare tale fattura al destinatario sbagliato, che non ha acquistato gli articoli elencati da te. Puoi anche inviarla a un contraente che ha acquistato da te, ma le informazioni del destinatario saranno errate su quella fattura. Fino a quando non le correggerai, certamente non puoi contare di ricevere il pagamento per tale fattura.

Come evitarli? Qui un programma di fatturazione può venire in tuo aiuto. Puoi usarlo per creare un database dei tuoi clienti. Devi solo controllare i loro dati una volta, così potrai fatturare senza errori in seguito. Alcuni programmi ti consentono di scaricare i dati delle aziende dai registri governativi, così puoi evitare questi errori quando emetti fatture.

Nessuna informazione sul metodo di pagamento

A tutti piace avere soldi depositati sul proprio conto. Ma una mancanza di informazioni su come pagare può rendere impossibile il pagamento di una fattura.

Qui possono verificarsi una varietà di errori, dalla mancanza di un numero di conto bancario a un numero di conto errato fino a non sapere quando e come pagare una fattura. Le imprecisioni qui possono avere una varietà di conseguenze. Mancare la scadenza probabilmente comporterà che il cliente ti paghi per la fattura entro il termine legale. Ma un numero di conto errato o addirittura la mancanza di uno comporterà che il contraente non sarà in grado di pagarti. Solo quando correggerai o completerai questi dati potrai contare sul pagamento della fattura.

Descrizione errata di beni o servizi

Le fatture devono contenere descrizioni accurate di beni e servizi venduti. Mentre nel caso dei beni gli errori sono molto meno comuni, una buona descrizione dei servizi può causare molti problemi. Il tuo cliente non deve dubitare che sta pagando per ciò che ha ordinato. Ecco perché i dati sulla fattura devono corrispondere ai dati sull’ordine.

A seconda delle procedure che hanno i tuoi contraenti, alcuni potrebbero richiedere descrizioni più dettagliate dei servizi che fornisci, mentre altri potrebbero non farlo. Tuttavia, è una buona idea garantire l’accuratezza in modo da non avere problemi a ricevere il pagamento in seguito. Una descrizione errata dovrà essere corretta, il che probabilmente richiederà del tempo. Di conseguenza, potresti ricevere il pagamento per tale fattura più tardi di quanto ti aspettassi. Una soluzione a questo problema potrebbe essere creare un catalogo di beni venduti e descrizioni accurate dei singoli servizi. In questo modo avrai sempre descrizioni chiare e leggibili della tua offerta sulla fattura.

Errori di fatturazione

Una fattura non deve contenere errori contabili, ma queste situazioni possono verificarsi. Ci sono diversi luoghi in cui si verificano più spesso. Questi includono il totale da pagare. Potrebbe essere sommato in modo errato, rendendo la fattura sottostimata o sovrastimata. Nessuna di queste opzioni è vantaggiosa. Perché? Perché riflette male sulla persona che ha emesso la fattura.

Può capitare che il cliente non controlli attentamente se il documento emesso da te non contiene errori contabili e paghi per tale fattura. Ma di conseguenza, potresti ricevere troppo poco o troppo denaro. Nel primo caso dovrai chiedere al cliente di pagare di più, il che potrebbe metterti in una cattiva luce. Nel secondo caso, il cliente potrebbe richiedere un rimborso dell’eccedenza, il che potrebbe riflettersi male sulla reputazione della tua azienda. In entrambi i casi, tale fattura potrebbe essere contestata da un audit fiscale, quindi è meglio evitarlo.

Un altro luogo in cui si verificano errori contabili su una fattura è nel calcolo del valore dei beni venduti. In questo caso, potrebbe esserci un errore nella moltiplicazione del numero di pezzi di beni e il prezzo per singolo pezzo. Questo accade più spesso quando i calcoli vengono effettuati manualmente. Può anche verificarsi un errore nel calcolo del valore dell’IVA. Utilizzare un programma di fatturazione ti aiuterà a evitare tali errori di fatturazione perché i calcoli vengono effettuati automaticamente lì.

Errori di fatturazione – riepilogo

Gli errori di fatturazione capitano a tutti. Tuttavia, devi essere consapevole che possono avere conseguenze legali. Gli errori di fatturazione contribuiscono anche ai ritardi nei pagamenti e possono avere un impatto negativo sulla credibilità della tua azienda. Una delle soluzioni è utilizzare piattaforme di fatturazione dedicate che automatizzano molti processi e allo stesso tempo ti consentono di evitare errori di base.

Leggi anche: Cosa deve contenere una fattura? – 12 elementi essenziali

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