Automazione dei processi assistita dall’IA. Da dove cominciare? | IA nel business #50

Il ruolo dell’IA nell’automazione dei processi aziendali

L’IA sta cambiando l’automazione dei processi aziendali in diversi modi importanti:

• rende facile la mappatura dei processi – creare mappe di processo dettagliate per l’analisi del flusso di lavoro può richiedere molto tempo ed essere soggetto a errori umani. L’IA automatizza la mappatura dei processi, creando rapidamente grafici efficaci analizzando i dati dai registri degli eventi. Questo rende la mappatura più veloce, più accurata e più efficiente,
• consente di apportare modifiche in tempo reale – uno dei grandi vantaggi dell’IA è la capacità di monitorare i processi in tempo reale, non solo dopo il fatto. Questo consente un’adattamento dinamico alle condizioni in cambiamento. Ad esempio, l’IA può riordinare automaticamente i passaggi o creare nuovi percorsi di processo per affrontare carichi di lavoro aumentati,
• riconoscimento automatico dei modelli – l’IA rileva istantaneamente modelli nascosti nei dati, come le ragioni dei ritardi nei processi. Nel processo di assunzione, può individuare le fasi in cui i candidati sono più propensi a ritirarsi. Queste intuizioni consentono un’ottimizzazione mirata,
• automazione delle attività ripetitive – con l’automazione, l’intelligenza artificiale può occuparsi della fatturazione, dell’inserimento dei dati e del trasferimento di documenti tra sistemi, oltre ad altre attività monotone. Questo consente ai dipendenti di affrontare progetti più impegnativi.

Come può l’automazione intelligente trasformare un’azienda?

L’automazione intelligente dei processi può rendere un’azienda, con lo stesso team, più efficiente nell’area in cui ha implementato l’IA. L’automazione intelligente dei processi può migliorare le prestazioni di un’azienda principalmente nelle seguenti aree:

• produzione,
• marketing,
• servizio clienti,
• logistica.

Ad esempio, uno stabilimento Volkswagen in Germania ha implementato “robot collaborativi” per lavorare fianco a fianco con i lavoratori nell’assemblaggio dei motori. Questi robot si occupano dei compiti più fisicamente impegnativi, prevenendo infortuni, migliorando la qualità e la velocità di produzione.

L’automazione del processo di servizio clienti è familiare alla maggior parte delle persone dalla loro esperienza con il settore bancario o assicurativo. Qui, gran parte del percorso di acquisto è gestita da agenti virtuali IA che possono eseguire compiti ripetitivi – dall’automazione dell’elaborazione delle polizze alla vendita di prodotti finanziari fino a fare suggerimenti su come gestire i reclami. I bot possono rispondere alle richieste dei clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e elaborare i reclami fino a 2,5 volte più velocemente degli agenti.

Gli algoritmi di pianificazione delle consegne automatizzati sono anche dominio dell’automazione intelligente dei processi:

• ottimizzazione dei percorsi di consegna,
• regolazione automatica dei livelli di inventario,
• aumentare la velocità di consegna
• si traduce in maggiore soddisfazione del cliente, riduzione dei chilometri percorsi e risparmi dovuti a minori beni stoccati.

I primi passi verso l’automazione intelligente dei processi nella tua azienda. Da dove iniziare?

Se desideri sfruttare l’automazione intelligente dei processi nella tua azienda, considera fin dall’inizio quale area del business desideri automatizzare. I processi completamente digitali sono i più facili da ottimizzare, mentre i maggiori risparmi possono derivare dall’automazione dei processi di produzione e logistica. Ecco alcune best practice da tenere a mente indipendentemente dall’area di implementazione scelta:

• Inizia in piccolo – inizia con un progetto pilota ristretto che si concentra su 1-2 processi ripetitivi soggetti a errori umani. Definisci chiaramente obiettivi e misure di successo fin dall’inizio della pianificazione,
• Scegli i processi giusti – cerca compiti ripetitivi con regole chiare che non richiedono decisioni. Questi sono candidati ideali per l’automazione,
• Parla con i dipendenti e i clienti – coinvolgi tutti gli stakeholder fin dall’inizio per ottenere il loro input e supporto. Lasciali aiutare a definire gli obiettivi e le misure di successo per l’automazione dei processi aziendali. Questo renderà sicuramente più facile l’implementazione in seguito,
• Sviluppa metriche – considera se ti interessa di più il risparmio di tempo, la riduzione degli errori o la riduzione dei costi. Audit e condividi i risultati per mostrare il valore e giustificare l’espansione dell’automazione,
• Festeggia le piccole vittorie – cerca i primi successi nell’automazione per iniziare a dimostrare il valore delle soluzioni implementate fin da subito. Questo crea una buona base per iniziative più grandi e fa sì che i dipendenti inizino a cercare processi tra i loro compiti che possono essere automatizzati.

Quali strumenti IA utilizzare per automatizzare i processi?

Tra i più popolari strumenti no-code per l’automazione dei processi ci sono Zapier e Make. Sono semplici da usare, quindi ti danno la possibilità di prototipare rapidamente una soluzione, ad esempio:

• chatbot basato su regole,
• gestione dei lead,
• onboarding dei prodotti.

Fonte: Zapier (https://zapier.com/)

Purtroppo, le prestazioni delle soluzioni create con il loro aiuto sono spesso insufficienti per l’uso in azienda su larga scala. Pertanto, diamo un’occhiata a esempi di soluzioni di automazione dei processi dedicate alle aziende.

Appian BPM Suite

Appian BPM Suite è un software di gestione dei processi aziendali che utilizza l’intelligenza artificiale (IA) per ottimizzare e automatizzare i processi aziendali. Ecco alcune delle sue caratteristiche e vantaggi:

• consente di creare processi trascinando e rilasciando elementi sul diagramma – non è richiesta programmazione,
• puoi scegliere lo strumento giusto per i tuoi compiti, come integrazione API, RPA, IA, regole aziendali e altri,
• fornisce automazione scalabile attraverso un’architettura sicura,
• consente un’adattamento flessibile dei processi alle mutevoli esigenze organizzative e di mercato,
• aiuta a creare applicazioni semplici per l’uso in azienda, offrendo suggerimenti e consigli IA all’interno del modellatore di processi di Appian,
• presenta tracciamento e misurazione in tempo reale delle prestazioni dei processi per garantire conformità, aumentare l’efficienza e ridurre gli errori.

Lo strumento AI Skill Designer di Appian consente l’elaborazione sicura di contenuti su larga scala utilizzando l’intelligenza artificiale, il che si traduce nella creazione di modelli di machine learning personalizzati su dati privati, consentendo la creazione di soluzioni IA uniche su misura per le esigenze aziendali senza la necessità di competenze in data science. Con AI Skill Designer, puoi applicare l’IA a casi d’uso chiave come classificazione delle email, classificazione dei documenti ed estrazione dei documenti – tutto all’interno di una soluzione Low Code. Per utilizzare AI Skill Designer, basta aggiungere il modulo IA come faresti con qualsiasi altro oggetto di design, senza la necessità di software o set di dati di terze parti.

Fonte: Appian (https://appian.com/)

ADONIS BPM Suite

ADONIS è uno strumento simile nel suo funzionamento all’Appian BPM Suite. Viene utilizzato per gestire i processi aziendali (BPM), aiuta a creare e ottimizzare i processi e persino costruisce un gemello digitale di un’organizzazione (digital twin). ADONIS offre molte funzionalità, come:

• modellazione dei processi utilizzando la notazione grafica BPMN e creazione di documentazione completa dei processi in un’unica base di dati,
• analisi e ottimizzazione dei processi utilizzando grafici dinamici e simulazioni,
• condivisione e validazione delle informazioni sui processi attraverso il portale dei processi,
• cooperazione e coinvolgimento di tutti gli stakeholder nella gestione dei processi attraverso commenti, scambio di informazioni e idee.

Una funzionalità aggiuntiva di ADONIS è Elli, un chatbot che aiuta gli utenti a gestire lo strumento. Elli risponde a domande in linguaggio naturale e fornisce consigli su come cercare contenuti nel repository di ADONIS, così come su come utilizzare lo strumento. Fornisce anche informazioni aggiuntive su argomenti specifici o indirizza gli utenti a risorse online utili sui siti BPM.

Riepilogo. Perché investire nell’automazione dei processi abilitata dall’IA?

L’automazione dei processi assistita dall’intelligenza artificiale non è più solo un sogno di futuristi, ma sta diventando uno standard in molti settori aziendali. L’investimento in tali soluzioni porta benefici tangibili, come maggiore efficienza, riduzione dei costi operativi e miglioramento del servizio clienti.

Ma perché investire nell’automazione dei processi abilitata dall’IA? Ecco alcune ragioni chiave:

1. Aumentare la produttività e l’efficienza. Automatizzare i processi aziendali utilizzando l’IA consente di completare i compiti ripetitivi più rapidamente e con maggiore precisione. Questo riduce il carico di lavoro dei dipendenti, consente loro di concentrarsi su aspetti più strategici del loro lavoro e aumenta la produttività complessiva dell’azienda.
2. Riduzione dei costi. Automatizzare compiti che in precedenza richiedevano intervento manuale riduce i costi operativi. Le organizzazioni possono utilizzare meglio le risorse umane minimizzando errori e ritardi.
3. Miglioramento della qualità del servizio. L’intelligenza artificiale può analizzare enormi quantità di dati più rapidamente e con maggiore precisione rispetto agli esseri umani. Di conseguenza, le aziende possono comprendere meglio le esigenze dei clienti e rispondere più rapidamente, portando a una maggiore qualità del servizio.
4. Flessibilità e scalabilità. L’IA consente alle aziende di adattarsi rapidamente alle mutevoli condizioni di mercato e di scalare facilmente i processi man mano che l’azienda cresce.
5. Innovazione e vantaggio competitivo. Le aziende che investono in soluzioni di automazione intelligente spesso diventano leader nei loro settori. L’innovazione tecnologica si traduce in prodotti e servizi migliori, che a loro volta attraggono nuovi clienti.

In un’era in cui la tecnologia evolve rapidamente e la concorrenza nel mercato aumenta costantemente, le aziende che non sfruttano le capacità dell’IA nell’automazione dei processi potrebbero rimanere indietro. Ecco perché è così importante non solo seguire lo sviluppo della tecnologia, ma anche implementarla attivamente nei propri processi aziendali.

Infine, vale la pena ricordare che l’automazione abilitata dall’IA non è solo una questione di tecnologia, ma anche un nuovo modo di pensare al business. Integrare l’IA nei processi aziendali non è solo un investimento nella tecnologia, ma, cosa più importante, un investimento nel futuro dell’azienda. È una trasformazione che è spesso impegnativa, ma apre la porta a nuove opportunità e innovazioni che possono cambiare il volto della tua organizzazione.

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