Fase di avvio del progetto – a cosa prestare attenzione? | #16 Iniziare con la gestione dei progetti

La fase di avvio del progetto inizia con un’idea per un’iniziativa. Tuttavia, termina con una decisione vincolante di avviare il progetto. Prima che arrivi il momento di pianificare il budget, selezionare il metodo di attuazione e la composizione del team, il Project Manager prepara un abbozzo della visione e dell’obiettivo del progetto. Quindi, cosa necessita di particolare attenzione durante la fase di avvio?

Fase di avvio del progetto – indice:

1. Introduzione
2. Documenti e stakeholder
3. Determinare come gestire il nuovo progetto
4. Dall’avvio alla pianificazione
5. Riepilogo

Introduzione

La fase di avvio del progetto si svolge solo una volta, indipendentemente dal metodo di attuazione. Il suo scopo è definire di cosa tratta il progetto. È anche il momento migliore per abbandonare un progetto se ci sono seri dubbi sulla sua possibilità di completamento. In questa fase iniziale, l’organizzazione non sosterrà grandi costi, mentre è relativamente facile per il Project Manager separarsi da un progetto ancora vago. Tuttavia, se un nuovo progetto sembra promettente, a cosa vale la pena prestare attenzione durante la sua fase di avvio?

Documenti e stakeholder

Dopo i primi accordi, è tempo di redigere uno studio di fattibilità e un project charter. Il primo documento determinerà le possibilità di successo della nostra iniziativa. Mentre nel secondo il Project Manager scriverà un abbozzo per l’iniziativa. Anche se ancora privo di dettagli, sono questi due documenti che serviranno a convincere gli stakeholder che il nuovo progetto vale la pena perseguire.

Ma chi deve essere convinto? Questo è anche determinato dalla fase di avvio del progetto, dove viene redatto il registro degli stakeholder. Questa è una lista di persone direttamente collegate al progetto, cioè rappresentanti del cliente, del consiglio di amministrazione dell’organizzazione o potenziali appaltatori, tra gli altri. Tuttavia, gli stakeholder possono includere persone che saranno indirettamente colpite dall’attuazione del nostro progetto. Questi potrebbero essere, ad esempio, i residenti della strada dove svolgeremo i lavori, o i dipendenti del dipartimento di assistenza clienti dove implementeremo l’automazione. Non saranno coinvolti nel progetto, ma le nostre azioni cambieranno il loro ambiente di vita o di lavoro.

Determinare come gestire il nuovo progetto

Ma chi è coinvolto nella preparazione dei piani per la nuova iniziativa? Il Project Manager è principalmente responsabile di essi. Lui o lei ha stabilito contatti con le persone che supervisioneranno l’esecuzione del progetto e stabilisce con loro, tra le altre cose, questioni come:

• responsabilità
• modalità di comunicazione – formali, come la rendicontazione, e informali, come porre domande su questioni in corso nella pianificazione e attuazione del progetto
• intervalli di tolleranza – ad esempio, per il budget e il tempo di consegna di un progetto pianificato, o i rischi assunti.

Se più persone nel consiglio saranno coinvolte nel progetto, a volte si tiene un incontro chiamato incontro di avvio per questo scopo. Di solito si svolge quando il Project Manager ha già terminato di lavorare sulle prime versioni dei documenti di cui abbiamo parlato sopra:

• studio di fattibilità
• project charter
• registro degli stakeholder, e a volte una versione preliminare del
• registro dei fattori di rischio.

Dall’avvio alla pianificazione

Il modo più semplice per indicare la differenza tra avvio del progetto e pianificazione è porre le domande chiave che devono essere risposte in entrambe le fasi. Il loro confronto è mostrato nella tabella sottostante:

FASE DI AVVIO	FASE DI PIANIFICAZIONE
Qual è la visione del progetto?	Qual è la data di inizio del progetto?
Qual è l’obiettivo del progetto?	Quando realizzeremo il primo traguardo?
Cosa cambierà nell’organizzazione o nel cliente con l’attuazione del progetto?	Quale membro del team sarà responsabile della gestione del cambiamento?
È redditizio implementare il progetto?	Quanto del budget dovrebbe essere allocato per i test?
Qual è il rischio di fallimento del progetto?	Il rischio aumentato durante il Compito A compromette l’esecuzione del Compito B?

La pianificazione è più dettagliata – tende a rispondere a domande su come fare qualcosa, così come a fatti riguardanti i tempi di attuazione e il budget. L’avvio, d’altra parte, si concentra su domande riguardanti lo scopo e il significato complessivi, così come la fattibilità del progetto nel suo insieme.

Sebbene la pianificazione avvenga spesso contemporaneamente alla fase di avvio e prima che il progetto venga formalmente lanciato, queste due aree del progetto hanno ambiti diversi. La fase di pianificazione può ripetersi molte volte durante il progetto. Questo perché riguarda come e in quale ordine si svolgono compiti specifici e obiettivi che portano all’attuazione dell’obiettivo del progetto. La fase di avvio, d’altra parte, si concentra sulla definizione dell’obiettivo del progetto e sulla valutazione se la sua attuazione sia possibile e sensata. Se sì, parte di quella fase include anche convincere gli stakeholder chiave.

Riepilogo

Nella fase di avvio del progetto, chiediti ripetutamente la domanda più fondamentale: ha senso implementare questo progetto? Dopotutto, una volta data, la risposta finale completerà e chiuderà, per così dire, la fase di avvio. Questo determinerà la direzione e l’ambito del lavoro del team di progetto per l’intera durata delle attività pianificate.

Per fare la scelta giusta, vale la pena dedicare energia a preparare diligentemente i documenti e stabilire un modo chiaro per gestire il nuovo progetto. Questi investimenti sicuramente ripagheranno nelle fasi successive della sua attuazione.

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