Utilizzo dell’e-mail per ridurre i livelli di stress. 3 ottimi modi per gestire la comunicazione a distanza.

Come ridurre i livelli di stress mentre si utilizza un account e-mail? Sai che il modo di utilizzare l’e-mail può aumentare significativamente i livelli di ansia? Potrebbe sembrare che l’e-mail sia prima di tutto una comodità. Permette una comunicazione rapida tra i dipendenti e le entità esterne, ma allo stesso tempo crea tecnostress per gli utenti.

Utilizzo dell’e-mail – indice:

1. Riduci i tuoi livelli di stress
2. Prova una forma di contatto diversa
3. Non inviare e-mail il venerdì
4. Comunica in modo chiaro e semplice
5. Riepilogo

Riduci i tuoi livelli di stress

Utilizza solo il tuo telefono aziendale. Il tuo telefono dovrebbe essere disponibile per contatti solo per 8 ore di lavoro, e poi spento – questa regola dovrebbe essere seguita da chi desidera mantenere l’equilibrio tra vita privata e professionale. Azioni come spegnere l’e-mail dopo l’orario di lavoro (le aziende possono utilizzare queste funzioni), ritardare la consegna dei pacchi (programmando la spedizione per le ore del mattino del giorno lavorativo successivo), o pianificare orari fissi per ricevere la posta consentono di prendersi cura della salute mentale durante il lavoro e nel tempo libero.

Ricorda di evitare di installare e-mail (o altri servizi di messaggistica aziendale) sul tuo telefono privato. Non è appropriato per molte ragioni, non è sicuro per la sicurezza dei dati sensibili, e dall’altra parte – influisce sul tuo benessere e sulla tua capacità di riposare dopo il lavoro.

Prova una forma di contatto diversa

Quante volte hai inviato un’e-mail al tuo collega o partner e hai aspettato anche diversi giorni per una risposta, anche se la questione era semplice e non molto difficile da affrontare? Come vedi, alcune persone amano aspettare con la loro risposta ogni volta e questo può frustrate la persona che sta aspettando.

Come puoi affrontare il problema? Puoi provare a contattare direttamente la persona (se è possibile) chiamando, o utilizzando il messenger istantaneo dell’azienda, che consente una rapida visualizzazione dei messaggi – fai qualsiasi cosa per risolvere il problema e chiuderlo.

L’e-mail non è di solito la soluzione migliore, anche se pensiamo che sia la migliore forma di contatto con i dipendenti o i partner commerciali. Si dovrebbe considerare attentamente questa questione nel caso di comunicazioni che possono scatenare emozioni negative – mentre leggiamo i messaggi li interpretiamo immaginando il tono di voce e l’atteggiamento dell’interlocutore. In molte situazioni, anche nell’era digitale contemporanea, la comunicazione diretta può portare a risultati migliori.

Non inviare e-mail il venerdì

Tratta gli altri come vorresti essere trattato – questa regola dovrebbe applicarsi a tutti i messaggi inviati dopo l’orario di lavoro. Se non ti piace il suono di un’e-mail che arriva dopo le 18:00 o più tardi, smettila di inviarle tu stesso. Indipendentemente dal fatto che tu sia un dipendente regolare, un manager, o lavori insieme al tuo partner, non dovresti mostrare la tua disponibilità. Non è solo poco salutare, ma interrompe il ritmo della giornata delle persone con cui collabori.

Vale la pena ricordare di evitare di inviare e-mail il venerdì pomeriggio. È difficile aspettarsi che una persona risponda rapidamente alla nostra e-mail solo alcune ore prima del prossimo weekend – molti dipendenti presentano l’atteggiamento che: può aspettare fino a lunedì mattina. Se solo uno può aspettare la risposta, uno può aspettare a inviare l’e-mail, specialmente poiché tutti iniziano la settimana con energia aggiuntiva dopo il riposo del weekend.

Comunica in modo chiaro e semplice

Probabilmente hai scritto un’e-mail con diverse domande e questioni che necessitavano di essere spiegate, ma non hai ancora ricevuto alcuna risposta. Questa situazione (soprattutto se hai aspettato la risposta) aumenta il livello di stress. Sfortunatamente, devi essere preparato al fatto che questo tipo di problema si verificherà di tanto in tanto – a volte anche più spesso di quanto ti aspettassi. Come affrontarlo?

Prima di tutto, scrivi chiaramente l’oggetto del messaggio, poi compila un’e-mail, pensando di mantenere un modo di comunicazione chiaro e semplice. A volte, questo ti costringerà a limitare l’argomento dell’e-mail. Devi pensare attentamente a quale questione è la più importante per te, e quale può essere affrontata in un secondo momento (utilizzando altre forme di comunicazione).

Riepilogo

La tecnologia in rapida evoluzione ha portato molte cose positive per quanto riguarda la facilitazione della comunicazione quotidiana sia privata che professionale. Allo stesso tempo, ci siamo trovati di fronte a molte sfide, soprattutto legate al fatto di essere permanentemente disponibili.

I messaggi e-mail arrivano costantemente nella nostra casella di posta – durante il lavoro, nel nostro tempo libero, o anche durante le festività – il che è un esempio di distorsione dell’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata. Pertanto, vale la pena incoraggiare i dipendenti a utilizzare tutti i suggerimenti e le indicazioni sopra menzionati, ricordando che in tutti i casi l’esempio è migliore quando proviene dall’alto.

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