È davvero necessario uno strumento di gestione dei progetti nella tua organizzazione?

Un tool di gestione progetti funzionerà per qualsiasi organizzazione? Assolutamente sì. Nel caso di grandi organizzazioni, l’uso di tale software accelera significativamente tutti i processi, facilita lo scambio di informazioni e garantisce un controllo costante sui compiti svolti. D’altra parte, i piccoli team che portano avanti progetti su piccola scala possono accedere a una serie di strumenti utili nel sistema – non solo per la gestione dei progetti, ma anche CRM e HR – che migliorano vari ambiti delle operazioni aziendali.

Tool di gestione progetti – indice:

1. Software di gestione progetti – quando implementarlo?
2. Mancanza di controllo sull’esecuzione dei compiti
3. Mancanza di comunicazione adeguata tra i membri del team
4. Ritardi nei progetti
5. Mancanza di controllo sul budget
6. Riepilogo
7. Scopri il nostro sistema di gestione progetti tutto-in-uno

Software di gestione progetti – quando implementarlo?

Durante il corso di un progetto, spesso sorgono problemi a causa di situazioni sia esterne che interne. Mentre i fattori esterni sono solitamente al di fuori del nostro controllo, i fattori interni possono essere eliminati – a condizione che comprendiamo che sono un problema permanente e non solo un problema occasionale. I 4 esempi più comuni di situazioni con conseguenze negative per l’intero progetto – per le quali l’implementazione di uno strumento appropriato potrebbe essere una soluzione – sono elencati di seguito.

Mancanza di controllo sull’esecuzione dei compiti

Non riesci a ricordare quando il tuo subordinato dovrebbe completare il compito assegnato? Hai perso il quaderno dove hai distribuito i compiti per la fase in corso del progetto? Non sai cosa stanno facendo i tuoi dipendenti in questo momento? Se senti in qualche modo di non essere in grado di mantenere il controllo sul progetto, dovresti sicuramente puntare all’implementazione di uno strumento di gestione progetti.

Aggiungere tutti i compiti insieme alle persone responsabili, impostare le loro priorità e le scadenze, le modifiche di stato (ad es. da fare – in corso – completato) – queste sono solo alcune delle funzioni che ti permetteranno di eliminare il problema della mancanza di supervisione. Il monitoraggio costante è, dopotutto, il modo migliore per ottenere i benefici attesi.

Mancanza di comunicazione adeguata tra i membri del team

Noti che gli altri membri del team non sanno cosa sta facendo attualmente il loro collega? Anche se potrebbe sembrare che ognuno debba essere responsabile solo dei propri compiti, questo è un modo di pensare errato che porta a un uso inefficiente delle risorse – e di conseguenza, a errori. Lavorare in team su un progetto comune significa che gli individui dipendono l’uno dall’altro, rendendo necessaria una comunicazione adeguata. Con tutte le informazioni nel sistema e tutti che hanno accesso ad esse, puoi controllare lo stato del lavoro degli altri in qualsiasi momento e pianificare le tue attività.

Inoltre, uno strumento di gestione progetti ti consente di offrire aiuto (dopo aver completato i tuoi compiti) alla persona che è più probabile che non rispetti la scadenza. La possibilità di archiviare tutti i documenti in un unico posto aiuta anche a migliorare la comunicazione tra i diversi membri del team. Fornire accesso a tutti in un unico sistema è il modo più semplice per collaborare in modo efficiente tra di loro.

Ritardi nei progetti

I ritardi possono verificarsi per vari motivi, e in qualsiasi fase di implementazione – e esercitare il controllo su tutti i processi senza l’aiuto di un software appropriato può essere significativamente difficile. Uno strumento di gestione progetti ti permetterà di evitare tali situazioni che influenzano il risultato finale dell’implementazione fornendoti una costante capacità di controllare i colli di bottiglia. Quando hai tutte le informazioni in un unico sistema, e c’è una scadenza di completamento accanto a ciascun compito, la possibilità di ritardi imprevisti sarà minimizzata.

Mancanza di controllo sul budget

Le finanze sono spesso il punto dolente più grande di un progetto, e la mancanza di controllo costante su entrate e uscite può portare a conseguenze disastrose, peggiorando significativamente la situazione finanziaria dell’azienda. Naturalmente, durante il corso del progetto può succedere che non rispettiamo le assunzioni originali (a causa, ad esempio, di significativi aumenti dei prezzi dei beni di cui abbiamo bisogno), ma tenendo traccia di tutte le informazioni in un unico sistema, possiamo individuare il problema prima e reagire di conseguenza. Se hai mai avuto problemi a rispettare il budget, non rischiare di ripetere una situazione del genere.

Riepilogo

Pensa se le situazioni sopra menzionate si sono mai verificate nella tua organizzazione, e se la loro frequenza era abbastanza alta da diventare un problema che impedisce alla tua azienda di funzionare senza intoppi. Se la risposta è sì, saprai esattamente quale passo compiere successivamente. Pianificazione più semplice dei compiti, fissare appuntamenti, contattare i colleghi, esercitare controllo, tenere traccia degli eventi nel tuo calendario – se senti di aver bisogno di tali funzionalità, non esitare oltre, scegli semplicemente il miglior strumento di gestione progetti per te.

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Scopri il nostro sistema di gestione progetti tutto-in-uno:

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