Le sfide che i project manager affrontano quando lavorano con un team | #32 Iniziare con la gestione dei progetti

Quando lavorare con un team non va come dovrebbe, il Project Manager deve diagnosticare il problema il prima possibile. Cosa causa emozioni negative nel team? Quale effetto ha l’atteggiamento del Project Manager sulla situazione? E quali emozioni prova? Il problema è causato da caratteri conflittuali, visioni del mondo divergenti o dall’incapacità dei membri del team di lavorare insieme?

Le sfide che i Project Manager affrontano quando lavorano con un team – indice:

1. Introduzione
2. Emozioni negative nel team
3. Emozioni di un Project Manager
4. Problemi interpersonali
5. Riepilogo

Introduzione

La collaborazione di un Project Manager con un team è una sfida non solo a causa dei compiti e degli obiettivi fissati dall’azienda e dagli stakeholder. Oggi, diamo un’occhiata alle emozioni difficili che accompagnano la dinamica del team, ai problemi che causano, così come vediamo modi per affrontare le tensioni che sorgono.

Molto spesso la fonte più profonda dei problemi riguarda i problemi di comunicazione nel team, mentre la soluzione è la capacità di vederli e avere una conversazione fruttuosa. A quali emozioni dovrebbe prestare particolare attenzione un Project Manager?

Emozioni negative nel team

Non si dovrebbe mai sovrastimare la buona atmosfera all’interno di un team. Tuttavia, come individuare i primi segni di cambiamento per rispondere alle emozioni sfavorevoli e alla demotivazione che possono portare a una mancanza di impegno e riluttanza a continuare a partecipare al progetto?

Dispersione

La distrazione del team potrebbe non essere evidente al Project Manager a prima vista. Al contrario, in un team che non si concentra abbastanza sui propri compiti, potrebbe esserci un’atmosfera piena di amicizia reciproca e umorismo. Purtroppo, gli indicatori osservati durante il monitoraggio del progetto mostreranno senza pietà che un’interazione eccessiva, l’introduzione di argomenti personali e la discussione dei compiti di un dipendente da parte dell’intero team non si traducono in buoni risultati lavorativi del progetto.

A volte la distrazione appare temporaneamente. Se si verifica durante il periodo delle vacanze o intorno alle festività, è improbabile trovare cause di reale preoccupazione. Altrimenti, se la situazione persiste, si dovrebbero cercare cause tra:

• il numero e la difficoltà dei compiti svolti dal team – forse ci sono troppi pochi e facili compiti, quindi i membri del team non si concentrano sul completarli e trascorrono la maggior parte del loro tempo in riunioni, conversazioni e scambi di meme non molto produttivi; il problema può essere risolto aumentando il numero di compiti, riducendo la durata delle riunioni programmate o introducendo giorni senza riunioni,
• la presenza di un burlone – forse un nuovo dipendente o due con la personalità di un burlone si sono uniti al team? Allora, una conversazione e l’attenzione al problema, o il coinvolgimento parziale in compiti legati a un altro progetto, dovrebbero bastare,
• la presenza di un alto performer o di una persona riqualificata – quando non riconosciuti dal Project Manager, ricevono la stessa quantità di compiti del resto del team. Senza sfide sufficienti, queste persone iniziano semplicemente a annoiarsi, distraendo e demotivando di conseguenza il resto del team di progetto.

Stress

Se i membri del team lavorano costantemente sotto pressione, sorgono rapidamente problemi nel controllare le proprie emozioni. Secondo il Wrike Work Management Report del 2015, le cause più comuni di stress durante il lavoro con un team sono:

52% – mancanza di informazioni necessarie,

51% – problemi con la priorizzazione dei compiti

49% – requisiti irrealistici,

47% – scadenze per i compiti in continua evoluzione,

44% – gestione poco chiara e responsabilità poco chiare per i compiti.

Pertanto, il rapporto indica che le cause chiave dello stress non sono nel tipo di compiti svolti, ma nella circolazione delle informazioni di progetto. E mentre si spera che, grazie alla diffusione di software di gestione dei progetti come Firmbee, la comunicazione nei team sia migliorata, non vale ancora la pena sminuire questo fattore.

Mancanza di impegno

Il coinvolgimento del team nei compiti svolti insieme è anche direttamente correlato a una buona comunicazione all’interno del team. Quando ogni persona sa:

• l’ambito delle proprie attività,
• a chi rivolgersi in caso di problemi, e
• lo scopo delle proprie azioni,

è improbabile che siano in pericolo di una diminuzione della motivazione e dell’impegno nel lavoro di progetto.

E questi, a loro volta, non sono favoriti dalla mancanza di supporto reciproco, così come dai problemi associati al lavoro remoto e ibrido.

Emozioni di un Project Manager

Se, come Project Manager, stai lottando per trovare la causa dei problemi quando lavori con un team, forse dovresti cambiare la tua area di ricerca e iniziare il più vicino possibile: dando un’occhiata da vicino alle tue abitudini, comportamenti e motivazioni.

Aumentare la responsabilità e l’incapacità di controllare molti parametri dell’esecuzione del progetto sono le cause più comuni di problemi emotivi nel lavoro di un Project Manager.

Lavorare con un team può indicare un burnout lavorativo. Ben il 75% dei dipendenti lo sperimenta, e i Project Manager sono a maggior rischio a causa delle elevate richieste e pressioni del loro lavoro. Il burnout può tradursi in:

• fatica costante,
• irritabilità,
• aggressività,
• impazienza,
• alienazione crescente e sentimenti di estraneità.

Per aggravare la situazione, l’atteggiamento negativo del Project Manager si traduce direttamente in un’atmosfera di team, aumentando i livelli di stress insieme al deterioramento dei conflitti tra i membri del team di progetto.

Problemi interpersonali

Quali emozioni nelle relazioni interpersonali minacciano di più il buon funzionamento di un team di progetto? La rabbia può portare a conflitti personali e a una mancanza di cooperazione nel team. L’ansia causa una mancanza di impegno e l’evitamento delle responsabilità. La frustrazione può distruggere la motivazione e la volontà di lavorare.

Le loro fonti nel lavoro del team di progetto sono più spesso:

1. Conflitti personali tra i membri del team – possono originare da differenze negli stili di lavoro, disaccordi personali e dalla mancanza di rispetto per i confini.
2. Mancanza di coinvolgimento di una persona nel lavoro del team – può derivare da motivazione insufficiente, incomprensione degli obiettivi o esclusione dalla partecipazione al processo decisionale.
3. Il conflitto tra il Project Manager e il team – può derivare da aspettative eccessive, requisiti poco chiari o dalla presenza di una persona nel team che aspira a un ruolo di leadership.

Per risolvere questi problemi, il Project Manager dovrebbe promuovere una cultura di apertura e rispetto, e ricordare di coinvolgere tutti i membri del team. Sia quelli che non si fanno sentire quando non vengono invitati, sia quelli che cercano sempre di farsi sentire per se stessi e per il team.

Riepilogo

La gestione delle emozioni gioca un ruolo molto importante nel lavoro di squadra. Distrazione, stress e mancanza di impegno, così come rabbia, ansia e frustrazione, possono portare a problemi interpersonali e mancanza di impegno. Per risolvere questi problemi, un Project Manager dovrebbe osservare non solo il team ma anche se stesso, prestando particolare attenzione ai sintomi di burnout. La chiave per nutrire le emozioni è una buona comunicazione, promuovendo apertura e rispetto, e assicurandosi che tutti i membri del team siano coinvolti e motivati a lavorare al progetto.

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