La costante occupazione, il correre da una parte all’altra e vivere in un periodo di crisi temporale è il triste lato del 21° secolo. La continua fretta insieme a poco sonno ci rende alla fine più stanchi e meno efficaci. Operare a piena velocità, a lungo termine, non è una buona opzione. Tuttavia, c’è un modo per fare del tempo un alleato, non un nemico. Si chiama metodo Pomodoro e oggi lo presenteremo e mostreremo come può aumentare la tua produttività.
Le origini di questo semplice ma efficace metodo di gestione del tempo risalgono all’Italia degli anni ’90 quando Francesco Cirillo lo inventò. Mentre lavorava in un’università, aveva difficoltà a concentrarsi e a tenere il passo con le responsabilità che si accumulavano. Per migliorare la sua produttività, gli venne l’idea di dividere il suo lavoro in brevi segmenti di tempo che lo aiutavano a concentrarsi sul compito da svolgere. Curiosamente, fu per una sveglia da cucina a forma di pomodoro che prese spontaneamente come modello, non per il pomodoro che coniò il nome Pomodoro.
Ci vollero quasi due decenni perché Cirillo pubblicasse un’introduzione al libro Pomodoro che esponeva il ragionamento e l’implementazione del Pomodoro. Anche se il metodo ha avuto origine negli anni ’90, fu pubblicato nel 2008. Nel suo libro, Cirillo discute in dettaglio la tecnica Pomodoro e spiega quale sia il fenomeno del suo utilizzo e perché sia importante fissare obiettivi specifici.
Il postulato fondamentale del Pomodoro è spezzare compiti più grandi in compiti più piccoli che siano realistici da raggiungere in un breve periodo. Ogni episodio di lavoro intensivo è seguito da una pausa, che consente di distaccare i pensieri e fornisce riposo al cervello.
Il Pomodoro è un sistema ripetitivo, quindi il cervello si abitua rapidamente a questo tipo di lavoro, e brevi tratti di lavoro intenso garantiscono una produttività costante.
Il maggiore vantaggio di questo metodo è la sua semplicità e facilità di implementazione. È ideale per una persona che cerca un modo per aumentare la produttività o l’uso efficiente del tempo. Proprio a causa della facilità di implementazione, chiunque può testare questo metodo su se stesso e valutare se sia adatto a lui.
Il primo passo è sempre organizzare un elenco di compiti per un determinato periodo, come la giornata lavorativa attuale. È meglio scriverli su un pezzo di carta o in un’app di pianificazione dei compiti. In questo modo avrai un’idea migliore di quanto tempo possono richiedere e sarà più facile assegnarli a specifici “pomodori”. I compiti più piccoli possono essere combinati. È meglio raggruppare attività simili, ad esempio richiamare un cliente e controllare le email. Se l’elenco dei compiti è pronto e assegnato a blocchi – ci siamo.
Può essere un timer classico o un cronometro sul tuo telefono. Come abbiamo accennato, ci sono anche app dedicate per il conteggio del tempo di lavoro e delle pause.
Quando il compito è completato, segnalo come fatto. Questo può essere con un semplice “Fatto” accanto all’elenco dei compiti. Per i discenti visivi, una soluzione migliore sarebbe colorare quadrati o disegnare pompon. L’aumento del numero di blocchi completati dà un senso di efficienza.
Una pausa più lunga dovrebbe durare tra i 15 e i 30 minuti, a seconda di quanto ne hai bisogno in un dato momento. È importante prendersi una pausa dallo schermo durante la sua durata (finché i blocchi erano legati al lavoro davanti al computer). Non accendere Facebook o altri social media durante la sua durata. Approfitta di questo tempo per camminare, allungarti o preparare e mangiare un pasto. Fornisci ai tuoi occhi e al tuo cervello un riposo.
Sebbene ci siano alcune linee guida rigide nel Pomodoro, puoi adattare alcune regole per soddisfare le tue esigenze e rendere il metodo ancora più efficace. 25 minuti di lavoro sono troppo lunghi per te? Lavora ininterrottamente per 15 minuti. Questo è un ottimo modo per quei giorni in cui senti di non riuscire a concentrarti su nulla e i tuoi pensieri si allontanano in un’altra direzione in modo eccezionalmente rapido. Lo stesso vale per il periodo di recupero. Se scopri che una pausa di 5 minuti è troppo breve, estendila a 7 o 8 minuti.
È un metodo progettato per semplificare il tuo lavoro ed è solo uno strumento. Adattalo alle tue esigenze, allora sarà più utile. Ricorda che il Pomodoro è pensato per aiutare, non per complicare ulteriormente il tuo compito.
Fare molte cose contemporaneamente e soccombere alle distrazioni ci fa perdere non solo produttività ma, alla fine, anche soddisfazione lavorativa. Molti di noi conoscono lo scenario: stai controllando le email, rispondendo a un messaggio di un cliente, ma nel frattempo appare un annuncio per un negozio di scarpe e ti ricordi che devi ordinare per la classe di asilo di tuo figlio. Vai sul sito del negozio, fai l’ordine e dimentichi completamente che hai iniziato un’email nella seconda scheda. Suona familiare?
Il compito principale del Pomodoro è proprio quello di insegnarci a concentrarci su un compito specifico e completarlo senza distrazioni. È un metodo per combattere le distrazioni onnipresenti. Se hai ancora difficoltà a concentrarti all’inizio, puoi provare a disattivare le notifiche sul tuo telefono o computer per la durata del tuo lavoro.
I grandi compiti da svolgere sono opprimenti. Nella maggior parte dei casi, il cervello si distrae dopo un po’. Pause brevi migliorano significativamente la concentrazione e aiutano a mantenerci concentrati sul compito.
Sai quel momento in cui sai di avere qualcosa di importante da fare (un grande progetto su cui lavorare, una presentazione o studiare per un diploma di scuola superiore), ma sei completamente a corto di idee su come iniziare e inventi attività extra per non pensarci? Evitare questi impegni non è affatto un caso isolato e non deriva dalla tua pigrizia. È una sorta di difesa che usiamo per paura del fallimento. Il metodo Pomodoro aiuta a spezzare il “mostro” minaccioso in pezzi. Tutto ciò che devi fare è ridurre ciò che rimandi in piccoli passi.
Essere travolti dal vortice del lavoro e fare molte cose contemporaneamente ci fa spesso sentire come se stessimo correndo contro il tempo. Sfortunatamente, non esiste un metodo per gestirlo. Tuttavia, c’è un modo per iniziare a gestire te stesso in modo efficace nel tempo ed eliminare lo stress ad esso associato. La tecnica Pomodoro introduce blocchi che formano un programma. Una sequenza di eventi già pronta e un piano preparato non causano stress. Danno persino un senso di calma. Una motivazione aggiuntiva è l’elenco crescente dei passi completati. In questo modo, trasformi qualcosa di negativo come la sensazione di tempo perso in una misura concreta di produttività.
Sebbene possa sembrare piuttosto banale all’inizio, i nostri cervelli funzionano meglio quando sono motivati dalla ricerca di una ricompensa specifica. Nel caso della tecnica Pomodoro, questa è la ricerca di una pausa. Brevi tratti di tempo di lavoro ci rendono più desiderosi di completare un compito e più motivati a guadagnare la ricompensa del riposo. Inoltre, completare il compito successivo e arrivare al blocco dà un senso di realizzazione.
Il Pomodoro è un metodo che aiuta a evitare errori di programmazione. Eseguendo compiti specifici in blocchi di tempo, possiamo pianificarli meglio e stimare quanto tempo ci serve per completarli. Utilizzando la tecnica Pomodoro, puoi pianificare meglio la tua giornata e rendere il tempo che trascorri a lavorare o studiare più efficiente. Col tempo, i “pomodori” possono diventare l’unità con cui pianifichi la tua giornata.
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Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.
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