Che cos’è la gestione dei progetti? | #2 Iniziare con la gestione dei progetti

Quasi tutti hanno gestito qualche tipo di progetto nella propria vita. Forse si trattava di organizzare una festa di compleanno, un viaggio di classe, o magari di assumere il ruolo di team leader al lavoro. Tutte queste attività possono essere chiamate gestione del progetto. Questo perché è necessario allineare vari compiti e sincronizzare le attività di almeno alcune persone che collaborano per raggiungere un certo valore, ad esempio, una buona festa di compleanno o un viaggio ricordato con un sorriso. Cos’è la gestione del progetto? Leggi il nostro articolo e scopri di più.

Gestione del progetto – indice dei contenuti:

1. Cos’è la gestione del progetto?
2. Lo standard per la gestione del progetto
3. Il valore della gestione del progetto
4. Riepilogo

Cos’è la gestione del progetto?

La gestione professionale del progetto è una parte integrante del business. Richiede le giuste conoscenze, strumenti e tecniche. Ma soprattutto, richiede la capacità di combinarli in modo efficiente. La gestione del progetto assicura che il progetto possa essere completato in tempo e nel budget previsto. Grazie alla gestione del progetto, il team di progetto che lavora con il project manager comunica in modo efficace e raggiunge in modo efficiente gli obiettivi stabiliti.

Con la gestione del progetto, un progetto si conclude con la fornitura di un certo valore che è di grande importanza per l’azienda o il cliente – qualcosa di più che semplicemente seguire tutte le fasi del processo che termina con la consegna di un prodotto finito che corrisponde all’accordo iniziale. Sebbene il valore associato a un progetto possa avere un carattere puramente commerciale, spesso il suo scopo ha una dimensione sociale o ambientale.

Oggi, vorremmo non solo rispondere alla domanda su cosa sia la gestione del progetto. Daremo anche un’occhiata a come appare il nuovo standard per la gestione del progetto basato sul valore piuttosto che sul processo, e risponderemo alla domanda sul perché la gestione del progetto sia importante.

Lo standard per la gestione del progetto

Lo standard di gestione del progetto del Project Management Institute (PMI) è stato creato perché, nonostante anni di pratica e strumenti migliori, ancora:

• il 48% dei progetti non viene completato in tempo
• il 43% dei progetti supera il budget
• il 31% non riesce a raggiungere il proprio scopo

Tutto ciò ha portato i ricercatori e i professionisti della gestione del progetto a esaminare più da vicino cosa manca nella pratica quotidiana della gestione del progetto. I rapporti indicano che affrontare il cambiamento quando si svolgono compiti complessi come progetti, portafogli e programmi è un problema. Questo perché le realtà in cui i progetti devono essere gestiti stanno cambiando così rapidamente che le aziende che operano secondo processi schematici sono spesso incapaci di tenere il passo con le loro dinamiche. I fattori contributivi sono:

• la digitalizzazione del business – cioè, la necessità di migliorare la capacità di organizzare il lavoro di un team ibrido o remoto, spesso operante in modo asincrono e utilizzando strumenti nel cloud con livelli di accesso variabili,
• dinamiche di mercato in aumento – cioè, la necessità di apportare modifiche ai progetti in corso affinché i loro risultati rispondano alla domanda attuale.

La risposta dei professionisti della gestione del progetto è enfatizzare:

• la gestione flessibile del progetto – cioè, un cambiamento globale dall’accurata pianificazione dei compiti al lavoro continuo per migliorare i modi di lavorare insieme come team e rispondere dinamicamente alle esigenze degli stakeholder,
• la cultura dell’organizzazione nel trattenere i talenti, e, soprattutto
• il risultato, piuttosto che il risultato del progetto (deliverable) che corrisponde al piano, e di conseguenza, si pone sempre più importanza sul valore e sulla risposta alla domanda “perché?”

Si scopre che l’obiettivo principale della gestione del progetto è creare valore. Ciò implica enfatizzare costantemente l’importanza e il significato del lavoro svolto e del prodotto creato, e rispondere alle domande “perché” e “a cosa serve?” riguardanti non solo la visione dell’azienda, ma anche le attività quotidiane di coloro che sono coinvolti nel progetto. Tutto ciò rende non solo gli stakeholder, ma anche i project manager e i membri del team profondamente coinvolti nel progetto.

Il valore della gestione del progetto

La gestione del progetto può fornire risultati eccellenti, anche se il team è piuttosto piccolo. Tuttavia, non deve essere una gestione formale che copre tutti gli aspetti del progetto e genera rapporti su ogni dettaglio delle prestazioni del team. Dopotutto, la gestione moderna del progetto non è un valore in sé, come spesso era nel secolo scorso. È principalmente destinata ad aiutare a implementare progetti. Pertanto, utilizza solo quegli strumenti che portano reali benefici. E definisce il project manager come un custode premuroso, non come un manager o leader autoritario.

In altre parole, la gestione del progetto dovrebbe creare la struttura necessaria per guidare un progetto attraverso momenti nuovi, più difficili o rischiosi riguardanti:

• pianificazione, organizzazione e presa di decisioni basate su conoscenze – che è solitamente supportata da software dedicati come Firmbee, Asana o Jira
• creazione di condizioni ottimali per la collaborazione del team
• preparazione e controllo del budget
• monitoraggio e analisi continua dello stato del progetto
• risposta ai cambiamenti e gestione dei rischi

Questa struttura è specificata in base alle esigenze del team e del progetto dato con l’aiuto di strumenti che si rivelano utili in un dato momento. I progetti meritano di essere gestiti per diversi motivi. Primo, perché migliora l’efficienza del team. Secondo, perché la gestione crea un quadro organizzativo per la collaborazione che, se implementato bene, diventa conveniente e invisibile per coloro che lo utilizzano. Terzo, perché la gestione crea ordine affinché il piano in fase di attuazione sia chiaro a tutti i coinvolti. Questo rende facile assicurarsi che tutti siano “sulla stessa lunghezza d’onda”.

Riepilogo

La gestione tradizionale del progetto si basava sulla standardizzazione dei processi. Ciò significava creare un quadro che potesse essere utilizzato ripetutamente, migliorando così l’efficienza dell’azienda. Tuttavia, questo approccio non funziona nel 21° secolo. Ecco perché il Project Management Institute ha introdotto un nuovo standard di gestione – lo standard basato sul valore.

Esso consente una maggiore flessibilità e pone l’accento sul ruolo del team che lavora al progetto. In altre parole, si è avvicinato significativamente ai principi della gestione agile (Agile) che ha avuto origine nello sviluppo software, e che fino ad ora era trattato dal PMI come un fatto curioso.

Abbiamo appena risposto alla domanda: Cos’è la gestione del progetto? Dai un’occhiata alle nostre altre serie su Python e Javascript!

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