Importanza della chiusura del progetto | #22 Iniziare con la gestione dei progetti

La chiusura formale del progetto può sembrare di poca importanza. Con tutti i compiti completati e l’obiettivo del progetto raggiunto, che ne dite di una breve riunione in un’atmosfera amichevole e di congratulazioni reciproche? Anche per questo, vale la pena pianificare una riunione adeguatamente lunga con il team e gli stakeholder. Tieni presente, però, che la chiusura del progetto è il momento chiave non solo per l’integrazione di coloro che sono stati coinvolti nel progetto.

Chiusura del progetto – indice:

1. Introduzione
2. E se alla fine non facessimo la chiusura del progetto?
3. Come chiudere bene un progetto
4. Elenco dei compiti per la chiusura del progetto
5. Riepilogo

Introduzione

La gestione del progetto può essere presentata come cinque gruppi di processi che includono:

• Inizio – definire il suo ambito e significato,
• Pianificazione – stabilire l’ambito del progetto e obiettivi specifici da raggiungere,
• Esecuzione – l’esecuzione del lavoro pianificato,
• Monitoraggio e controllo – verificare continuamente se il lavoro sta procedendo secondo i piani,
• Chiusura – il completamento formale del progetto.

Oggi ci concentreremo sull’ultimo gruppo di processi, ovvero la chiusura del progetto. Questo è un piccolo gruppo di compiti. Tuttavia, ha un impatto notevole sulla percezione dell’intero progetto, progetti simili realizzati all’interno dello stesso portafoglio o portfolio, così come sui progetti futuri realizzati per lo stesso cliente. Suggeriremo a cosa prestare attenzione per chiudere con successo il progetto, completare il contratto e trarre le lezioni più interessanti per il futuro.

E se non facessimo affatto la chiusura del progetto?

Rinunciare al compito della chiusura del progetto sembra allettante. Avendo raggiunto l’obiettivo, una transizione più fluida all’inizio del prossimo progetto sembra migliore. Applicare le conoscenze e le competenze acquisite dai compiti recenti ora sembra semplice e intuitivo. Tuttavia, saltare la chiusura formale del progetto comporta anche alcuni rischi. Ecco perché.

Deterioramento dell’immagine

Il deterioramento dell’immagine del team e del Project Manager è il primo e acutamente avvertito risultato della negligenza nei processi di chiusura del progetto. Un lavoro incompleto o un progetto non terminato elencato nel sistema dell’azienda non fa una buona impressione. Ancora più importante, abbassa la credibilità dei contraenti, anche se il cliente è soddisfatto dei risultati del progetto. Questo può causare disaccordi riguardo ai progetti futuri o condizioni di cooperazione meno favorevoli.

Duplicazione del lavoro

La mancanza di una documentazione adeguata dell’obiettivo del progetto completato significa che altri membri dell’organizzazione non ne verranno a conoscenza. In altre parole, non conosceranno le soluzioni sviluppate nel nostro progetto. E potrebbero iniziare a implementare un progetto molto simile tra un po’, invece di costruire su ciò che già hanno.

Opportunità mancate

I compiti del Project Manager eseguiti nella fase di chiusura del progetto includono la creazione di documentazione che descriva i benefici attesi del progetto. Questi possono includere applicazioni commerciali così come implementazioni interne o per il cliente.

Senzo completare questa formalità, anche un risultato di progetto molto riuscito può diventare “orfano” (il prodotto orfano). Questo può accadere se non viene comunicato correttamente agli specialisti coinvolti nel contatto con i clienti, vendite e marketing. Di conseguenza, semplicemente non apparirà sul mercato nonostante tutte le possibilità di successo.

Rischi formali

Il completamento di un progetto realizzato per un cliente comporta la finalizzazione del contratto, durante la quale tutti i documenti necessari devono essere preparati e firmati in tempo. Pertanto, processi incompleti comportano un reale rischio di carenze formali che sono costose per l’azienda.

Per queste ragioni, è consigliabile utilizzare la fase finale del progetto per completare tutte le cose. In modo da poter vantare le attività che sono state concluse fino all’ultimo dettaglio.

Come chiudere bene un progetto

Una buona conclusione del progetto dovrebbe includere tre aree:

• Completamento tecnico del progetto – per assicurarsi che l’obiettivo del progetto sia stato raggiunto e tutti i compiti completati,
• Apprendimento – per fare il punto su ciò che è stato fatto bene e riflettere su ciò che è andato storto, sia nei compiti eseguiti che nella gestione del progetto,
• Cooperazione e motivazione – per riconoscere il contributo di ciascun membro del team al lavoro svolto e per celebrare il successo del progetto.

Elenco dei compiti per la chiusura del progetto

Per iniziare a celebrare il successo nel modo più fluido possibile, è meglio creare un elenco di compiti finali e pianificare la sua attuazione secondo la metodologia scelta. Sebbene ogni progetto abbia le sue specificità, i seguenti compiti dovrebbero essere presenti nell’elenco:

1. Assicurati che il risultato del progetto soddisfi i criteri strategicamente più importanti, e preferibilmente tutti, elencati nel documento di progetto.
2. Controlla se il risultato del progetto esaurisce l’ambito di attuazione.
3. Prepara la documentazione del progetto e rendila disponibile a tutti gli stakeholder.
4. Verifica se tutti gli utenti del risultato del progetto possono applicarlo e hanno accesso alla documentazione.
5. Rivedi i contratti con i clienti e i membri del team per vedere che tutti i requisiti siano soddisfatti.
6. Assicurati di avere documentazione di accettazione di tutti i risultati da parte del cliente o di altri stakeholder autorizzati.
7. Organizza una o più riunioni per finalizzare i contratti.
8. Prepara un documento con feedback per il futuro sulla gestione del progetto.
9. Insieme al team, prepara un documento sulle regole di cooperazione nel team e sui problemi da risolvere prima di iniziare il prossimo progetto.
10. Archivia tutti i materiali del progetto.
11. Organizza una riunione per concludere il progetto.

Ogni compito nell’elenco sopra deve essere affinato secondo i requisiti del nostro progetto e degli stakeholder. Tuttavia, per passare con successo attraverso i passaggi per chiudere il progetto, è bene attenersi all’elenco generale e modificarlo per ogni progetto.

Riepilogo

Un progetto completato richiede una conclusione formale, ma anche lezioni apprese e tempo per celebrare il successo con il team. Assicurarsi che l’obiettivo e gli obiettivi siano stati raggiunti e che il cliente sia soddisfatto dei risultati sono i passaggi più importanti che un Project Manager deve compiere. Tuttavia, non vale la pena trascurare di preparare documentazione accessibile e renderla disponibile alle persone giuste. È quest’ultima che può determinare il futuro destino del nostro progetto – anche se tutto sembra chiaro ora.

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