Come scegliere il miglior software di gestione progetti? | #11 Iniziare con la gestione dei progetti

Il miglior software di gestione dei progetti è quello che non puoi vedere. Quello svolge il suo lavoro senza attirare molta attenzione. È facile da utilizzare e contiene tutte le funzioni necessarie. Ma cosa includono queste funzioni “necessarie”? Continua a leggere per scoprirlo!

Il miglior software di gestione dei progetti – indice:

1. Introduzione
2. Modelli di progetto
3. Visualizzazioni
4. Integrazioni
5. Aree di operazione
6. Riepilogo
7. Scopri il nostro software per la gestione dei progetti

Come scegliere il miglior software di gestione dei progetti? Introduzione

Prima di passare a discutere software di gestione dei progetti specifici, consideriamo quali funzioni dovrebbe svolgere. Abbiamo diviso il nostro argomento di oggi in tre parti. Prima, esamineremo le visualizzazioni offerte nei vari programmi. Nella seconda, considereremo le integrazioni necessarie. E terzo, vedremo quali aree delle operazioni di un’organizzazione tale software dovrebbe coprire.

Modelli di progetto

La maggior parte dei programmi ti consente di gestire più progetti in modo indipendente. Questo è importante se stai trattando con programmi o un portafoglio di progetti, e se i PM nella tua organizzazione stanno gestendo più di un progetto contemporaneamente, o se stai eseguendo progetti con un flusso ripetitivo – allora vale la pena creare un modello di progetto che può essere utilizzato ripetutamente.

Tuttavia, se stai utilizzando il programma per la prima volta, o se è un progetto personalizzato, puoi utilizzare i modelli predefiniti. Questi rendono molto più facile e veloce iniziare un nuovo progetto. Questo perché ti aiutano a partire subito in un ambiente pronto, preconfigurato e progettato per la gestione dei progetti in, ad esempio, metodologia Scrum o Prince2.

Visualizzazioni

Indipendentemente dal modello o metodo scelto, il software di gestione dei progetti include più spesso visualizzazioni standard. Queste mostrano chiaramente l’aspetto selezionato dell’implementazione del progetto. Per noi, le visualizzazioni più importanti sono:

• Timeline – che può essere scalata per coprire l’intera durata del progetto o un periodo selezionato,
• Elenco delle attività – per visualizzare le attività attualmente in corso, appena completate, o da eseguire a breve,
• Calendario – un’agenda per pianificare riunioni e attività di gruppo,
• Strumenti analitici – cioè, grafici e visualizzazioni dei dati di specifiche aree di esecuzione del progetto e del carico di lavoro dei singoli membri del team per generare report,
• Team – un elenco di persone coinvolte nel progetto con informazioni di contatto.

Integrazioni

Quando si sceglie un programma di gestione dei progetti, si presta meno attenzione alle integrazioni, cioè a quali programmi e applicazioni il nostro strumento lavora. Questo perché alcuni programmi di gestione, come Firmbee, sono monoliti. Questa è una piattaforma che fornisce supporto completo per tutte le attività legate ai progetti – dalle liste di attività e note alla gestione delle fatture e persino al processo di reclutamento del team.

Tuttavia, a volte, un programma che facilita la gestione dei progetti funziona come un insieme di cosiddetti microservizi, cioè un insieme di moduli cooperanti che possono essere attivati e disattivati. In questo caso, le integrazioni si rivelano molto utili. Queste possono includere connessioni a, ad esempio:

• calendari esterni (ad esempio, Google o Apple Calendar), rendendo possibile, ad esempio, inviare inviti a riunioni,
• comunicatori – come Microsoft Teams, Zoom o Slack, facilitando la comunicazione senza dover copiare o spostare contenuti,
• lettori di vari formati, così puoi facilmente visualizzare il contenuto di documenti o file immagine,
• email – per aggiungere attività direttamente via mail,
• strumenti di vendita per l’e-commerce, come Salesforce, Zoho Desk e Zendesk,
• il cloud per memorizzare e condividere file di progetto più grandi
• strumenti di sicurezza e autorizzazione sono essenziali soprattutto quando si lavora da fuori ufficio e si hanno connessioni Internet meno sicure,
• strumenti di reporting specializzati, come Power BI, Looker o Google Sheets, per esempio.

Quando si sceglie un programma particolare, è anche utile chiedersi se funzionerà solo su computer o se ha anche un’app mobile.

Aree di operazione

Le principali aree di esecuzione del progetto supportate dal software sono la gestione delle attività nel tempo, così come la visualizzazione del budget. Tuttavia, a seconda del tipo di progetto in fase di implementazione, moduli come:

• contatti – soprattutto se l’implementazione del progetto include la cooperazione con liberi professionisti o più rappresentanti dei clienti,
• campagne – quando le attività di marketing o vendita fanno parte del progetto,
• documenti – quando è necessario condividere materiali diversi,
• risorse umane – un’opzione particolarmente utile quando si sta formando un team di progetto o è necessario reintegrare il personale durante l’implementazione del progetto,
• finanze – oltre allo stato complessivo del budget del progetto, è utile avere a disposizione uno strumento che consenta di raccogliere spese per vari scopi, o di confrontare offerte di prodotti e servizi necessari per il progetto.

Riepilogo

Le funzioni essenziali che il software di gestione dei progetti dovrebbe svolgere sono facilitare l’organizzazione e la pianificazione del lavoro. Utilizzare modelli – sia predefiniti che creati da te – rende molto più facile iniziare. E visualizzazioni chiare che rappresentano aspetti specifici dell’esecuzione di un progetto rendono le attività quotidiane più piacevoli e semplici. Le integrazioni, nel frattempo, significano che possiamo utilizzare il nostro software preferito combinandolo con quello che usiamo per gestire il progetto. A meno che, ovviamente, non sia abbastanza sofisticato da combinare moduli che consentono comunicazioni, gestione finanziaria e HR.

Scopri il nostro software per la gestione dei progetti:

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