Perché l’ascolto attivo è importante sul posto di lavoro?

Una buona comunicazione in un team è la base per un uso efficace delle risorse e per costruire un’atmosfera amichevole sul posto di lavoro. Secondo le statistiche, ben l’86% dei dipendenti indica la mancanza di comunicazione e cooperazione come la principale causa di fallimento. Quali passi dovrebbero essere intrapresi per evitare questo? In che modo l’ascolto attivo sul posto di lavoro può aumentare la produttività del team? Continua a leggere per scoprire di più.

Perché l’ascolto attivo è importante sul posto di lavoro? – indice dei contenuti:

1. Che cos’è l’ascolto attivo?
2. Segni di ascolto attivo
3. Ascolto attivo sul posto di lavoro
4. Ascolto attivo in un ambiente remoto
5. Riepilogo

Che cos’è l’ascolto attivo?

L’ascolto attivo avviene quando ci concentriamo consapevolmente su ciò che l’altra persona sta dicendo. A differenza dell’ascolto passivo, prestiamo attenzione alle parole dell’altra persona, invece di concentrarci sull’ambiente circostante o sui nostri pensieri.

La definizione di questo termine può essere trovata nella pubblicazione del 1987 intitolata “Ascolto attivo.” Gli autori Carl R. Rogers e Richard E. Farson forniscono la seguente spiegazione del concetto:

“L’ascolto attivo è un modo importante per portare cambiamenti nelle persone. Nonostante la nozione popolare che l’ascolto sia un approccio passivo, le evidenze cliniche e di ricerca mostrano chiaramente che l’ascolto sensibile è un agente molto efficace per il cambiamento della personalità individuale e lo sviluppo di gruppo. L’ascolto porta a cambiamenti negli atteggiamenti delle persone verso se stesse e gli altri; porta anche a cambiamenti nei loro valori fondamentali e nella filosofia personale. Le persone che sono state ascoltate in questo modo nuovo e speciale diventano più emotivamente mature, più aperte alle loro esperienze, meno difensive, più democratiche e meno autoritarie.”

Secondo questa definizione, l’ascolto attivo migliora la comunicazione. L’altra persona si sente ascoltata, il che costruisce una relazione migliore e crea un senso di fiducia e apprezzamento. Inoltre, l’ascolto attivo consente di sfruttare al meglio la conversazione. Concentrandoci sulle parole dell’altra persona, possiamo ricordare più informazioni ed evitare distrazioni.

Segni di ascolto attivo

Come farà l’altra persona a sapere che stai ascoltando attivamente ciò che sta dicendo? Leggerà i tuoi segnali verbali e non verbali. I segni verbali di ascolto attivo includono:

• Porre le domande giuste – ponendo domande aperte, incoraggiamo l’altra persona a continuare la conversazione e dimostriamo che stiamo davvero ascoltando ciò che sta dicendo. Tuttavia, è importante non sollevare questioni che non sono rilevanti per l’argomento in questione o per le quali è già stata fornita una risposta – altrimenti negheremo solo di essere ascoltatori attivi.
• Parafrasare e riassumere – l’altra persona noterà il tuo coinvolgimento se parafrasi le sue parole, cioè riformuli ciò che è stato detto dall’altra parte, o se decidi di riassumere l’argomento in pochi punti chiave.

Altri segni verbali di ascolto attivo includono l’interruzione con brevi frasi, come “sì”, “hai ragione”. Tuttavia, non è consigliabile usarli troppo spesso, poiché le nostre reazioni dovrebbero essere naturali, non forzate.

Mentre ascolti attivamente, non interrompere il relatore, cambiare argomento o giudicare e mettere in discussione le loro affermazioni – questo li scoraggerà da ulteriori discussioni e li farà sentire non apprezzati.

Certo, le opinioni di entrambe le parti possono differire, quindi mantenere una mente aperta e cercare di comprendere la prospettiva dell’altra persona è essenziale. È anche consigliato silenziare il telefono prima della conversazione e ricordare il nome della persona con cui parlerai.

I segnali non verbali sono a volte più facili da mostrare, e includono:

• Contatto visivo – evitare il contatto visivo con l’altra persona può confonderla e farla chiedere se stai realmente ascoltando. Invece, cerca di guardarla in modo amichevole e cerca di creare un legame con essa.
• Annuisci e sorridi – fare solo contatto visivo può essere un po’ imbarazzante e distraente per l’altra parte. Quindi vale anche la pena sorridere e annuire – queste sono reazioni naturali, non forzate, che indicano che siamo soddisfatti della conversazione. In questo modo, mostriamo che vogliamo che l’altra persona continui a parlare.
• Postura – il modo in cui ti comporti durante una conversazione dice molto sul tuo coinvolgimento. Stare fermi o muoversi eccessivamente può suggerire che sei annoiato. D’altra parte, inclinarsi leggermente verso la persona mostra che sei concentrato su ciò che sta dicendo.

Ascolto attivo sul posto di lavoro

Una comunicazione efficace può aumentare la produttività del team fino al 25%. L’ascolto attivo sul posto di lavoro può anche portare ad altri benefici, come:

• Costruire fiducia – i dipendenti sono più propensi a condividere le loro idee, osservazioni o problemi con una persona che li ascolterà e non giudicherà o interromperà ciò che stanno dicendo. La fiducia si traduce anche in rispetto reciproco e migliori relazioni. Lavorare in un ambiente del genere fa sentire i dipendenti più motivati e consapevoli dei loro obiettivi.
• Comprendere le esigenze aziendali – ascoltare i dipendenti e comprendere le loro esigenze aiuterà la direzione a fare i cambiamenti necessari e identificare aree di miglioramento, il che porterà a una maggiore produttività del team e crescita aziendale. A volte saranno esigenze organizzative, e altre volte riguarderanno un dipendente specifico (ad esempio, la sua ulteriore formazione in un’area selezionata).
• Evita malintesi – l’ascolto attivo richiede di essere aperti agli altri, anche se hanno opinioni o punti di vista diversi. Questo ci aiuterà a evitare di fraintendere le intenzioni dell’altra persona o di dire qualcosa che non intendevamo realmente. Un quadro completo della situazione ti permetterà di prendere decisioni intelligenti.

Ascolto attivo in un ambiente remoto

Essere parte di un team virtuale non sorprende più. Il lavoro remoto e ibrido domina nell’ambiente aziendale, con cui devono confrontarsi non solo i dipartimenti HR e i project manager, ma anche gli stessi dipendenti. Una grande comodità sono le piattaforme dedicate, come Firmbee, che consentono di monitorare i progressi del progetto, assegnare compiti ai singoli membri del team, controllare ricevute e spese e archiviare la documentazione necessaria in un unico posto.

Tuttavia, delegare compiti da solo non è sufficiente per far sentire i dipendenti parte dell’azienda. È necessario garantire una buona comunicazione, che spesso manca in un ambiente virtuale. Pertanto, dovresti cogliere ogni opportunità per sfruttare i benefici dell’ascolto attivo. Come farlo?

• Pianifica riunioni video – chiedi a tutti di accendere le loro webcam durante la riunione in modo che i partecipanti possano osservare i segnali non verbali dei colleghi.
• Riduci le distrazioni – chiedi ai partecipanti di silenziare i dispositivi che potrebbero interrompere la conversazione e di non rispondere ai messaggi (e-mail, SMS, ecc.) durante la riunione.
• Chiedi di non essere interrotti mentre parli – interrompere qualcuno può non solo implicare una mancanza di rispetto per l’altra persona, ma anche, specialmente nelle riunioni online, portare a confusione. Per evitare ciò, chiedi ai colleghi di astenersi dal fare commenti fino a quando il partecipante non ha finito di parlare.
• Fai un rapido riepilogo – riassumi tutto ciò che hai appreso dai tuoi colleghi. In questo modo, dimostrerai che li hai ascoltati attivamente e che sei aperto alle loro idee, suggerimenti e pronto ad aiutarli con qualsiasi problema.

Riepilogo

L’ascolto attivo sul posto di lavoro è molto importante poiché favorisce il rispetto reciproco e costruisce fiducia. Un’atmosfera del genere incoraggia i dipendenti a essere più impegnati nei loro compiti e più produttivi. L’ascolto attivo ha un impatto diretto sull’instaurare una migliore comunicazione, grazie alla quale è più facile individuare rischi, problemi e prendere decisioni migliori.

Leggi anche: Che cos’è la comunicazione asincrona?

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