7 Passi per Costruire una Strategia di PR per Eventi Efficace

Ci sono molti strumenti interessanti e diversi per gestire le relazioni pubbliche. Uno di essi è spesso sottovalutato, ovvero il marketing degli eventi. Ma come prepararsi per l’evento? Ti mostreremo la strada per una strategia PR efficace per eventi.

Strategia PR efficace per eventi – indice:

1. Che cos’è la PR?
2. Che cos’è un EVENTO?
3. Cosa dovrei preparare prima dell’evento? – Strategia PR per eventi
4. Quale ruolo gioca un evento nella PR e nella comunicazione?
5. Tipi di eventi
6. Domande chiave

Che cos’è la PR?

Ci sono molte definizioni di Relazioni Pubbliche e ognuna di esse porta una nuova versione del concetto. In breve, la PR mira a plasmare le relazioni sociali di un’entità operante con il suo ambiente. È un insieme di azioni e attività consapevoli, pianificate e a lungo termine per mostrare il marchio al meglio, prendendosi cura della buona immagine di un’organizzazione o di una persona.

Che cos’è un EVENTO?

In inglese, un evento denota un occasione. Dal punto di vista teorico, il marketing degli eventi è trattato, tra l’altro, dalle scienze della comunicazione e dei media, dall’economia e dalla gestione, dal turismo e dalle scienze psicologiche riguardanti il comportamento umano durante eventi di massa. In pratica, il marketing degli eventi funge da uno degli strumenti per le strategie di marketing PR. Comporta una costante organizzazione di vari tipi di eventi il cui scopo è avere un impatto diretto sull’attuazione degli obiettivi stabiliti dalle imprese.

Cosa dovrei preparare prima dell’evento? – Strategia PR per eventi

Quando si pianifica un evento, è utile tenere in considerazione alcuni punti importanti che supporteranno il nostro lavoro e ci permetteranno di controllare varie situazioni durante l’incontro. Questi includono:

1. Formulazione di un elenco di emergenza – checklist ampliata per includere procedure relative alla gestione di un’emergenza.
2. Preparazione di una dichiarazione di emergenza – un modello di dichiarazione o comunicato stampa, scritto in anticipo e che presenta le informazioni più cruciali e la risposta a una crisi.
3. Creazione di un elenco di contatti e media – questo elenco dovrebbe includere tutte le informazioni per contattare i rappresentanti dei media (ad es. nome, numero di telefono, indirizzo email).
4. Designazione appropriata dei rappresentanti dei media.
5. Provision of communication – oltre alla segnalazione delle attrezzature di soccorso e antincendio e di una stanza separata per i servizi responsabili della sicurezza dell’evento, ecc.
6. Designazione di una zona per i media – un orario di ingresso diverso e una zona separata dagli altri partecipanti.
7. Preparare copie di eventuali documenti necessari.

RICORDA!

Per preparare e organizzare un evento di successo hai bisogno, prima di tutto, di buon senso, un’agenda dettagliata, sicurezza a tutti i livelli, dalla cyberspazio alle polizze assicurative, molta pazienza e uno sforzo costante quotidiano.

Quale ruolo gioca un evento nella PR e nella comunicazione?

Gli eventi possono concentrarsi su vari aspetti specifici per rafforzare un’azienda come l’immagine, la beneficenza o le vendite. Possono promuovere prodotti, marchi, servizi o anche idee particolari. Per un event manager, la regola del “5W” sarà utile, che nel caso di organizzare un evento può assumere la forma delle seguenti domande:

• Cosa – cosa stiamo organizzando?
• Chi – per chi è l’evento?
• Dove – dove lo organizziamo?
• Quando – qual è l’orario e la data dell’evento?
• Perché – per quale scopo organizziamo un evento?

Facendoci queste 5 domande fondamentali supportiamo significativamente l’idea e le assunzioni realistiche riguardo all’evento organizzato.

Quando si organizza un evento, non dimenticare di determinare quale portata delle attività di marketing intraprendere e come canalizzare il messaggio:

• ATL (Above the line) – una strategia di attività di marketing che vengono svolte nei media tradizionali (radio, televisione, stampa, manifesti, pubblicità esterna),
• BTL (Below the line) – attività di marketing rivolte ai consumatori, che non sono pubblicità nei media di massa.

Tipi di eventi

Gli eventi possono anche essere suddivisi in diversi tipi a seconda del scopo e della natura:

• Eventi aziendali e commerciali
• Fiere e mostre
• Eventi ricreativi e di intrattenimento
• Eventi civici e governativi
• Eventi di marketing
• Conferenze e incontri
• Eventi sociali
• Eventi sportivi

Un evento è un perfetto complemento a una campagna PR o di marketing multi-livello, ad esempio, mirata alla vendita online di un prodotto. È anche un’opportunità perfetta per interazione e conversazione diretta con il cliente e i media. Gli eventi sono focalizzati sulla comunicazione e sul soddisfare un destinatario specifico. Costruiscono relazioni, così come supportano i contatti tra partner e dipendenti, integrano e connettono.

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