Gestione efficace delle assenze

Ogni giorno, i manager delle aziende fanno del loro meglio per organizzare le risorse di cui dispongono – per distribuire i compiti nel modo migliore possibile, o per fornire spazio per incarichi dell’ultimo minuto. Questo richiede loro non solo di conoscere il carico di lavoro di ogni dipendente, ma anche di esercitare il controllo sulle assenze. Dopotutto, una gestione completa delle assenze è essenziale per garantire che un’azienda funzioni correttamente – specialmente durante le festività. Nel post del blog di oggi, spiegheremo come organizzare questo processo e quali soluzioni possono aiutare. Continua a leggere.

Gestione efficace delle assenze – indice

1. Che cos’è la gestione delle assenze?
2. Come gestire le assenze in modo efficace?
3. Sistemi di gestione delle assenze
4. Firmbee – modulo di gestione delle assenze
5. Riepilogo

Che cos’è la gestione delle assenze?

È innegabile che più grande è l’azienda, maggiori sono le difficoltà nell’organizzare le risorse – a causa di un numero crescente di dipendenti, i professionisti delle risorse umane o i team leader trovano difficile tenere traccia di tutte le informazioni sulle assenze. Tuttavia, una corretta gestione delle assenze è di importanza strategica, poiché assenze incontrollate possono interrompere qualsiasi attività, portando a fermi lavorativi e a un’incapacità di prendere decisioni importanti. Allo stesso tempo, richiede il rispetto della legge, il controllo dei giorni utilizzati o del tipo di richiesta di assenza (ferie annuali, permessi a richiesta, congedo di maternità, congedo non retribuito) per calcolare accuratamente la retribuzione. Qualsiasi errore in quest’area può avere conseguenze gravi.

Come gestire le assenze in modo efficace?

Le aziende di vari settori utilizzano diverse tattiche per controllare l’assenteismo. Alcune di esse richiedono la creazione di un piano di assenza completo in anticipo per l’intero anno, mentre altre adottano un approccio meno rigido, richiedendo solo alcune settimane di preavviso prima di prendere un congedo (a seconda della durata dell’assenza). Si presume anche di solito che le assenze di persone con ruoli simili nel team non debbano sovrapporsi, in modo che ci sia sempre almeno una persona disponibile che possa aiutare in ogni area – tra il personale di prima linea, la direzione e i team leader. Mentre le aziende più piccole possono gestire le assenze in modo indipendente, le aziende con centinaia di dipendenti devono automatizzare questo processo per garantire che funzioni senza intoppi.

Sistemi di gestione delle assenze

Per rendere efficace la gestione delle assenze, è necessario utilizzare uno strumento che supporti il processo in modo adeguato. I leader e il personale delle risorse umane si affidavano alla documentazione cartacea e ai calendari – il progresso tecnologico ha portato allo sviluppo di software per la gestione delle assenze e piattaforme più complete come Firmbee. Tali sistemi accorciano la circolazione dei documenti relativi alle assenze, dando ai manager la possibilità di prendere una decisione rapida su se un determinato dipendente possa prendersi un giorno di ferie in un dato giorno (se avranno un sostituto in quel momento, o se non supereranno il numero di giorni a cui hanno diritto, ecc.).

Firmbee – modulo di gestione delle assenze

Come puoi utilizzare Firmbee per gestire le assenze dei dipendenti? Questo sistema raccoglie tutti i dati in un unico posto, in modo che ogni persona nell’azienda sappia chi è assente in un dato momento. Ricevono anche informazioni su chi è il loro sostituto, e così possono risolvere questioni urgenti senza dover aspettare il ritorno della persona giusta al lavoro.

I manager di team, d’altra parte, ottengono una panoramica dei giorni di assenza sul calendario, il che aiuta a prevenire i pericoli del caos organizzativo. Allo stesso tempo, Firmbee semplifica anche il processo di invio, monitoraggio e approvazione delle richieste di congedo, il che è sicuramente importante per la tua azienda o per i membri del tuo team. In qualsiasi momento, i dipendenti possono dare un’occhiata al loro profilo e controllare quanti giorni hanno ancora a disposizione, permettendo loro di pianificare il loro tempo libero in modo saggio.

Riepilogo

Gestire le assenze dei dipendenti è uno dei processi fondamentali che si svolgono in qualsiasi luogo di lavoro e non dovrebbe assolutamente causare difficoltà legate a ritardi nei progetti, indecisione, disinformazione e caos organizzativo. Tuttavia, se noti tali problemi nella tua azienda, dovresti sicuramente cercare la soluzione giusta – specialmente poiché è a portata di mano.

Uno strumento come Firmbee ti permetterà di esercitare un controllo completo sulle assenze di ogni dipendente attraverso l’automazione dell’invio, dell’approvazione e del monitoraggio delle richieste (eliminando la burocrazia) e l’accesso costante al calendario. Grazie a Firmbee, sarai in grado di prendere decisioni riguardanti le assenze dal lavoro in modo rapido e semplice.

Leggi anche: Metodo di colloquio STAR

Se ti piace il nostro contenuto, unisciti alla nostra comunità di api laboriose su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.