Che cos’è un programma di progetto e a cosa serve? | #18 Iniziare con la gestione dei progetti

Una volta che il progetto ha ricevuto l’approvazione degli stakeholder, è tempo di preparare il programma. Prima ancora che il team di progetto si incontri per la prima volta, il Project Manager prepara la struttura del progetto.

Programma del progetto – indice:

1. Introduzione
2. Come creare un programma di progetto?
3. In cosa si differenzia il programma di progetto dal piano di progetto?
4. Esempio di un programma di progetto
5. Riepilogo

Introduzione

Un programma di progetto è un documento generale che consente di avere una panoramica delle singole attività destinate all’esecuzione in corso. Queste sono contenute in un backlog dettagliato, o presentate su una bacheca kanban. Il programma include traguardi, attività ed eventi chiave, oltre a una percezione di dove si trova il progetto nel percorso per raggiungere l’obiettivo.

Più spesso, un programma è una visualizzazione di come gli obiettivi del progetto dipendano l’uno dall’altro e in quale ordine procedere. Il programma di progetto mostra anche il periodo di tempo con date stabilite.

Come creare un programma di progetto?

Quando si crea un programma, è meglio adottare un approccio dal basso verso l’alto. Dividi il progetto complessivo in blocchi o aree di problemi principali. Queste possono essere aree generali come team building, design UX, lavoro di programmazione o marketing. Il programma di progetto è più facile da preparare utilizzando software dedicato. Questo renderà possibile:

• facile aggiunta e raggruppamento di eventi, oltre a effettuare modifiche – ad esempio, potrebbe essere che dividiamo attività separate come il design UX in gruppi separati di design visivo e preparazione del testo. Con il software, possiamo farlo con pochi clic, invece di riorganizzare un file di testo o un foglio di calcolo,
• visualizzazione della durata di ciascuna attività – in modo da poter pianificare facilmente le attività tenendo conto della disponibilità delle persone e delle risorse necessarie per completarle,
• indicare le interdipendenze tra le attività – impostare avvisi sulle dipendenze è una funzione molto utile disponibile in alcuni programmi, grazie alla quale siamo certi che nessuno si assumerà la responsabilità di completare il lavoro in un edificio dove non è stata ancora effettuata l’installazione.

Questo renderà il programma leggibile per tutti i soggetti interessati. aggiornando e integrandolo.

Il programma è più spesso rappresentato dalle seguenti visualizzazioni:

• un calendario scalabile – con attività da completare contrassegnate; utilizzando il calendario, è più facile rispetto ad altre visualizzazioni entrare nella pianificazione, come assegnare lavoro a persone specifiche e programmare riunioni,
• un diagramma di Gantt o una visualizzazione simile delle attività su una linea temporale – una vista generale che mostra l’intera durata del progetto è il suo programma, mentre una versione espansa viene utilizzata per creare e dettagliare il piano di progetto,
• mappe di epiche, note anche come attività aggregate – cioè, una visualizzazione che mostra, tra le altre cose, quale percentuale di attività è correlata a un’area specifica di esecuzione del progetto, ad esempio, l’epica “testing” può includere attività relative al testing interno di un prototipo software, così come il testing finale presso il sito del cliente.

In cosa si differenzia il programma di progetto dal piano di progetto?

Un programma si differenzia da un piano di progetto principalmente nel suo scopo e nel livello di dettaglio. Un programma è uno scheletro di un progetto che rappresenta principalmente le sue aree chiave e i traguardi. Il suo scopo è delineare un quadro chiaro e semplificato dell’intero progetto. Tuttavia, un piano di progetto viene creato per analizzare l’implementazione di ciascuna attività, fino ai minimi dettagli degni di essere annotati.

Il programma risponde alla domanda su cosa stiamo implementando. Qui troveremo linee guida generali per la durata delle varie fasi del progetto e la marcatura dei momenti chiave. Il piano di progetto, d’altra parte, serve a descrivere come eseguire ciascuna attività.

Da un buon programma, è facile leggere il percorso che porta alla realizzazione dell’obiettivo del progetto, poiché mostra solo i traguardi che presentano i momenti più generali e importanti dell’implementazione. Tuttavia, grazie a software di gestione del progetto, la linea tra programma e piano di progetto è diventata piuttosto fluida. Questo perché la moltitudine di modi di visualizzare i dati rende possibile passare senza soluzione di continuità tra visualizzazioni dettagliate delle singole attività e il quadro più generale del programma dell’intero progetto.

Esempio di un programma di progetto

Immaginiamo di voler implementare un progetto per presentare un gioco d’avventura ambientato nella realtà virtuale a una fiera internazionale.

Per creare un programma, dobbiamo contrassegnare le date chiave – l’inizio del progetto, la scadenza per le domande degli espositori per la fiera, così come la data della fiera e la fine del progetto. Il passo successivo è definire gli obiettivi e inserirli nel programma selezionato come attività di riepilogo, epiche o possibilmente tag. Nel nostro esempio, questi includeranno:

• Preparazione del gioco – l’epica includerà attività come la preparazione di una versione di test stabile del gioco che può essere resa disponibile al pubblico, testing, installazione sull’hardware che sarà reso disponibile alla fiera
• Preparazione dello stand – preparazione dell’attrezzatura, materiali promozionali, concorsi per i visitatori, acquisto e messa in sicurezza dell’attrezzatura
• Pianificazione del viaggio – prenotazione dell’hotel, acquisto di biglietti per eventi, fornitura di trasporti
• Analisi del successo della presentazione al ritorno – se il gioco è riuscito ad attrarre il numero previsto di clienti, se è riuscito a stabilire contatti commerciali e partnership, così come a rimanere all’interno del budget allocato per la promozione

Ognuna delle epiche può avere un supervisore – nominato per assumersi la responsabilità dell’intera implementazione. In molti progetti, tuttavia, questa persona è il Project Manager, mentre i membri del team si assumono la responsabilità solo per singole attività.

Il passo successivo riguarda la marcatura dei traguardi. Il completamento di ciascun traguardo consisterà probabilmente in attività appartenenti a più epiche. Se il primo traguardo è l’accettazione della presentazione per la fiera da parte degli organizzatori dell’evento, includerà attività appartenenti ai gruppi “networking”, “preparazione del gioco” e “preparazione della presentazione”, tra gli altri.

Il programma per ogni progetto viene sviluppato individualmente. Anche se puoi aiutarti con un modello già pronto, richiederà comunque probabilmente modifiche significative. Il miglioramento più grande sarà l’uso del tuo programma creato in precedenza su un progetto simile.

Riepilogo

Un programma ben preparato all’inizio del progetto facilita notevolmente il lavoro. Serve non solo al Project Manager, che grazie ad esso ottiene una visione della strategia d’azione, ma anche al team di progetto, che può facilmente vedere a che punto si trova il lavoro in corso e a cosa è destinato. Il programma è anche uno strumento prezioso che supporta la trasparenza dell’implementazione perché consente agli stakeholder di vedere la struttura del progetto e confrontare autonomamente lo stato di attuazione con gli obiettivi di progetto stabiliti.

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