Il software di monitoraggio del tempo è utilizzato da alcune aziende contemporanee. La statistica presentata da Tech Jury mostra che il 17% delle persone utilizza attivamente alcuni tipi di strumenti per gestire il proprio tempo. Recentemente, la produttività dei dipendenti è diminuita, mentre questi risultati significano perdite reali per molte aziende. Il miglior esempio di mancanza di efficienza è rappresentato dagli Stati Uniti, dove il danno economico è grave e ammonta a 50 milioni di dollari al giorno! Leggi il testo per scoprire come il software di monitoraggio del tempo può aiutare ad aumentare il livello di produttività dei tuoi dipendenti.
Per mostrare accuratamente il potenziale delle applicazioni disponibili per il monitoraggio del tempo, vale la pena iniziare con le principali problematiche che rallentano le prestazioni durante il lavoro quotidiano. Hai mai sentito parlare della legge di Parkinson? Sai cosa significa questo termine?
La legge di Parkinson è un assioma che afferma che “Il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile per il suo completamento”. Questa è la regola creata da Cyril Northcote Parkinson, che ha descritto per la prima volta la sua osservazione nel 1955. Parkinson era uno scrittore britannico, storico ed esperto di pubblica amministrazione.
Le sue nozioni relative alla burocrazia e all’organizzazione sono la base della sua teoria. La legge di Parkinson indica i fattori chiave che rendono la fase di realizzazione dei compiti più lunga del necessario: la realizzazione si estende alla lunghezza massima possibile. Disturbi, pause, mancanza di concentrazione, perfezionismo e procrastinazione sono i fattori descritti dalla legge di Parkinson.
La risposta alla mancanza di produttività è la tecnica di gestione del tempo chiamata Pomodoro. Il nome del metodo deriva dal timer da cucina a forma di pomodoro, utilizzato dal creatore della tecnica.
L’efficacia della tecnica del Pomodoro si basa sulla grande semplicità e intuitività dell’applicazione. Nel primo passo, deve essere preparata la lista dei compiti: ricorda di organizzare i compiti in base alla loro priorità.
Il passo successivo è utilizzare il software di monitoraggio del tempo. Ci sono molte applicazioni e diversi tipi di software che utilizzano la tecnica del Pomodoro. Le nuove tecnologie consentono un comodo adeguamento dei parametri alle esigenze individuali del dipendente. Inoltre, speciali plug-in nel browser possono bloccare automaticamente tutte le notifiche disturbanti.
Il suono avvia il ciclo di 25 minuti, che termina con una pausa di 5 minuti. La sequenza si ripete 4 volte e c’è tempo per una pausa più lunga. Questa strategia di lavoro intensifica l’efficienza, consente di mantenere una piena concentrazione, divide il progetto in parti più piccole e aiuta a mantenere una prospettiva fresca. Non è tutto: il software mostra tutti i compiti completati, il che aumenta la motivazione della persona.
Molte aziende coltivano modelli di lavoro multipurpose. L’impegno in più progetti contemporaneamente tende a essere mostrato come un esempio e un alto standard di coinvolgimento dei dipendenti – ma nulla è più lontano dalla verità. La ricerca mostra che solo il 2,5% delle persone ha questa predisposizione sopra la media al multitasking durante il lavoro.
Per il resto dei dipendenti, il multitasking significa una riduzione dell’efficacia dei compiti svolti. La ragione di tali risultati è l’aumento del rischio di errori e la perdita di concentrazione, così come il dimenticare alcuni degli elementi che devono essere completati durante l’incarico. La cultura del multitasking riduce la creatività e aumenta il livello di stress.
I meccanismi che governano il cervello umano consentono di concentrarsi su un’attività alla volta, quindi la tecnica del multitasking non è integrata con l’organo principale del corpo umano. Le esperienze hanno dimostrato che il multitasking può contribuire alla riduzione del quoziente intellettivo e danneggiare il cervello.
I datori di lavoro devono ricordare che dovrebbero offrire benefit sia per le persone che sono genitori sia per quelle che sono single e vivono da sole. L’azienda deve soddisfare diverse esigenze e non può trascurare nessuno.
Un software professionale di monitoraggio del tempo non solo dovrebbe aumentare i risultati di produttività tra i tuoi dipendenti, ma dovrebbe garantire protezione dagli effetti negativi di una gestione inefficiente. Il monitoraggio del tempo costringe l’utente del software a concentrarsi completamente su un incarico.
Sempre più persone sono preoccupate per la propria salute, sia fisica che mentale. La crescente consapevolezza sociale ha spinto le aziende a cercare soluzioni sempre migliori, che vadano oltre i pacchetti medici e sportivi. Alcune aziende (soprattutto uffici) hanno deciso di offrire servizi gratuiti di massaggiatori o di fornire poltrone massaggianti nei loro edifici.
Il software di monitoraggio del tempo è in continua evoluzione, il che significa che ci sono sempre più strumenti universali e funzionali sul mercato. Registrare tutte le attività consente di monitorare e controllare i momenti dedicati a compiti specifici. È necessaria una piena conoscenza della gestione del tempo per ottimizzare l’intero programma della giornata.
Il controllo sui risultati può identificare quegli elementi dello scenario quotidiano che hanno la maggiore influenza sull’efficienza. Secondo la regola di Pareto, il 20% di tutti i compiti può generare l’80% della produttività complessiva. Per scoprire quali compiti siano i più importanti, è necessario gestire il proprio tempo in modo consapevole.
La gestione del tempo nei gruppi e nei team è altrettanto importante quanto la gestione del tempo individuale. Sempre più aziende decidono di introdurre applicazioni speciali per facilitare l’amministrazione del programma e creare una rete efficiente di collegamenti tra i dipendenti.
Tali decisioni non mi sorprendono: le statistiche mostrano un aumento del 25% della produttività nelle organizzazioni dove i livelli di comunicazione sono elevati. Le moderne applicazioni integrano tutti i partecipanti all’iniziativa e, cosa più importante, stabiliscono le scadenze per tutte le attività.
La tecnologia di controllo del tempo consente l’automatizzazione di tutte le attività non necessarie. Tutti i membri del team possono essere informati riguardo al compito senza la necessità di un intervento diretto nel loro programma di lavoro. Inoltre, il controllo collettivo sui compiti aumenta la motivazione a completare il progetto ed elimina potenziali difetti, mentre l’efficacia del lavoro rimane a livelli elevati.
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