La gestione del budget di progetto significa amministrare e supervisionare le finanze relative ai progetti aziendali. Questa è la risposta più diretta, persino ovvia. Ma per avere una visione più ampia facciamo un passo indietro e poniamoci una domanda: cos’è un budget di progetto?
È il costo combinato di tutte le attività, della forza lavoro, dei compiti e dei materiali che ti porteranno al progetto finale. Ecco perché dovresti pianificare attentamente il tuo progetto prima di immergerti nelle finanze. Come farlo correttamente? Buoni strumenti di gestione dei progetti ti aiuteranno sicuramente.
È importante avere un budget di progetto perché questo ti darà una buona comprensione di come le cose (e le spese!) stanno procedendo. Avrai il controllo di tutte le attività e saprai immediatamente quando i costi inizieranno a crescere troppo. Questa conoscenza supporterà sicuramente le tue decisioni durante l’intero processo e ti renderà più saggio mentre pianifichi i prossimi progetti.
Come puoi calcolare il tuo budget di progetto senza conoscere i dettagli del tuo progetto? È qui che la definizione dell’ambito del progetto viene in aiuto. Definire l’ambito di un progetto significa documentare un elenco di obiettivi specifici del progetto, membri del team, traguardi, compiti, risultati, caratteristiche, funzioni e scadenze. Includerà anche eventuali obiettivi principali del progetto, risultati e obiettivi per aiutare a misurare il successo. Molti strumenti di PM ti aiuteranno a organizzare tutto questo. Uno di essi è Firmbee.
Ok, hai il tuo piano, quindi come iniziare a contare i soldi? Le tecniche di stima possono aiutare. Un breve riassunto di esse può essere trovato qui sotto. Decidi quale è adatta a te e approfondisci l’argomento.
Questa è una tecnica di stima delle singole attività e poi di combinazione in una stima complessiva del progetto. A questo punto dovresti già sapere quale membro del team è responsabile di cosa (se non lo sai – dai un’occhiata alla nostra soluzione), puoi chiedere a ciascuna persona che svolge un compito di fornirti le stime. Sono sicuramente in una posizione migliore per stimare un compito su cui lavoreranno. Dopo aver ottenuto una stima dei costi del lavoro al livello di dettaglio più basso possibile, aggregali per arrivare a totali riassuntivi.
Qui, gruppi di manager esperti o esperti esterni cercano di stimare il budget del progetto. Puoi anche utilizzare informazioni da un progetto precedente simile. Questa tecnica è spesso utilizzata nelle fasi molto iniziali di un progetto quando non sono disponibili molte informazioni. A differenza della stima dal basso verso l’alto, questa volta stimerai la durata dei risultati e/o dei principali risultati.
La frase stima analoga deriva dal fatto che utilizzi un progetto passato simile per stimare la durata o il costo del tuo progetto attuale. Dovrebbe essere un mix di informazioni storiche e giudizio esperto. Ecco perché è così importante tenere traccia del tuo budget di progetto ogni volta che consegni qualcosa.
La stima parametrica è una tecnica basata su statistiche che ti aiuta a calcolare la quantità prevista di risorse finanziarie o tempo necessarie per completare un progetto. Con la stima parametrica, ci sarà bisogno di un po’ più di matematica, ma solo alcune abilità di base, quindi non spaventarti! Guarda questo esempio:
Supponiamo che il tuo progetto preveda di intervistare 300 persone. Ogni intervista contiene 10 domande a scelta multipla, e l’esperienza passata ha dimostrato che richiedono 20 minuti per essere somministrate. Lo sforzo totale per questo compito sarà:
Nr di interviste × 20 minuti = 6000 minuti = 50 ore
Ora, dalla tua esperienza passata controlla quanto costa un’ora di lavoro. Fatto!
Ricorda, non devi fare tutto da solo usando appunti o calcolatrici. I sistemi di gestione dei progetti possono calcolare il budget per te in base all’ambito del progetto e aiutarti a memorizzare e organizzare le informazioni. Il modulo finanziario di Firmbee ti consente di impostare un budget di progetto, calcolare i costi dei dipendenti, monitorare le tue entrate e spese durante l’intero processo. Dopo che il progetto è terminato, le informazioni vengono automaticamente trasferite nelle fatture. Inoltre, vengono visualizzate le informazioni su ciò che devi agli altri.
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Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.
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