Automazione dei compiti e il suo impatto sui risultati organizzativi

L’automazione dei compiti influisce notevolmente sui risultati dell’azienda. Con lo sviluppo della digitalizzazione e delle nuove tecnologie, l’automazione dei compiti nel mercato del lavoro sta diventando sempre più importante. Questo può essere applicato ai dipartimenti HR, dove i manager cercano di utilizzare l’automazione in modo ottimale nell’area della gestione delle risorse umane. L’implementazione di nuove tecnologie diventa il fattore cruciale che migliora la qualità dei processi HR. Strumenti contemporanei sono disponibili non solo per grandi e forti organizzazioni, ma anche per aziende più piccole e di medie dimensioni. L’introduzione dell’automazione consentirà una gestione più efficiente delle risorse umane e potrebbe diventare una valvola di sicurezza in tempi incerti di crisi economica.

Impatto dell’automazione dei compiti – indice:

1. Automazione dei compiti nel campo HR
2. Implementazione dell’automazione dei compiti
3. I benefici dell’automazione dei compiti
4. Riepilogo

Automazione dei compiti nel campo HR

Il lavoro dei dipartimenti HR comporta sfide e aspettative significative. L’efficacia delle politiche del personale ha un impatto notevole sul rafforzamento della posizione dell’azienda nel mercato, così come sul miglioramento della sua immagine e competitività. Questo è il motivo per cui vale la pena utilizzare nuove tecnologie e migliorare il lavoro in tali aree:

Reclutamento e assunzione di lavoratori – la ricerca di candidati è un compito che richiede tempo, principalmente a causa della frammentazione del mercato del lavoro, dove ci sono molti portali e database utilizzati dai professionisti del reclutamento. La soluzione a questo problema proviene da strumenti di tecnologia dell’informazione che consentono l’accesso a molti portali contemporaneamente (multiposting), e la funzionalità di filtraggio dei risultati consente di raggiungere candidati specificamente definiti. I chatbot, che possono effettuare la selezione iniziale dei candidati e gestire database di individui interessati a offerte di lavoro, sono altrettanto utili. Inoltre, è utile utilizzare video interviste, test online o gamification.

Adattamento dei nuovi dipendenti – ci sono piattaforme dedicate e software di onboarding con database di conoscenze che contengono video istruttivi, così come un insieme di regole e regolamenti – tutto per l’implementazione di quel processo. Inoltre, sono particolarmente utili funzionalità come e-mail di benvenuto, accesso a risorse, moduli di coaching e moduli che facilitano il flusso di lavoro elettronico dei documenti del personale.

Gestione delle competenze – piattaforme appositamente progettate consentono un’analisi e un’elaborazione rapida dei dati utilizzando analisi predittive (analisi di fatti storici e attuali per pianificare il futuro) per pianificare in modo più efficace nell’area della gestione delle competenze e delle conoscenze.

Compiti di routine – automazione di compiti come la pianificazione della formazione, la gestione delle domande di ferie, la gestione delle schede orarie e dei registri individuali.

Analisi degli indicatori KPI – più efficace con sistemi di gestione dei costi, che migliorano la reportistica e consentono un’analisi efficace di tutti i processi. Software avanzati consentono di misurare gli indicatori KPI nella retention e nel turnover dei dipendenti, nelle risorse di nuovi candidati, nell’efficienza di singoli dipendenti e team di lavoro, nel costo medio dei processi e molto altro.

Implementazione dell’automazione dei compiti

L’automazione dei compiti relativa ai processi HR sarà efficace solo in caso di implementazione accurata, che deve essere preparata con particolare attenzione. Tale approccio aiuterà a evitare problemi legati a soluzioni mal adattate in futuro. La prima attività nell’implementazione dell’automazione dei compiti dovrebbe essere l’analisi delle aree HR in cui l’automazione dei compiti può essere introdotta e dove tale azione può portare benefici misurabili. Vale la pena inizialmente, su base sperimentale, scegliere processi meno complicati per testare nuovi strumenti e identificare potenziali problemi.

Nella fase successiva, si dovrebbero definire obiettivi per poter verificare in seguito se l’automazione dei compiti ha raggiunto il suo scopo. Poi deve essere presa una decisione e scelto il coordinatore del progetto e gli strumenti giusti. Infine, non si può dimenticare di informare i dipendenti sui cambiamenti e sulle nuove soluzioni che vengono implementate. La necessità di introdurre nuove tecnologie e strumenti deve essere spiegata loro, quindi deve essere fornita formazione sull’uso di queste nuove tecnologie.

I benefici dell’automazione dei compiti

L’automazione dei compiti nella gestione delle risorse umane dovrebbe portare benefici tangibili all’organizzazione, altrimenti l’introduzione dell’automazione è inutile. I principali benefici che determinano il successo dell’automazione dei compiti sono:

Limitazione dei compiti – che vengono eseguiti manualmente, che richiedono l’intervento dei dipendenti. Questi sono i compiti principali come la raccolta di informazioni, la reportistica e la preparazione di analisi.

Esecuzione più rapida dei compiti – la creazione di procedure nei processi di reclutamento che si occupano di ricerca, selezione e onboarding è molto dispendiosa in termini di tempo. L’automazione dei compiti riduce significativamente il tempo legato a queste attività.

Riduzione degli errori – il lavoro umano è soggetto al rischio di errori. C’è persino un detto: solo chi non fa nulla non commette errori. Gli strumenti moderni possono ridurre la possibilità di errori.

Acquisizione di dipendenti preziosi – l’automazione dei compiti nel reclutamento e nella selezione aumenta la possibilità di ottenere dipendenti davvero bravi. Questo aumenta la soddisfazione legata a un’assunzione e un adattamento efficienti.

Le moderne soluzioni tecnologiche presentate sopra consentono un miglioramento complesso della qualità e delle condizioni di tutte le attività svolte dai dipartimenti HR. Tali soluzioni sono un ottimo supporto sia per i dipendenti che per il personale manageriale.

Riepilogo

Tenendo in considerazione tutti i benefici dell’automazione dei compiti nell’HR, sorge la domanda: perché così tante organizzazioni nel mercato non hanno introdotto tali soluzioni? Ci possono essere molte ragioni, come preoccupazioni legate all’introduzione dei cambiamenti necessari, mancanza di conoscenza sulle capacità delle nuove tecnologie presentate dal personale manageriale e mancanza di una strategia di sviluppo aziendale a lungo termine. C’è un problema con l’essere umano stesso e il suo ruolo nell’ambiente di lavoro dominato dall’intelligenza artificiale. Va notato che l’implementazione dell’automazione dei compiti nei dipartimenti HR è prima di tutto un’opportunità, che può fornire supporto ai dipendenti, non una minaccia o una competizione per loro.

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