Il dominio della pianificazione nella gestione dei progetti | #17 Iniziare con la gestione dei progetti

La pianificazione nella gestione dei progetti richiede tanto tempo quanto l’intero progetto. Prima, viene creata l’immagine più ampia, vengono fissati i traguardi e vengono identificati i settori di attuazione più importanti, a volte chiamati epiche. Tuttavia, anche il giorno prima della conclusione del progetto, c’è ancora un incontro di fine progetto da pianificare.

Pianificazione nella gestione dei progetti – indice:

1. Pianificazione nella gestione dei progetti – introduzione
2. Domini del progetto
3. Dominio della pianificazione
4. C.L.E.A.R
5. Riepilogo

Introduzione

Nell’approccio tradizionale a cascata, c’era una fase di pianificazione che precedeva l’attuazione del progetto. Era in questa fase che si doveva redigere un programma dettagliato delle attività, fissare i traguardi e allocare le risorse di budget tra i vari compiti. Una volta completata la pianificazione nella gestione dei progetti, era sufficiente passare all’attuazione e spuntare i compiti completati passo dopo passo. Tuttavia, la realtà della gestione dei progetti si è discostata nettamente dall’immagine idealizzata, in cui le fasi di pianificazione e attuazione di un progetto possono essere facilmente separate.

Domini del progetto

Il più recente PMBOK non si riferisce più a fasi consecutive di pianificazione ed esecuzione del progetto. Invece, il dominio della gestione del progetto ha distinto i domini di prestazione, che sono le aree in cui si svolge un progetto, piuttosto che il suo quadro temporale. Infatti, questi domini sono:

• stakeholder
• team
• metodi e ciclo di vita del progetto
• pianificazione
• attuazione del progetto
• consegna dei risultati
• monitoraggio
• incertezze e rischi

Essi si intrecciano e si intersecano in molti punti. Tuttavia, parlare di domini invece di fasi rende più facile distinguere tra il ciclo di vita del progetto e il metodo di operazione applicato. In molti approcci, pianificazione, esecuzione e consegna dei risultati avvengono molte volte durante il progetto.

Dominio della pianificazione

Con la pianificazione nella gestione dei progetti, il progetto viene realizzato in modo organizzato, coordinato e mirato. Le conoscenze e le competenze acquisite durante l’esecuzione del progetto vengono adattate continuamente per perseguire nel modo più efficace l’obiettivo del progetto. Ecco perché il dominio della pianificazione è definito nel PMBOK come:

“Il dominio delle attività che coinvolge le attività e le funzioni associate all’organizzazione e coordinamento iniziali, in corso e in sviluppo necessari per fornire risultati e risultati del progetto.”

Questo significa che gli elementi della pianificazione possono essere trovati in quasi ogni momento del progetto. Sono presenti nella fase di avvio quando il lavoro per implementare il progetto non è ancora iniziato, ma anche nelle sue fasi finali, durante le quali i risultati del lavoro del team vengono testati e implementati presso il sito del cliente.

Associati al dominio della pianificazione ci sono documenti e strumenti, collettivamente noti come artefatti. Sebbene siano principalmente utilizzati nel dominio della pianificazione del progetto, sono spesso utilizzati anche in altri domini. Ad esempio:

• Backlog – spesso assume la forma di bacheche Kanban ed è una raccolta di compiti programmati per l’esecuzione, appartiene anche al dominio dell’esecuzione del progetto,
• Piano di gestione del progetto – si applica anche ai domini degli stakeholder e all’attuazione del progetto,
• Piano di gestione dei rischi – appartiene anche al dominio dell’incertezza e del rischio.

Tuttavia, invariabilmente l’aspetto più importante della pianificazione è creare un corso d’azione che porterà alla realizzazione efficace dell’obiettivo del progetto.

C.L.E.A.R

C.L.E.A.R. è uno dei metodi per formulare obiettivi. È stato formulato da Adam Crick. L’acronimo si espande come segue:

• C – Collaborativo, o Condiviso – quando si pianifica un obiettivo di progetto, è importante ricordare di incoraggiare il team di progetto a lavorare insieme
• L – Limitato, o Ristretto – il quadro del progetto pianificato deve essere definito e noto a tutte le parti interessate
• E – Emozionale, o Influenzato Emotivamente – l’obiettivo del progetto dovrebbe ereditare dalla sua visione la capacità di suscitare il desiderio di realizzazione
• A – Apprezzabile – pianificare un obiettivo troppo piccolo semplicemente non funziona per l’immaginazione, dovrebbe fissare l’asticella abbastanza in alto da stimolare l’ambizione
• R – Raffinabile, il che significa in grado di cambiare forma e adattarsi a nuove condizioni

L’ultimo punto del metodo C.L.E.A.R. è particolarmente importante per il dominio della pianificazione. Questo perché sottolinea la necessità di adattare l’obiettivo alle condizioni di attuazione del progetto e la continuità del processo di pianificazione.

L’uso di C.L.E.A.R. può aiutare nella pianificazione efficace per raggiungere un obiettivo di progetto. Questo perché collega il dominio della pianificazione al dominio del team. Questo, a sua volta, è a volte marginalizzato quando si utilizzano metodi comunemente usati per formulare obiettivi, come SMART, ad esempio. Quindi vale la pena combinare i due metodi, guadagnando così un quadro più ampio e possibilità di pianificazione più interessanti.

Il dominio della pianificazione nella gestione dei progetti. Riepilogo

Il dominio della pianificazione è onnipresente nella gestione dei progetti. Accompagna quasi tutte le attività del Project Manager. Questo perché è presente fin dalla fase di avvio definendo a cosa serve il progetto. A sua volta, gioca un ruolo importante nella pianificazione iniziale, nella programmazione e nella definizione dei traguardi del progetto. Tuttavia, quando si pianificano i compiti del progetto, la cosa più importante è agire nello spirito del lean, cioè pianificare in dettaglio solo ciò che la pianificazione richiede. E adattamento, cioè, utilizzare immediatamente le conoscenze acquisite durante il progetto per migliorare l’efficienza delle operazioni.

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