Come definire l’ambito di un progetto e evitare l’espansione dell’ambito? | #36 Iniziare con la gestione dei progetti

Prima che il ciclo di vita del progetto inizi, il Project Manager pensa all’ambito del progetto. Analizza i requisiti e le aspettative del cliente, li confronta con le risorse disponibili e li confronta con le limitazioni temporali. Di conseguenza, può definire bene l’ambito del progetto. Tuttavia, anche una prestazione esemplare di questo compito non è una garanzia che l’ambito del progetto crescerà eccessivamente durante l’implementazione. Quindi, come definire bene l’ambito del progetto ed evitare l’espansione dell’ambito?

Come definire l’ambito di un progetto ed evitare l’espansione dell’ambito? – indice:

1. Introduzione
2. Definizione dell’ambito del progetto
3. Comprendere i requisiti
4. Struttura di suddivisione del lavoro (WBS)
5. Priorità per compiti rischiosi
6. L’Ultimo Momento Responsabile (LRM)
7. Come evitare l’espansione dell’ambito?
8. Riepilogo

Introduzione

Secondo il PMBOK, l’ambito del progetto è “il lavoro che deve essere svolto per consegnare un prodotto, un servizio o un risultato con le caratteristiche e le funzioni specificate.” Affinché il risultato del progetto soddisfi le aspettative degli stakeholder e il progetto stesso sia un successo, è necessario definire l’ambito nel modo più preciso possibile.

Definizione dell’ambito del progetto

Il Project Manager dovrebbe verificare fin dall’inizio che il progetto pianificato abbia chiaramente definiti i seguenti ambiti:

• requisiti aziendali e tecnici degli stakeholder,
• struttura di divisione del lavoro,
• priorità per i compiti con il rischio più elevato, cioè quelli che sono i più innovativi o che si svolgono per la prima volta,
• accordo con gli stakeholder su un approccio di “ultimo momento responsabile” (LRM, Last Responsible Moment).

Vediamo quali domande un Project Manager dovrebbe rispondere quando definisce ciascuno di essi.

Comprendere i requisiti

Il Project Manager dovrebbe rispondere alle seguenti domande assumendo per un momento il ruolo di uno stakeholder:

1. Quali sono i benefici finanziari e non finanziari di questo progetto? – I benefici finanziari possono riferirsi alle vendite del prodotto o servizio creato nel progetto. Tuttavia, il beneficio può anche essere il miglioramento dell’immagine dell’azienda, l’efficacia dell’onboarding o l’implementazione di nuovo software per facilitare la gestione del progetto, come Firmbee.
2. Chi sarà influenzato dall’implementazione del progetto? – L’implementazione del progetto comporta cambiamenti all’interno e all’esterno dell’organizzazione. Pertanto, vale la pena porre domande più specifiche:

a. L’implementazione dei compiti del progetto richiederà una riorganizzazione all’interno dell’azienda, cambiando le responsabilità dei dipendenti, assumendo nuove persone o lavorando con liberi professionisti?

b. I risultati del progetto saranno visibili nello spazio pubblico e avranno un impatto sulla comunità locale?

c. Chi beneficerà della sua implementazione?

3. Quali esigenze devono soddisfare i risultati del progetto?
4. Quali specifiche tecniche devono avere i risultati del progetto?

Struttura di suddivisione del lavoro (WBS)

Creare una struttura per la divisione del lavoro in un progetto implica rispondere a domande disposte gerarchicamente:

1. Qual è lo scopo principale dell’implementazione del progetto?
2. Quali sono gli obiettivi specifici?
3. In quale compito sono suddivisi gli obiettivi specifici?
4. Quando devono essere raggiunti gli obiettivi e gli scopi?
5. Quali specialisti saranno incaricati di ciascuno di essi?

Solo l’obiettivo principale dovrebbe rimanere completamente invariato. D’altra parte, le risposte alle domande da 2 a 5 sono dettagliate e chiarite nel corso del progetto.

Priorità per compiti rischiosi

Le domande più importanti sui compiti rischiosi sono legate alla loro identificazione accurata e alla determinazione di come le aree di rischio possano influenzare l’ambito del progetto.

1. Quali compiti hanno il rischio più elevato di fallimento?
2. Da quali fattori dipende il successo di ciascuno di questi compiti? Potrebbe essere la disponibilità di materiali, specialisti o, nel caso di progetti di R&S, i risultati difficili da prevedere di ricerche e esperimenti, come la curva di miglioramento della precisione di un modello di intelligenza artificiale durante l’apprendimento automatico.
3. Quale impatto avrà il fallimento di questo compito sul resto del progetto?
4. Come influenzerà l’esecuzione prolungata di questo compito la capacità di raggiungere l’obiettivo del progetto?
5. Di quanto possiamo aumentare l’ambito del progetto per completare questo compito?

L’Ultimo Momento Responsabile (LRM)

Prioritizzare i compiti è strettamente legato al principio dell’Ultimo Momento Responsabile (LRM), noto anche come il principio del momento meno opportuno.

È una strategia di minimizzazione del rischio di rinviare i compiti fino a quando diventa più rischioso continuare a rinviarli piuttosto che completarli immediatamente. Evita di sprecare sforzi quando un compito si rivela non necessario o vengono apportate modifiche agli obiettivi o ai requisiti del progetto.

Questo principio, derivato dalla metodologia Lean, si applica anche a decisioni che sono conclusive per il progetto e difficili da cambiare, come:

• Acquisto di attrezzature specializzate che saranno necessarie per le fasi successive dell’implementazione del progetto,
• Progettazione della struttura degli obiettivi da raggiungere dai compiti da svolgere.

Le domande che un Manager che opera secondo il principio LRM dovrebbe porsi possono essere formulate come segue:

• È necessario iniziare a lavorare già su questo compito?
• Cosa succede se rinvio il compito?
• Quali saranno le conseguenze di prendere una decisione troppo tardi?
• Quali potrebbero essere le conseguenze di prendere una decisione troppo presto? Ad esempio, scoprire in seguito che è non necessaria o che i requisiti sono cambiati, la soluzione non viene utilizzata o il valore commerciale è diventato obsoleto.

Come evitare l’espansione dell’ambito?

Anche i progetti meglio pianificati tendono a crescere (espansione dell’ambito) durante la loro implementazione, ad esempio, un prodotto che inizialmente doveva avere due funzionalità ora avrà improvvisamente sei. Per evitare ciò, il Project Manager dovrebbe stabilire un’espansione dell’ambito sicura con gli stakeholder. La base per minimizzare l’espansione dell’ambito del progetto è – oltre a definire l’ambito dei compiti e le aspettative aziendali – una comunicazione continua con il team e gli stakeholder. Tuttavia, le difese più importanti contro l’espansione dell’ambito sono:

• Un programma ben preparato,
• Uso efficiente di software di programmazione dei compiti e comunicazione con il team,
• Informare tutte le parti interessate sui cambiamenti chiave nel progetto.

Vale anche la pena ricordare che evitare l’espansione dell’ambito è un processo continuo. Pertanto, l’ambito del progetto necessita di monitoraggio e controllo regolari, e il Project Manager dovrebbe rimanere vigile per reagire rapidamente e prendere decisioni quando si presentano situazioni che potrebbero portare all’espansione dell’ambito.

Riepilogo

L’ambito del progetto è un elemento chiave di un progetto ben pianificato, poiché definisce chiaramente cosa deve essere implementato e cosa non è incluso nel progetto.

Il compito del Project Manager, quindi, è definire l’ambito del progetto prima che il lavoro inizi, attraverso:

• Analisi dei requisiti e delle aspettative del cliente,
• Confronto con le risorse disponibili, e
• Confronto con le limitazioni temporali.

Tuttavia, anche un ambito di progetto ben definito può cambiare durante l’implementazione. Per evitare l’espansione dell’ambito del progetto, nota come scope creep, attenersi a una struttura di suddivisione del lavoro, dare priorità con attenzione ai compiti rischiosi e utilizzare un approccio di “Ultimo Momento Responsabile”.

Se ti piace il nostro contenuto, unisciti alla nostra comunità di api operose su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.