Come scrivere un business case convincente? | #35 Iniziare con la gestione dei progetti

La giustificazione aziendale, o business case, è uno dei documenti chiave preparati da un Project Manager. Dopotutto, convincerà gli stakeholder e determinerà infine se il progetto riceverà supporto, finanziamenti e sarà implementato. Come scrivere quindi un business case così convincente?

Come scrivere un business case convincente? – indice:

1. Introduzione
2. Perché perseguire questo progetto? Definire chiaramente il bisogno aziendale
3. Cosa faremo? Descrivere l’ambito del progetto
4. Come lavoreremo? Delineare il programma
5. Quanto costerà? Preparare un’analisi costi-benefici
6. L’obiettivo vale lo sforzo? Elencare i risultati desiderati
7. Riepilogo

Introduzione

La definizione di un business case nell’ultimo PMBOK è molto ampia. Essa recita come segue:

“Un business case è una proposta di valore per un progetto proposto che può includere benefici finanziari e non finanziari.”

Da una spiegazione così breve è difficile dedurre come preparare un documento che sia convincente per gli stakeholder. Quale tipo di business case scrivere quindi per il progetto pianificato?

Il business case richiede la massima chiarezza. Pertanto, un’ottima idea per iniziare è cercare di spiegarlo come se parlassi a un bambino – reale o immaginario – riguardo a cosa tratterà la nostra iniziativa. Perché vogliamo realizzare il progetto e cosa vogliamo fare? Come intendiamo realizzarlo e a chi è destinato?

Perché questo progetto vale la pena di essere perseguito? Definire chiaramente il bisogno aziendale

Il primo passo verso un buon business case è definire chiaramente il bisogno che lo scopo del progetto affronta e il beneficio per l’organizzazione. In altre parole, è una risposta alla domanda sul perché implementare il progetto.

Per rispondere a queste domande, dobbiamo preparare:

• requisiti aziendali preliminari,
• informazioni dettagliate su obiettivi e finalità,
• una descrizione dello stato futuro dell’organizzazione che beneficerà dal raggiungimento dell’obiettivo.

Il Project Manager inserirà i dettagli del bisogno aziendale nella carta del progetto dopo l’approvazione iniziale degli stakeholder e la decisione di passare alla fase di pianificazione del progetto.

Cosa faremo? Descrivere l’ambito del progetto

Il passo successivo è presentare l’ambito del progetto. La giustificazione deve collegare in modo comprensibile le attività pianificate da svolgere con il bisogno aziendale. In questo modo, spiega perché il progetto vale la pena di essere perseguito. È necessario convincere gli stakeholder che il bisogno aziendale vale l’investimento ed è urgente, quindi affrontato in questo momento.

Vale anche la pena menzionare le soluzioni tecniche e le innovazioni che intendiamo impiegare. Se adottiamo soluzioni avanzate e apparecchiature o software specializzati, la nostra giustificazione guadagnerà chiarezza quando spiegheremo i concetti di base ed eviteremo il gergo.

Come lavoreremo? Delineare il programma

Ora è il momento di delineare il programma di lavoro del progetto. Qui è necessario menzionare le tappe, descrivendo in una o due frasi i risultati attesi. Questo permetterà agli stakeholder di comprendere non solo l’ambito, ma anche come il progetto sarà implementato. Darà anche un’idea immediata della dimensione del team e del tempo necessario per raggiungere i primi risultati del nostro progetto.

Quanto costerà? Preparare un’analisi costi-benefici

Fornire un’analisi dei costi consente agli stakeholder di prendere una decisione sul finanziamento del progetto. Dovrebbe presentare il più accuratamente possibile:

• l’importo totale – basato su un’analisi solida dei costi e delle risorse necessarie associate al progetto,
• sub-importi per tappe o anni se si tratta di un progetto a lungo termine.

Sebbene il business case richieda solo importi generali, sarà necessario avere dati finanziari dettagliati e analisi nelle fasi successive del ciclo di vita del progetto. Pertanto, vale la pena preparare stime fin dall’inizio, in modo che gli stakeholder sappiano che il Project Manager è a conoscenza dei costi di implementazione del progetto.

L’obiettivo vale lo sforzo profuso? Elencare i risultati desiderati

Il passo finale è annotare i risultati desiderati del progetto. Questa è una visione concisa dello stato futuro, che descrive chiaramente i benefici per ciascun gruppo di stakeholder. Dovresti mantenerlo:

• conciso,
• privo di gergo,
• con elementi visivi contenenti dati e risultati desiderati,
• realistico.

Ricorda le implicazioni riguardanti l’ultimo punto, poiché le attività del team di progetto saranno sottoposte a scrutinio durante l’implementazione e saranno confrontate con i risultati desiderati stabiliti del progetto. Se sono ambiziosi ma sufficientemente cauti, li raggiungerai senza problemi e il progetto rimarrà in linea con le esigenze e produrrà i risultati previsti.

Riepilogo

Un business case convincente dovrebbe includere: un bisogno aziendale chiaramente definito, l’ambito del progetto, la tempistica, l’analisi costi-benefici e il risultato desiderato.

Presentare un business case comunica efficacemente il valore del progetto agli stakeholder. Come afferma il PMBOK, “i risultati desiderati dovrebbero essere chiaramente descritti, valutati iterativamente e aggiornati durante tutto il progetto.” Pertanto, i Project Manager dovrebbero valutare regolarmente il progetto da una prospettiva di business case durante tutto il progetto. In questo modo, possono garantire più facilmente che rimanga allineato con le esigenze e si stia muovendo verso l’obiettivo concordato con gli stakeholder.

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