Cause e conseguenze della rottura della comunicazione nelle organizzazioni

Che cos’è il breakdown della comunicazione?

Il breakdown della comunicazione in un’organizzazione si riferisce a una interruzione nel flusso di informazioni che porta a una varietà di difficoltà. Può verificarsi tra diversi livelli gerarchici, dipartimenti, team o anche unità che lavorano insieme – in praticamente qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore in cui opera. Più spesso, si presenta sotto forma di distorsione, imprecisione o mancanza di chiarezza nei messaggi trasmessi, il che ostacola significativamente la comunicazione. Di conseguenza, possono sorgere tutti i tipi di errori e malintesi – sia più semplici da risolvere che con il potenziale di esaltarsi in conflitti seri sia internamente che esternamente.

Cause del breakdown della comunicazione

I breakdown della comunicazione possono verificarsi tra persone diverse (colleghi, dipendente-supervisore o organizzazione-partner esterno), su qualsiasi argomento possibile o a tutti i livelli. Più spesso ci sono 3 motivi alla base, che elenchiamo di seguito.

1. Mancanza di adeguate competenze comunicative

La miscommunication si verifica principalmente in situazioni in cui ci sono lacune nelle competenze comunicative tra i dipendenti. Se il mittente non è in grado di esprimere i propri pensieri o trasmettere informazioni o aspettative in un modo che il destinatario possa comprendere, questo può portare a malintesi ed errori. Istruzioni poco chiare, obiettivi vaghi o una mancanza di chiarezza fanno sì che i dipendenti eseguano compiti in modo incoerente rispetto alle loro intenzioni, o addirittura – incapaci di comprendere le aspettative e le esigenze dell’organizzazione. Se una situazione del genere persiste a lungo, può causare caos nell’azienda.

2. Canali di comunicazione insufficienti

I problemi di comunicazione possono verificarsi anche quando un’organizzazione manca di mezzi di comunicazione adeguati o quelli esistenti sono inefficaci e non forniscono un flusso completo di informazioni. Se un’organizzazione non ha una struttura di comunicazione ben sviluppata in cui il trasferimento di informazioni avviene in modo efficiente e senza ostacoli, ci possono essere senza dubbio colli di bottiglia nel flusso di informazioni. La mancanza di riunioni regolari, strumenti di comunicazione insufficienti o una burocrazia eccessiva possono comportare che informazioni importanti non raggiungano le persone che ne hanno bisogno in modo tempestivo.

3. Differenze culturali

Questo motivo è diventato particolarmente importante negli ultimi anni, quando ci troviamo sempre più a dover gestire team multiculturali nelle organizzazioni. Il leader di un team composto da persone di culture o nazionalità diverse deve essere consapevole delle differenze tra di loro e assicurarsi che la comunicazione sia compresa da tutti allo stesso modo. Inoltre, una comprensione efficace tra i dipendenti può essere ostacolata anche da differenze psicologiche come stili di comunicazione o preferenze comunicative (verbale, scritto, ecc.) – questo fatto dovrebbe essere preso in considerazione.

Conseguenze del breakdown della comunicazione

I risultati negativi più gravi del breakdown della comunicazione nelle organizzazioni dovrebbero essere considerati i ritardi nel completamento dei compiti – specialmente quelli legati a partner commerciali esterni e che possono persino portare a una rottura della cooperazione (se i superiori non riescono a disinnescare la situazione) o che sono legati ai clienti e ricadono su di loro. Allo stesso modo, una conseguenza estremamente severa può essere il licenziamento ingiusto di un dipendente per aver commesso un errore a causa di una comunicazione inadeguata. Altre conseguenze del breakdown della comunicazione sono:

• Conflitti interpersonali che si traducono in una mancanza di fiducia nel team o in una crescente riluttanza a collaborare,
• Aumento del livello di stress dei singoli dipendenti,
• Una diminuzione della motivazione al lavoro si traduce in una minore produttività,
• Possibili perdite finanziarie (incluso lo spreco delle risorse disponibili e l’emergere di costi aggiuntivi che potrebbero essere evitati),
• Immagine esterna negativa se i problemi dell’azienda raggiungono il pubblico.

Breakdown della comunicazione – sintesi

Considerando i vari tipi di conseguenze del breakdown della comunicazione in un’organizzazione indicate sopra, le aziende in vari settori devono investire in comunicazione efficace. Dovrebbero farlo in due aree in particolare: sia in termini di implementazione di un’infrastruttura di comunicazione adeguata che nello sviluppo delle competenze comunicative dei propri dipendenti (ad esempio, con l’aiuto di vari tipi di formazione, incluso il linguaggio semplice). Questo è l’unico modo per garantire che le informazioni siano comunicate nel modo giusto – sia tra i membri dello stesso team che tra dipartimenti o diversi livelli della gerarchia.

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