Prioritizzazione dei progetti | #7 Iniziare con la gestione dei progetti

Nell’articolo di oggi, parleremo della prioritizzazione dei progetti. È più importante intraprendere un progetto rischioso che può rapidamente generare un grande profitto? O è più importante completare lo sviluppo di soluzioni che porteranno potenzialmente profitti inferiori ma a lungo termine e sono nelle fasi finali di implementazione? Molte organizzazioni hanno numerosi progetti in corso simultaneamente. Come si fa a prioritizzarli con risorse limitate?

Prioritizzazione dei progetti – indice:

1. Prioritizzazione dei progetti – introduzione
2. La matrice di Eisenhower
3. moSCoW
4. DICE
5. Prioritizzazione dei progetti – sintesi

Prioritizzazione dei progetti – introduzione

Nel testo seguente, esamineremo i metodi più popolari che facilitano il processo decisionale per la prioritizzazione dei progetti – sia quelli condotti in modo indipendente che quelli appartenenti a un programma o portafoglio di progetti. Discuteremo della matrice di Eisenhower, applicata non solo per prioritizzare i progetti, ma anche le attività svolte in essi. Daremo anche uno sguardo più da vicino al metodo MoSCoW, frequentemente utilizzato e creato da Dai Clegg, così come al modello DICE inventato a metà degli anni ’90 al Boston Consulting Group.

La matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower consente di prioritizzare i progetti collocandoli in uno spazio definito da due assi – cosa è urgente e cosa è importante. Esiste un grafico comune per rappresentarli:

moSCoW

Oracle è diventata pioniera nell’applicazione della tecnica MoSCoW. È anche menzionata come uno schema di prioritizzazione efficace nell’ultima edizione del Project Management Body of Knowledge (PMBOK) insieme all’analisi multi-criteri. Divide i progetti in quattro categorie:

• Must-haves – cioè, progetti da completare poiché sono cruciali per il funzionamento stesso dell’azienda; appartengono a progetti come l’istituzione della sicurezza e la definizione dei diritti di accesso nel cloud dell’azienda, la preparazione di bilanci e report per un investitore, o l’implementazione di soluzioni presso un cliente chiave,
• Should-want – cioè, quelli che dovrebbero essere implementati, perché trascurarli potrebbe peggiorare le prestazioni dell’azienda; questo potrebbe essere, ad esempio, il cambiamento della sede in una posizione più conveniente, o l’ingresso in una nuova piattaforma di vendita che sta guadagnando popolarità,
• Could-have – cioè, progetti da implementare “se il tempo lo permette” perché hanno maggiori probabilità di influenzare positivamente l’azienda; un esempio di un progetto in questa categoria potrebbe essere la partecipazione a un evento di settore, o la preparazione di un concorso per appaltatori,
• Will not have – cioè, quelli che potrebbero essere implementati in futuro, ma non sono attualmente sulla lista delle priorità.

DICE

Il metodo DICE traduce le priorità assegnate ai progetti in valori numerici e si trova in più di 1.000 grandi organizzazioni in tutto il mondo. L’acronimo DICE è composto dai seguenti componenti:

1. D (Durata) – la durata del progetto, a cui vengono assegnati i seguenti valori:

• 1 – quando il progetto dura meno di 2 mesi
• 2 – quando il progetto dura 2-4 mesi
• 3 – quando il progetto dura 4-8 mesi
• 4 – quando il progetto dura più di 8 mesi

I (Integrità delle prestazioni del team) – la capacità del team, con particolare enfasi sul Project Manager, di eseguire con successo il progetto, a cui vengono assegnati punti di valore:

• 1 – molto buono
• 2 – buono
• 3 – medio
• 4 – basso

C (Impegno) – livelli di supporto, costituiti da due componenti

• C1 – supporto visibile del progetto da parte dello sponsor o del consiglio di amministrazione
• C2 – supporto da parte delle persone interessate dall’implementazione del progetto, dove i seguenti valori corrispondono a ciascuno di essi:

• 1 – supporto chiaramente comunicato
• 2 – supporto abbastanza chiaro
• 3 – postura neutra
• 4 – chiara resistenza

E (Sforzo) – lo sforzo richiesto per implementare il progetto, oltre ai doveri quotidiani di gestione dell’azienda, dove i valori sono i seguenti:

• 1 – meno del 10% di circolazione aggiuntiva
• 2 – 10-20% di circolazione aggiuntiva
• 3 – 20-40% di circolazione aggiuntiva
• 4 – più del 40% di circolazione aggiuntiva

Il valore di DICE viene calcolato utilizzando la seguente formula: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

A seconda del punteggio, è possibile determinare la probabilità che il progetto pianificato avrà successo, e quindi se vale la pena posizionarlo in alto nella lista delle priorità:

• 7 – 14 – zona vincente – il progetto ha una molto buona possibilità di attuazione
• 14 – 17 – zona di pericolo – il progetto ha qualche possibilità di successo
• oltre 17 – zona di disperazione – l’esito del progetto è difficile da prevedere o il progetto è poco probabile che abbia successo.

Prioritizzazione dei progetti – sintesi

I metodi di prioritizzazione dei progetti delineati non sono, ovviamente, sempre disponibili per la selezione e la classificazione dei progetti. Molte organizzazioni non applicano metodi di prioritizzazione formalizzati come DICE, e in alcune l’opinione di un individuo guidato esclusivamente dalle proprie opinioni è decisiva. Tuttavia, soprattutto quando si stanno considerando contemporaneamente diversi progetti critici e ad alto rischio, vale la pena utilizzare strumenti di prioritizzazione.

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