Gestire team digitali | Digitalizzare la tua azienda #6

Recentemente, costruire team digitali sta diventando sempre più importante, il che contribuisce a un significativo aumento dell’efficienza lavorativa e a una comunicazione più facile tra i dipendenti. Grazie alla digitalizzazione, gestire i team diventa meno complicato, più veloce e più preciso. Permette alle aziende di monitorare meglio i progressi dei dipendenti, il che è fondamentale per prendere decisioni informate. Continua a leggere.

Gestire team digitali – indice:

1. Introduzione
2. Perché costruire team digitali?
3. Come scegliere gli strumenti per gestire team digitali?
4. Strumenti pratici per la gestione del team
5. Costruire team digitali
6. Misurare le performance dei team digitali
7. Riepilogo

Introduzione

In un’era di evoluzione digitale, la gestione dei team è soggetta a una grande trasformazione. I metodi di gestione tradizionali, basati esclusivamente su riunioni e conversazioni faccia a faccia, vengono sostituiti da soluzioni tecnologiche più avanzate e flessibili. In questo articolo, discuteremo gli aspetti chiave della gestione dei team digitali e gli strumenti pratici che possono supportare questa trasformazione.

Perché costruire team digitali?

La digitalizzazione porta molti benefici all’organizzazione. Innanzitutto, migliora l’efficienza lavorativa semplificando la comunicazione, la pianificazione e i processi di controllo. Inoltre, gli strumenti digitali aiutano a monitorare meglio le performance lavorative e forniscono dati preziosi per l’analisi. Infine, consentono alle aziende di diventare più competitive sul mercato.

Molti imprenditori associano gli strumenti per gestire team digitali solo a lavoro remoto e basato su computer. Tuttavia, ci sono diverse piattaforme che aiutano a migliorare l’efficienza del lavoro di squadra, sia in ufficio, a casa, che sul campo.

Come scegliere gli strumenti per gestire team digitali?

Quando si gestiscono team digitali, è importante concentrarsi sulle reali esigenze dell’azienda e sulle corrispondenti funzioni software. È meglio iniziare conducendo un’analisi dei bisogni, rispondendo alle seguenti domande:

• Avremo bisogno della funzione di tracciamento del tempo?
• Utilizzeremo file condivisi?
• Il software deve funzionare su dispositivi mobili o computer?
• Avremo bisogno di un pannello di gestione per il proprietario dell’azienda o il manager, o sarà sufficiente uno spazio di lavoro condiviso?

Le risposte ci permetteranno di scegliere il programma giusto o un insieme di applicazioni cooperative. È importante considerare la digitalizzazione della gestione del team nelle seguenti aree:

• Comunicazione – gli strumenti di comunicazione moderni, come le chat di gruppo e le app di videoconferenza, consentono una comunicazione rapida ed efficace tra i membri del team. Secondo un rapporto di TechRepublic (2021), il 95% delle aziende li sta già utilizzando,
• Condivisione di file – le soluzioni cloud per la condivisione di file e la collaborazione remota sono utilizzate dal 76% delle imprese oggi. Anche se tutti lavorano nello stesso edificio, è molto più veloce e facile inviare un messaggio o collaborare su una bacheca condivisa di Miro (https://miro.com/) o Mural (www.mural.co), piuttosto che stare davanti a una lavagna in una sala conferenze,
• Sicurezza – utilizzare una VPN consente alle persone che lavorano da casa di condividere file in modo sicuro e scambiare informazioni sensibili, motivo per cui il 54% delle aziende sta approfittando di questa soluzione,
• Pianificazione – i calendari digitali e i pianificatori di attività facilitano l’organizzazione del lavoro e il monitoraggio dei progressi e delle scadenze, ad esempio, su bacheche Kanban o nelle visualizzazioni di traguardi e roadmap,
• Delegare compiti – con il software di gestione dei progetti è più facile assegnare compiti ai singoli membri e monitorare i loro progressi.
• Controllo – grazie agli strumenti digitali, i manager possono monitorare le performance del team in tempo reale e prendere decisioni basate su dati affidabili.

Strumenti pratici per la gestione del team

Ci sono diversi strumenti di gestione dei progetti sul mercato. Diamo un’occhiata più da vicino ai più popolari, soprattutto perché offrono piani gratuiti:

• Trello – è una piattaforma di gestione dei progetti che consente di creare bacheche di attività, assegnarle ai singoli membri del team e monitorare i progressi, disponibile su computer e dispositivi mobili,
• Asana – è un sistema di gestione delle attività e dei progetti più avanzato che offre una gamma di funzionalità per semplificare la pianificazione, il monitoraggio e la collaborazione del team, disponibile su computer e dispositivi mobili,
• Slack – è un’app di messaggistica istantanea alla moda per scambiare informazioni all’interno di un team che si integra con altri strumenti come Trello e Asana, disponibile su computer e dispositivi mobili,
• Firmbee – è uno strumento di gestione dei progetti potente disponibile su PC che consente di utilizzare il tracciamento del tempo, visualizzare i progetti su bacheche Kanban e collaborare con il proprio team e i liberi professionisti.

Tuttavia, a volte può essere difficile trovare un software di gestione del team che soddisfi le esigenze di un’azienda. È allora che vale la pena considerare una delle opzioni meno popolari:

• Incontrare un consulente – molte persone oggi aiutano a scegliere e implementare software per le aziende. Un consulente esperto e indipendente aiuterà a selezionare soluzioni secondo il principio “best of breed”, cioè le più adatte a risolvere un problema specifico piuttosto che soddisfare preferenze personali. Le soluzioni selezionate in questo modo possono essere collegate tra loro utilizzando un’API (interfaccia di programmazione delle applicazioni), per creare un insieme unico su misura per le esigenze di un’azienda,
• Collaborare con una software house – è una soluzione costosa che offre l’opportunità di creare software unico che sia completamente conforme ai requisiti di una specifica azienda senza dover assumere un team o liberi professionisti, oltre a identificare e definire le esigenze dell’azienda da soli.

Costruire team digitali

Gli strumenti di gestione dei progetti disponibili sul mercato sono molto ben progettati. Pertanto, costruire team digitali non dovrebbe richiedere molto sforzo da parte dei dipendenti. Una volta terminata l’analisi dei bisogni e la scelta degli strumenti, è tempo di passare all’implementazione.

È una buona idea iniziare formando i membri del team per farli familiarizzare con gli strumenti scelti e insegnare loro come usarli. Di solito, installare un’app su un dispositivo mobile o accedere a un browser è sufficiente. Il passo successivo è discutere come procedere e rispondere a domande come:

• Chi delega i compiti e quando?
• Dove verranno visualizzate le notifiche di nuove assegnazioni?

In questa fase, tuttavia, è utile utilizzare gli strumenti in modo spontaneo. In questo modo, sarà più facile identificare eventuali problemi senza perdere tempo a discutere l’ovvio.

Misurare le performance dei team digitali

Monitorare i progressi e raccogliere feedback dal team è importante quanto implementare strumenti di comunicazione digitale. Questo può essere fatto confrontando i risultati di prima della digitalizzazione con quelli attuali, prestando attenzione a indicatori di performance come:

• Tempo di completamento dei compiti – che può migliorare notevolmente, ad esempio, cambiando le telefonate ai dipendenti mobili che lavorano presso un cliente in messaggi contenenti l’indirizzo e la posizione GPS, oltre a una descrizione di un compito da svolgere,
• Frequenza di interazione in un team – potrebbe rivelarsi che lo scambio di informazioni si intensificherà, richiedendo meno tempo e coinvolgendo solo coloro che hanno un impatto reale sulla risoluzione di un problema specifico,
• Livello di soddisfazione del cliente – se un team, ad esempio, gestisce il servizio clienti, la disponibilità di informazioni riguardanti i processi legati all’adempimento dell’ordine di una persona in uno strumento digitale può avere un impatto molto positivo sulle relazioni con i clienti.

Riepilogo

Investendo negli strumenti giusti e implementandoli, le aziende possono diventare più efficienti, competitive e migliorare la collaborazione del team. Gli elementi chiave per gestire team digitali sono comunicazione, pianificazione, delega dei compiti e controllo. Vale la pena dedicare del tempo ad analizzare i bisogni, selezionare gli strumenti giusti, formare il team e misurare l’efficacia delle soluzioni implementate.

Il futuro degli strumenti di gestione dei progetti è supportare non solo l’efficienza dei dipendenti, ma anche il loro benessere e soddisfazione. Lo sviluppo di tecnologie come l’intelligenza artificiale e l’automazione, così come l’introduzione di soluzioni di gamification, possono contribuire a migliorare la qualità della vita lavorativa.

Gli strumenti digitali aiuteranno i leader a monitorare i livelli di soddisfazione e coinvolgimento dei dipendenti, oltre a identificare le aree che necessitano di miglioramenti. Con soluzioni moderne, come orari di lavoro flessibili, uffici remoti e piattaforme per supportare lo sviluppo professionale, la gestione sarà più orientata alle esigenze e alle aspettative di ogni dipendente. La personalizzazione degli strumenti moderni può far sì che il benessere dei dipendenti giochi un ruolo chiave nel futuro della gestione dei team, contribuendo a una maggiore efficienza, soddisfazione lavorativa e retention dei talenti.

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