Inizio e chiusura, confronti e negoziazioni, quotidiani e di controllo… Differiscono per partecipanti, durata e agenda. Tuttavia, tutte le riunioni di progetto hanno una cosa in comune: durante esse, le persone associate al progetto presentano problemi o risultati e discutono insieme l’implementazione dei compiti.
Il PMBOK distingue ben 16 tipi di riunioni che sono cruciali per una gestione efficace dei progetti! Ognuna di esse ha uno scopo specifico e un elenco di partecipanti la cui presenza è necessaria affinché la riunione si svolga. Non elencheremo tutti i tipi, ma ci concentreremo su questi tipi di base e risponderemo alla domanda: “Perché si tengono le riunioni?”
Le riunioni sono molto spesso associate a una perdita di tempo, ma per loro natura, sono una parte chiave di un progetto e uno strumento di comunicazione essenziale. Tuttavia, affinché ciò avvenga, i partecipanti devono conoscere lo scopo e, idealmente, l’agenda della riunione. Avrete anche bisogno di una persona responsabile per il suo buon svolgimento. Oggi, diamo un’occhiata ai tipi di riunioni suddivisi in base allo scopo che servono.
La pianificazione dei compiti per il progetto è lo scopo delle riunioni di avvio e delle riunioni ricorrenti in cui il team discute gli obiettivi e le finalità del progetto.
Una riunione di avvio si svolge all’inizio di un progetto, della sua fase o di un’iterazione particolare. Tutti i membri del team e i principali stakeholder vi partecipano e i suoi componenti chiave sono:
Da una riunione di avvio ben condotta, tutti i partecipanti dovrebbero portare motivazione per iniziare il progetto e una chiara comprensione:
Durante le successive riunioni di avvio e le riunioni di pianificazione, avviene un graduale adeguamento del piano di progetto alle circostanze della sua attuazione. Il team pianifica compiti più dettagliati per definire obiettivi e modi per raggiungerli. Così, è anche impegnato nella ricerca di soluzioni.
Trovare modi per affrontare le difficoltà che sorgono durante l’implementazione del progetto è l’obiettivo dei popolari brainstorming e delle riunioni di approfondimento sui problemi.
Lo scopo del brainstorming è generare numerose idee e potenziali soluzioni a un problema o a una sfida. Di solito coinvolgono solo i membri del team di progetto e a volte stakeholder invitati. Sebbene siano spesso criticati per favorire le persone che amano parlare velocemente, molto e ad alta voce, sono un ottimo strumento per generare numerose idee che possono poi essere discusse in un’atmosfera più tranquilla.
Le riunioni di problem-solving sono una naturale continuazione delle sessioni di brainstorming. Qui, le soluzioni vengono discusse in modo più dettagliato affinché possano essere prese decisioni più accurate e bilanciate.
Le riunioni di decisione si svolgono per discutere le opzioni disponibili e raggiungere un accordo su un’azione specifica. Se riguardano l’implementazione degli obiettivi, partecipa solo il team di progetto. Se, d’altra parte, le decisioni riguardano questioni con importanti implicazioni, partecipano anche i principali stakeholder.
Le decisioni chiave vengono prese nella riunione “summit”, il comitato direttivo. Il PMBOK la definisce come “una riunione in cui i principali stakeholder forniscono direzione e supporto al team di progetto e prendono decisioni al di fuori dell’autorità del team di progetto.”
Le riunioni per condividere e analizzare informazioni sui risultati del lavoro di progetto si tengono periodicamente. Vengono chiamate “Riunioni di aggiornamento sullo stato” o semplicemente “Riunioni di stato”. Consentono di identificare rapidamente cambiamenti sfavorevoli nel funzionamento del team e rispondere ai rischi emergenti.
I riepiloghi ciclici delle attività avvengono durante incontri chiamati retrospettive. Si tengono alla fine di ciascuna fase importante del progetto, ad esempio, quando viene raggiunto un traguardo. Il loro scopo è riflettere con il team sui compiti svolti e sul modo in cui i membri del team lavorano insieme.
Oltre alla retrospettiva, il PMBOK menziona un interessante tipo di riunione mirata a trarre insegnamenti dalle attività passate chiamata “insegnamenti appresi”. Viene utilizzata per riassumere e condividere le lezioni apprese dall’intero progetto o da una sua fase selezionata. Il suo risultato dovrebbe essere un miglioramento delle prestazioni del team di progetto ottenuto attraverso una maggiore consapevolezza degli errori commessi, così come attraverso l’applicazione coerente delle buone pratiche. È possibile organizzare riunioni “insegnamenti appresi” per discutere situazioni nel team che avrebbero potuto essere risolte meglio. Tuttavia, è più spesso dedicata ai successi che il team desidera ripetere e alle soluzioni che hanno prodotto risultati molto buoni.
Gli obiettivi principali delle riunioni di progetto sono:
La chiave della loro efficacia è la trasparenza. Ogni riunione di progetto dovrebbe avere uno scopo chiaro, un’agenda e un elenco di partecipanti, e se possibile, un facilitatore la cui presenza può aiutare a garantire che si svolga in modo fluido ed efficiente.
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Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.
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