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I 8 migliori risparmiatori di tempo per i lavoratori d’ufficio

Ti è mai capitato di rimanere indietro con il programma e dover lavorare straordinario? Hai promesso a qualcuno che avresti completato la tua parte di un progetto in un determinato giorno, ma alla fine non è successo nulla? Hai mai pensato al fatto che devi cercare modi per risparmiare tempo al lavoro in modo da poterti concentrare meglio sui tuoi compiti prioritari e, soprattutto, completarli in tempo? Dai un’occhiata alla nostra lista dei migliori risparmiatori di tempo per i lavoratori d’ufficio. Continua a leggere.

Risparmiatori di tempo per i lavoratori d’ufficio – indice:

  1. Fai pause regolari
  2. Disattiva le notifiche dei social media
  3. Concentrati su un compito alla volta
  4. Delega
  5. Usa la tecnica del Pomodoro
  6. Pianifica la tua giornata
  7. Impara
  8. Usa strumenti
  9. Riepilogo

Fai pause regolari

Sono sicuro che ora ti starai chiedendo come fare pause regolari – che in pratica “prendono” tempo – possa aiutarti a risparmiarlo. Devi ricordare che nessuno può essere produttivo per 8 ore di lavoro – e soprattutto se non fa pause. I nostri cervelli hanno bisogno di riposo, i nostri occhi hanno bisogno di una pausa dallo schermo e i nostri muscoli hanno bisogno almeno di un po’ di movimento.

Alzati, fai qualche passo, parla con qualcuno e poi torna al compito che hai in mano. Questa regola si applica anche a una pausa pranzo più lunga – il corpo ha bisogno di mangiare per diventare più produttivo, quindi indipendentemente dal tuo carico di lavoro, non rinunciare a un pasto più grande e sano.

Va anche sottolineato che fare pause “di tanto in tanto” non è una buona pratica – ogni volta che vai a prendere un caffè, fai una sigaretta o vai in una stanza vicina a chiedere a un compagno di lavoro una domanda che è importante per te, ti deconcentri e quando torni, devi cercare di concentrarti di nuovo, il che richiede un altro minuto.

Per questo motivo, è una buona idea fare pause regolari, ad esempio, ogni ora esattamente alla stessa ora. Inoltre, tale organizzazione ti motiverà – vorrai completare il compito che hai iniziato prima della pausa, quindi in pratica lo completerai più velocemente.

Disattiva le notifiche dei social media

La maggiore distrazione al lavoro è senza dubbio il tuo telefono privato. Qualsiasi distrazione dal compito che hai in mano, come fare pause in qualsiasi momento, influisce negativamente sulla tua concentrazione e aumenta il tempo necessario per completarlo. Se vuoi davvero risparmiare tempo al lavoro, invia messaggi privati solo durante le pause designate.

Concentrati su un compito alla volta

Hai un compito molto importante da fare e nel frattempo ricevi un’email, un collega ti chiede di aiutarlo e uno specialista delle risorse umane ti scrive su Messenger aziendale? Non farti distrarre – nessuna di queste cose può aspettare fino a quando non hai finito un compito che hai già iniziato.

Disattiva le notifiche dalla tua casella di posta elettronica e controllala solo in orari prestabiliti (ad esempio, quando arrivi al lavoro o alla fine della giornata). I messaggi non devono essere risposti immediatamente (eccetto quelli che sono importanti per te a causa di un compito specifico) – e ci vuole sempre molto tempo per controllarli.

Delega

Non devi sempre fare tutto da solo – anche se pensi di essere l’unico in grado di svolgere un compito correttamente. Quando lavori in team, dovresti sicuramente approfittare del fatto che un collega ha più tempo e potrebbe occuparsi del tuo compito. Non è una vergogna chiedere aiuto – e non delegare compiti è il modo perfetto per sprecare il tuo tempo al lavoro.

Usa la tecnica del Pomodoro

Hai mai sentito parlare della tecnica del Pomodoro? È un metodo di gestione del tempo basato su intervalli di lavoro concentrato di 25 minuti interrotti da pause di cinque minuti. Ogni intervallo di lavoro è chiamato pomodoro. È progettato per aiutarti a rimanere concentrato. Come usarlo? Scegli un compito che devi completare, imposta un timer per 25 minuti, lavora su un compito e quando suona l’allarme fai una pausa di cinque minuti. Dopo quattro pomodori, fai una pausa di 20-30 minuti.

Pianifica la tua giornata

Niente funziona meglio della pianificazione dei compiti da fare in anticipo. In questo modo, non perdi tempo a pensare a quali sono le tue attuali priorità, a quali riunioni devi partecipare in un determinato giorno e da quale compito dovresti iniziare. Alcuni minuti risparmiati perché puoi metterti subito al lavoro? Che ne dici!

Impara

Nel tuo lavoro quotidiano, sicuramente utilizzi Microsoft Office e altre soluzioni progettate per aiutarti a portare a termine le cose. Ma sei sicuro di averne appreso tutto il potenziale? Anche se la risposta a questa domanda sembra “sì”, in realtà, la maggior parte delle applicazioni che usi ogni giorno ha molte più funzioni di quelle che riuscirai mai a conoscere.

Quindi prova a scoprire almeno alcune di esse che renderanno il tuo lavoro più facile – nel caso di PowerPoint, ad esempio, potrebbe essere la funzione di design (che suggerisce la disposizione di testo e grafica su una diapositiva e accelera la creazione di presentazioni), in Word la possibilità di tenere traccia delle modifiche in un dato documento, e in Excel la formattazione condizionale (presentare i dati con colori per migliorare la loro analisi).

Usa strumenti

Invece di perdere tempo a cercare l’icona di un’applicazione particolare sul tuo schermo o a effettuare il login in ciascun servizio separatamente, puoi utilizzare uno strumento che offre varie funzioni in un unico posto. Uno strumento del genere è Firmbee, un sistema completo per la gestione dei progetti e dei team aziendali. Firmbee è progettato per molti settori, dalle risorse umane alle vendite fino all’IT. Gli utenti possono monitorare i progressi dei progetti, organizzare compiti, reclutare dipendenti e monitorare le finanze – tutto utilizzando un’unica piattaforma.

Top 8 risparmiatori di tempo – riepilogo

Come puoi vedere, ci sono molti modi per risparmiare tempo al lavoro. La prima cosa che devi fare è scoprire quali sono i compiti che occupano la maggior parte del tuo tempo. Alcune persone possono trascorrere ore ogni giorno sulle email, ad esempio. Una volta che sai quali sono i tuoi sprechi di tempo, prova a liberartene e sostituiscili con qualcosa di più produttivo.

Hai appena letto dei migliori 8 risparmiatori di tempo al lavoro. Leggi anche: Gamification nel reclutamento

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Nicole Mankin

Manager delle risorse umane con un'eccellente capacità di creare un'atmosfera positiva e di costruire un ambiente prezioso per i dipendenti. Ama vedere il potenziale delle persone talentuose e mobilitarle per svilupparsi.

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